Explorer Gestion des contrats Pro

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 9 minutes de lecture

    • Apprenez-en plus sur Gestion des contrats Pro un exemple de workflow et passez en revue les avantages qu’il peut apporter.

    Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro

    Gestion des contrats Pro est une solution de gestion du cycle de vie des contrats facile à utiliser et à adopter. Vous pouvez l’utiliser pour configurer des modèles de documents contractuels, des clauses, des variations de clauses et initier des demandes de contrat. Il prend également en charge les signatures électroniques, les signatures manuscrites et les systèmes de stockage externes.

    Les composants de sont les Gestion des contrats Pro suivants :

    Gestion des contrats Pro avantages

    Tableau 1. Avantages des Gestion des contrats Pro fonctionnalités
    Avantage Fonctionnalité Utilisateurs
    Gérez efficacement une bibliothèque de variations de clauses. Gestion des clauses Configurateur de contrat
    Créez des modèles de contrat ou des lettres standard utilisés pour générer des contrats ou des documents en fonction des valeurs de la demande soumise. Modèles de documents Word Configurateur de contrat
    Ajoutez des contrôles de contenu qui agissent en tant qu’espace réservé pour le contenu des Microsoft Word documents sur MacOS les systèmes et Windows les systèmes utilisant un complément. Les contrôles de contenu ne peuvent être ajoutés manuellement que sur un Windows système. Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats Configurateur de contrat
    Demandes d’initiation libre-service ou non en libre-service de contrat. Demandes de contrats en libre-service et non en libre-service Utilisateur de contrat
    Gestion d’une demande de contrat en libre-service Utiliser la demande de contrat en libre-service Utilisateur de contrat, prestataire de contrat
    Révisions, approbations et signature pour la demande de contrat non en libre-service Utiliser une demande de contrat non en libre-service Utilisateur de contrat, prestataire de contrat
    Obtenez l’examen et les commentaires des experts techniques internes sur les documents contractuels. Vue d’ensemble de l’examen interne Prestataire de contrat, Réviseur de contrat
    Obtenez un aperçu du volume de demandes de contrat traitées par votre équipe. Utilisation du Tableau de bord des contrats Prestataire de contrat
    Utilisez des widgets activables pour classer, classer par ordre de priorité et travailler efficacement sur les demandes de contrat. Espace de travail des contrats Utilisateur de contrat, prestataire de contrat

    Workflow Gestion des contrats Pro

    L’exemple de workflow de bout en bout suivant montre comment différents utilisateurs peuvent collaborer pour configurer les données de base et soumettre, examiner et finaliser des demandes de contrat.

    En tant que Gestion des contrats Pro configurateur, procédez comme suit pour configurer le workflow de bout en bout.
    1. Le configurateur de contrat crée un type de contrat et l’associe à un modèle de contrat.
    2. Contract Configurator crée des clauses et leurs variantes à utiliser dans les modèles de documents.
    3. Contract Configurator crée les modèles de documents utilisés pour générer le document contractuel.
    4. Le configurateur de contrat configure des espaces réservés pour les signataires.
    5. Le configurateur de contrat termine le mappage de modèle pour renseigner automatiquement les informations utilisées dans le modèle de contrat.
    6. Contract Configurator publie le modèle de document pour le rendre disponible.
    7. Contract Configurator crée une règle de sélection de modèle pour identifier le modèle de contrat à utiliser pour générer le document contractuel pour la demande de contrat.
    8. Contract Configurator crée une règle de signataire interne pour mapper le signataire à un modèle à l’aide de mappages de signataires.
    9. Le configurateur de contrat définit le référentiel de contrat dans lequel les contrats sont stockés et mappe les données ajoutées au document contractuel.
    10. Le configurateur de contrat crée une règle de référentiel de contrat pour configurer les rappels pour les contrats arrivant à échéance.
    11. Contract Configurator configure le stockage externe pour stocker les documents contractuels signés et leurs révisions.
    12. Contract Configurator configure les fournisseurs de signature électronique pour permettre aux signataires de signer les documents contractuels électroniquement.

    Workflow de demande de contrat en libre-service

    Le workflow d’une demande de contrat en libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Lancement d’une demande de contrat.
      • S’il n’y a pas d’erreur de validation, une demande de contrat est créée avec l’état Travail en cours.
      • En cas d’erreurs de validation des signataires, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
    2. Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    3. Le demandeur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou Synchroniser le document .
    4. Le demandeur du contrat affiche le document contractuel.
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des changements sont nécessaires, le demandeur du contrat envoie une demande de changement.
    5. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
      1. Le prestataire du contrat lance un processus de révision interne.
        1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
          Remarque :
          Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision, ou un réviseur de contrat peut l’affecter lui-même.
        3. Le réviseur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
        6. Le réviseur du contrat examine le document, accepte ou rejette les lignes rouges, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur du contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour s’il est disponible.
        8. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
      2. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    6. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires. Si des changements sont nécessaires, le processus d’examen et de révision se poursuit.
    7. Si un stockage externe est configuré, les documents contractuels y sont stockés. Dans le cas contraire, ils sont stockés dans l’instance ServiceNow .
    8. Si un signataire refuse le document, celui-ci est renvoyé au demandeur pour qu’il soit retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
    9. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
    10. Le contrat signé est stocké dans l’instance ou un ServiceNow système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du service peuvent accéder au document de contrat signé à partir du référentiel des contrats.

    Workflow de demande de contrat non en libre-service

    Un workflow pour une demande de contrat non en libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Lancement d’une demande de contrat.
    2. Une demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
    3. Le demandeur de contrat télécharge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
    4. Le prestataire de contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
    5. Si nécessaire, le prestataire du contrat reclasse le contrat et les pièces justificatives.
    6. Si un examen ou un commentaire d’expert est requis de la part des équipes internes, le prestataire de contrat lance un processus de révision interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. La tâche de révision est affectée au réviseur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
      5. Le réviseur du contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. Le réviseur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
    7. Le prestataire du contrat charge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    8. Le prestataire du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé à des contacts tiers.
    9. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’évaluateurs.

    10. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    11. Le prestataire de contrat prépare les signatures en spécifiant la commande dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et envoie le document contractuel pour signature.
    12. Les signataires examinent le document de contrat.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    13. Le contrat signé est stocké dans l’instance ou un ServiceNow système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document de contrat signé à partir du référentiel des contrats.