Créer une réservation comprenant un lien vers la réunion virtuelle

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 11 minutes de lecture

    • Permettez aux employés situés en dehors du bureau de rejoindre une réservation à l'aide d'un lien de réunion virtuelle. Un lien de réunion virtuelle est créé pour un employé sélectionné dans « Au nom de ».

    Avant de commencer

    Remarque :
    vous pouvez créer un lien de réunion virtuelle uniquement si votre administrateur a activé la configuration de réunion virtuelle.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Depuis le navigateur d'application Accédez à la Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      De Espace de travail du Portail de services
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail.
        Remarque :
        Vous pouvez également soumettre une demande à partir de Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sur la page d'accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
        • Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Nouvelle réservation générale.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez le type d'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver.
      Les types sont affichés sous forme d'onglets, tels que Salle de réunion ou Bureau.
    3. Facultatif : Après avoir sélectionné le module réservable que vous souhaitez réserver, pour rechercher tous les espaces disponibles, sélectionnez Tout parcourir.
      Par défaut, l'option Tout parcourir est sélectionnée.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.
        • Date et heure de début : la date et l’heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

        • Date et heure de fin : la date et l’heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date et l’heure de fin dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur configurée sur le module Réservable. La valeur Nombre maximal de jours dans le futur spécifie le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’à concurrence desquels le module réservable peut être réservé.

          Si un employé saisit manuellement une date non valide qui est supérieure à ce qui est spécifié dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle. L’employé est informé à l’aide d’une info-bulle du nombre maximal de jours dans le futur.

        • Récurrent : option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de manière récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente.

          Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur les a configurés.

          Remarque :
          L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
          • Si votre administrateur a défini une limite sur le nombre maximal de jours que vous pouvez réserver dans le futur, vous ne pouvez pas sélectionner de jours dans le futur au-delà de la date définie par l’administrateur. Un avertissement s’affiche concernant la limitation.
          • Par exemple, si l’administrateur a limité les jours futurs à 45 jours, vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà de t45 jours lors d’une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Terminer à cette date varie en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . La date et l’heure de fin spécifiées pour la récurrence sont utilisées pour l’heure de fin de la réservation.
          • Si aucune limitation de ce type n’est définie par votre administrateur pour les jours à venir, vous pouvez sélectionner n’importe quelle date. Cependant, cela dépend du nombre d’occurrences que vous êtes autorisé à faire.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L'option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l'espace.
          Remarque :
          L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a rendu obligatoire une réservation toute la journée pour le type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
        • Ajouter un autre bâtiment : réservez plusieurs éléments d’espace de travail dans plusieurs bâtiments de différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une même réservation.
          Remarque :
          Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations pour plusieurs bâtiments.
    4. Facultatif : Pour rechercher tous les espaces disponibles dans une zone, sélectionnez Parcourir par zone.
      1. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l'espace le plus approprié dans une zone.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • Zone : zone du bâtiment où vous souhaitez réserver un espace.

          Les zones sont triées par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Zones. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour une zone, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms de zones sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Les articles avec commande sont répertoriés ci-dessous.

        • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Date et heure de fin : date et heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

          Si l’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée dans le formulaire du module réservable, l’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour en savoir plus sur la résolution des réservations récurrentes en conflit, reportez-vous à la section .

        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
    5. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail correspondant aux critères de recherche et disponibles à la réservation sont affichés.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. Si votre société charge des cartes d'étage, affichez-les à l'aide de Mappedin ou d'Mappage d'intérieur. Pour en savoir plus sur l'utilisation des cartes d'étage, consultez Workplace Space Mapping.
    6. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      Vous pouvez également trier les éléments du lieu de travail pour afficher vos emplacements favoris en premier. Pour afficher l'option, vous devez avoir accès à l'Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail dans l'ordre alphabétique ou selon vos emplacements favoris si vous parcourez des espaces à proximité d'une personne. Ces espaces sont recherchés en fonction de la proximité.
    7. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Dans l'onglet Vue Calendrier, cliquez sur Ajouter.
      • Dans Vue cartographique, sélectionnez n'importe quel espace de couleur verte, puis sélectionnez Ajouter.
    8. Sélectionnez Suivant.
    9. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également indiquer vos préférences en matière de confidentialité pour chaque espace individuellement, à l’aide de l’option Marquer les détails de l’espace comme privés sous chaque espace du formulaire.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer la réservation comme privée et de masquer l'objet de la réservation.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement pour Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendriers.
      Cette réservation est destinée à Si vous effectuez une réservation pour le compte de quelqu'un d'autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez le champ vide si vous effectuez une réservation pour vous-même.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Sélectionnez les employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur avant, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et les modifier si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si le visiteur est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Cliquez sur Enregistrer et ajouter pour ajouter le visiteur.
      Ajouter des services supplémentaires Services supplémentaires disponibles avec la réservation.
    10. Cliquez sur Soumettre la réservation.

    Résultats

    La réservation est créée avec un lien de réunion virtuelle. Si vous avez invité des participants à la réservation, le lien de la réunion ainsi que les détails de la réservation leur sont fournis.
    Pour afficher l'enregistrement de la réservation, accédez à Récapitulatif de la réservation et sélectionnez Informations supplémentaires. si le code secret est configuré pour le fournisseur de réunion virtuelle, vous pouvez également afficher le code secret pertinent dans Informations supplémentaires. Seul l'organisateur et l'utilisateur spécifiés dans le champ Cette réservation est destinée à peuvent afficher le code secret.
    • Zoom: si un Zoom lien de réunion est ajouté, le lien apparaît dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.
    • Microsoft Teams: lorsqu’une réservation est créée avec un lien de réunion virtuelle, l’application récupère le lien de la réunion et les détails relatifs à la participation. Lorsque cette réservation est synchronisée avec le calendrier Microsoft Outlook, le lien de la réunion et les détails relatifs à la participation sont ajoutés au corps de l’événement de calendrier. De même, lorsqu’une réservation est créée dans le calendrier Microsoft Outlook à l’aide du bouton bascule de la réunion Teams , le lien de la réunion est récupéré et enregistré en tant que lien de réunion virtuelle.
      Remarque :
      Comme le lien de la réunion apparaît dans le corps de l’e-mail, dans tous les cas, si vous souhaitez mettre à jour ou modifier les détails de la réunion, vous devez le faire uniquement à l’aide du Gestion des réservations du lieu de travailfichier . En effet, lorsqu’une synchronisation de réservation est effectuée, les détails (dans ce cas, le lien et les détails de la réunion) ne sont synchronisés que d’une seule manière, c’est-à-dire depuis le fournisseur de Gestion des réservations du lieu de travail calendriers (dans ce cas Microsoft Teams). Si vous avez déjà apporté des modifications aux détails de la réunion ou aux notes à partir du fournisseur de calendriers, elles sont remplacées lors Gestion des réservations du lieu de travail d’une synchronisation.
    • Tout autre fournisseur de réunion virtuelle : le lien de la réunion est ajouté dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.