Explorer Gestion des documents d'employé
Avec Gestion des documents d'employé, vous pouvez rationaliser la gestion des documents et maintenir les documents avec intégrité, précision et contrôles d’accès.
Simplifier la gestion des documents des employés
- centraliser les fichiers qui sont actuellement stockés dans plusieurs tickets,
- déplacer automatiquement ou manuellement les documents des employés d'un ticket vers le fichier de l'employé,
- trouver des documents à l'aide de balises de métadonnées,
- placer des conservations légales sur tous les documents pour un employé (profil RH), ou pour tous les documents par type de document,
- définir qui peut accéder à quels documents,
- définir des politiques de conservation qui déterminent combien de temps conserver les documents des employés et empêcher la purge des conservations légales,
- définir quand purger des documents.
Configurer Gestion des documents d'employé
Le système de base fournit des enregistrements pré-configurés pouvant être utilisés immédiatement pour accélérer la configuration d'Employee Document Management.
Définitions des documents des employés
Pour utiliser Employee Document Management, vous devez définir les éléments suivants :
- Type de document : Définit la façon dont les documents sont classés et associés au Centre d'excellence (COE), aux catégories de la rubrique et aux détails de la rubrique. Par exemple, vous pouvez créer un type de document pour tous les documents liés aux Rémunérations globales ou pour chaque avantage. Les types de documents déterminent également qui peut y accéder, combien de temps les conserver et si une conservation légale est en vigueur.
- Période de conservation : Définit combien de temps conserver un document d'employé en fonction de la réglementation ou de la politique de l'entreprise.
- Politique de conservation : Combinée à une période et des critères de conservation, elle détermine combien de temps conserver un document d'employé.
- Politique de sécurité : Détermine qui peut voir, créer, déplacer ou autoriser la purge des documents des employés.
Vous pouvez configurer les documents des employés pour passer automatiquement au référentiel de documents lorsqu'un ticket RH est complété et fermé.
Accès des administrateurs, des agents et des employés à Gestion des documents d'employé
- Les administrateurs configurent l'application Employee Document Management.
- Les agents téléchargent des documents d'employés au nom des employés ou dans le cadre d'un ticket.
- Employés qui peuvent télécharger et consulter leurs documents.
Les administrateurs d'Employee Document Management affectent les rôles appropriés aux employés qui ont besoin d'avoir accès aux documents des employés. La politique de sécurité détermine l'autorisation d'accès et de purge.
Le type de document et la politique de conservation associée déterminent quand purger les documents des employés. La politique de sécurité peut nécessiter une approbation avant la purge. La politique de sécurité exige qu'un utilisateur appartienne au groupe qui a l'autorisation de purger.
Des conservations légales peuvent être placées sur des profils RH. Les conservations légales empêchent la purge des documents des employés. Vous pouvez également placer et gérer les conservations légales par type de document. La gestion par type de document permet le traitement en bloc pour augmenter l'efficacité.
Gestion des documents d'employé pour les agents
Les agents Employee Document Management peuvent :
- rechercher des documents d'employés existants à l'aide de différents filtres,
- placer ou télécharger des documents d'employés directement dans le référentiel.
- Lorsque votre entreprise utilise également Prestation de services RH, vous pouvez déplacer les documents du formulaire de ticket RH vers le référentiel. Les documents d'employés peuvent également être configurés pour se déplacer automatiquement lorsqu'un ticket RH est fermé.
Accès de l'employé
Les employés peuvent consulter leurs propres documents d'employé lorsque le type de document donne accès aux employés. Les documents d'employés sont également disponibles sur les tickets RH et sur la page de profil Employee Service Center ou du portail de services. Voir Définir les politiques pour un type de document.