Créer des réservations pour plusieurs bâtiments

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Réservez plusieurs espaces dans plusieurs bâtiments dans différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une seule réservation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Réservez plusieurs espaces appartenant à différents bâtiments dans une seule réservation à l’aide de l’option Ajouter un autre bâtiment sur la page Effectuer une réservation. Par exemple, si vous souhaitez organiser une réunion à laquelle vos collègues participent depuis différents endroits, vous pouvez créer une réservation unique avec plusieurs emplacements situés à partir de fuseaux horaires différents. Certains de vos collègues peuvent nous rejoindre depuis la Californie, tandis que d’autres peuvent se joindre à nous depuis Amsterdam, et ainsi de suite. Gestion des réservations du lieu de travail s’occupe automatiquement de la conversion des fuseaux horaires en fonction des bâtiments sélectionnés et de leurs fuseaux horaires associés.

    L’option Ajouter un autre bâtiment est disponible lorsque l’option Autoriser plusieurs réservations de bâtiments est sélectionnée dans le formulaire Module réservable . Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    Procédure

    1. Accédez à la Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      Sélectionnez le type d’espaces que vous souhaitez réserver. Les types sont affichés sous forme d’onglets, tels que Bureaux, Salles de réunion ou Parking. Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation.

      Vous ne pouvez pas effectuer de réservation avec plusieurs bâtiments lorsque vous utilisez des équipes.

    2. Indiquez le nom du bâtiment principal ou du premier bâtiment et l’étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation, ainsi que la date et l’heure.

      Vous devez sélectionner un espace pour le bâtiment principal lorsque vous effectuez une réservation de plusieurs bâtiments à l’aide du portail Web.

    3. Sélectionnez l’option Ajouter un autre bâtiment pour ajouter plusieurs bâtiments et espaces dans une seule réservation et fournissez les détails requis tels que le nom du bâtiment, l’étage, la date et l’heure de début.

      Les bâtiments sélectionnés peuvent appartenir à différentes régions ou à différents emplacements et à différents fuseaux horaires. L’application ajuste automatiquement les variations de fuseaux horaires en conséquence.

      Le premier bâtiment que vous sélectionnez est considéré comme le bâtiment principal et les autres bâtiments que vous ajoutez après le premier bâtiment sont les bâtiments secondaires. L’application utilise la date et l’heure du bâtiment principal pour convertir les fuseaux horaires applicables aux bâtiments secondaires.

    4. Cliquez sur Rechercher.
      Par défaut, les résultats de la recherche affichent d’abord le bâtiment principal avec les espaces disponibles dans ce bâtiment. La carte Bâtiment affiche des détails tels que le nom du bâtiment, le campus auquel un bâtiment appartient et le nombre d’espaces sélectionnés dans un bâtiment.
    5. Basculez entre les onglets Carte et Vue Calendrier pour examiner et sélectionner les espaces disponibles.
      Dans la vue de calendrier, pour un bâtiment sélectionné, vous pouvez voir la date et l’heure selon le cas.
      Le volet inférieur affiche le nombre d’éléments que vous avez sélectionnés dans les résultats de la recherche.
    6. Si votre organisation a téléchargé des cartes d’étages , affichez-les à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur de fournisseurs de cartes.
    7. Pour revoir et mettre à jour les critères de recherche, cliquez sur Modifier la recherche.
      Cliquez sur l’icône Supprimer le bâtiment ( icône Supprimer le bâtiment.) pour supprimer un bâtiment. Si vous supprimez un bâtiment secondaire, les espaces associés au bâtiment sont également supprimés.
    8. Cliquez sur Suivant.

      Si vous avez manqué d’ajouter un espace à un bâtiment, l’application vous alerte pour ajouter un espace. Un espace doit toujours être ajouté à un bâtiment principal. Sélectionnez une fiche de bâtiment et cliquez sur Ajouter pour ajouter les espaces sélectionnés à partir des résultats de recherche.

      Après avoir ajouté un espace ou une salle à un bâtiment, vous êtes redirigé vers la page des détails de la réservation.

    9. Cliquez sur Ajouter des services pour ajouter des configurations de salles ou un service de restauration pour les espaces sélectionnés.
    10. Passez en revue les détails récapitulatifs de la réservation.
    11. Cliquez sur Soumettre la réservation.
      Remarque :
      Lorsque vous créez une réservation dans plusieurs bâtiments à l’aide de l’application Gestion des réservations du lieu de travail et que vous la synchronisez avec le service, puis ultérieurement, si vous mettez à jour cette réservation dans le Synchronisation du calendrier du lieu de travail service de calendrier en supprimant tous les espaces d’un bâtiment principal, le bâtiment principal reste alors un bâtiment principal sans espaces réservés.

      Ce comportement est différent par rapport aux réservations multi-bâtiments créées à l’aide de l’application Gestion des réservations du lieu de travail , car il ne vous permet pas de procéder à la réservation si vous n’avez pas sélectionné d’espace dans le bâtiment principal.