Configurer un module réservable
Créez un module réservable pour ajouter un groupe d’éléments d’espace de travail réservables similaires. Ces éléments de lieu de travail s'affichent dans une seule catégorie sur le portail de réservation.
Avant de commencer
Avertissement :
À partir de la Gestion des réservations du lieu de travail version 2.1.2, pour créer ou afficher des critères d’approbateurs ou d’exécutants, accédez à Cœur du lieu de travail > Administration > Critères d'exécutant.
- Après la mise à niveau, l'option Exiger l'approbation du module réservable devient Remplacer la politique d'approbation.
Avant la mise à niveau, si l’option Exiger l’approbation est activée pour un module réservable, il est migré comme Toujours exiger l’approbation dans l’option Remplacer la politique d’approbation . Sinon, l'option Remplacer la politique d'approbation est définie sur Ne jamais exiger l'approbation.
- Pour les clients existants, la fonctionnalité d'approbation du module réservable configurée préalablement pour approuver les réservations reste identique jusqu'à ce qu'une nouvelle définition d'approbation soit configurée. Une fois que vous avez configuré une nouvelle définition d’approbation, le processus d’approbation s’exécute en fonction de la mise à niveau.
Après la mise à niveau, désactivez le flux d'approbation Réservation WSD dans Flow Designer.
- Données relatives au lieu de travail de votre organisation.
- Données des espaces de travail pouvant être marqués comme disponibles.
- Configurer les critères d’approbateur/d’exécutant
Reportez-vous à la rubrique Créer des enregistrements pour les données relatives à vos espaces de travail pour ajouter des données sur l’espace de travail.
Rôle requis : sn_wsd_rsv.admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Un module réservable regroupe les types similaires d'éléments du lieu de travail. Les employés peuvent afficher ces éléments similaires dans une catégorie. Par exemple, une salle est un module réservable qui contient des éléments de lieu de travail similaires tels que des salles de réunion, des salles de conférence et d’autres salles.
Procédure
- Accédez à la Tout > Workplace Reservation Management > Administration > Module réservable.
- Sélectionnez Nouveau.
-
Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 1. Formulaire Module réservable Champ Description Nom Nom du module réservable. Pour les salles de réunion, par exemple, le nom doit faire référence à une catégorie, comme salles de réunion ou salles. Titre en ligne Titre du module réservable. Le titre est affiché en ligne avec un texte descriptif dans le Espace de travail du Portail de services. Ordre Ordre dans lequel le module réservable doit apparaître sur le portail de réservation. Actifs Option mettant le module à disposition pour la réservation. Actif à partir de Date à partir de laquelle le module réservable doit être actif et disponible pour la réservation. Image Image du module réservable Configuration de la table réservable Type de sélection Type de sélection à afficher dans les résultats de recherche lorsque les employés effectuent une recherche. Sélectionnez l'une des options suivantes : - Unité spécifique : les résultats de la recherche affichent chaque élément du lieu de travail.
- Conteneur : les résultats de la recherche affichent le parent ou le conteneur des éléments du lieu de travail. Si vous sélectionnez Conteneur, les résultats de la recherche sont affichés dans des groupes avec une quantité définie disponible à la réservation. Les employés peuvent sélectionner un conteneur à réserver et tout espace disponible du conteneur est affecté à la réservation.
Type réservable Type de l'élément réservable. Table réservable Table contenant les éléments du lieu de travail réservables. Remarque :Si vous avez sélectionné Emplacement pour le champ Type réservable, utilisez uniquement la table Espace [sn_wsd_core_space] et ses tables étendues.Filtre réservable Conditions de filtre pour les éléments réservables dans la table Réservable. Les éléments réservables sont affichés dans l'application en fonction des conditions données. Vous pouvez faire ce qui suit : - Sélectionnez Ajouter une condition de filtre pour ajouter une condition.
- Sélectionnez Ajouter une clause « OR » pour ajouter une condition OR.
Remarque :Si vous ajoutez un filtre à un emplacement, assurez-vous que les champs Actif et Est réservable sont définis sur Vrai. Sinon, les éléments inactifs ne pouvant être réservés s'afficheront comme réservables.Sélection de la zone (conteneur) Champ du conteneur réservable Précisez sur quelle base ils doivent être regroupés. Le champ s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Conteneur comme type de sélection. Ce champ est automatiquement défini sur Zone. Par exemple, lorsque le champ est défini sur Zone, les résultats de la recherche de réservation s’affichent sous forme de groupes basés sur les zones. Champ de quantité réservable Quantité réservable pour les espaces du lieu de travail. Le champ Quantité réservable détermine le nombre de réservations d’un conteneur au cours d’une période de réservation spécifique. Ce paramètre offre une flexibilité dans la configuration des réservations d’espace sans avoir besoin de créer des enregistrements d’espace individuels pour la réservation. Par exemple, si vous sélectionnez Quantité réservable, le conteneur peut être réservé autant de fois que les valeurs de quantité réservable combinées de tous les espaces qu’il contient le permettent. La quantité réservable dépend du nombre d’espaces fournis dans la colonne Capacité de la Cœur du lieu de travail table Espace. Configuration du module réservable Description brève Une brève description du module. Description Description détaillée du module et des éléments réservables. Disponible dans Option permettant de spécifier les réservations dans lesquelles le module doit être disponible - Réservation avancée : sélectionnez cette option pour rendre le module disponible uniquement dans le portail de réservation.
- Réservation rapide : sélectionnez cette option pour rendre le module disponible dans le widget Réservations sur la page d'accueil Espace de travail du Portail de services.
Exiger une vérification de l'allocation Option permettant de vérifier s’il existe une incompatibilité d’allocation entre l’élément d’espace de travail et l’utilisateur connecté. Cette option est uniquement disponible si l'application Workplace Space Management est installée. Pour les entités de lieu de travail, les résultats de la recherche affichent également les emplacements alloués à l’entité parente.
Activer la vérification de la durée de l'allocation Option permettant d’afficher les espaces dans les résultats de recherche en fonction des dates de début et de fin de l’allocation. Ce champ s’affiche uniquement lorsque le champ Exiger la vérification de l’allocation est sélectionné. Pour les réservations récurrentes, la durée d’allocation n’est vérifiée que pour la première occurrence.
Les allocations limitées dans le temps suivent uniquement les dates de début et de fin de l’allocation, qui sont définies dans le fuseau horaire du système. Pour plus d'informations, consultez Allouer un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail.
Activer les règles de quartier restreint Option permettant d’appliquer des restrictions de voisinage aux espaces lors de l’affichage des résultats de recherche. Les résultats de la recherche sont affichés en fonction des restrictions appliquées aux espaces. Les utilisateurs restreints ne peuvent pas voir les espaces auxquels ils ne sont pas autorisés à accéder. Les quartiers restreints sont automatiquement filtrés si l’utilisateur connecté est restreint. Activer Parcourir par zone Option permettant aux employés de rechercher un lieu de travail en fonction de la zone. Activer Parcourir par quartier L’administrateur des réservations peut indiquer si des espaces de quartier sont disponibles aux réservations. Les employés peuvent effectuer une recherche dans le contexte d’un quartier et seuls les espaces disponibles dans un quartier sont affichés pour la réservation d’espace. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations de quartier. Cette option est également disponible sur le Application Now Mobilefichier .
Activer la navigation dans les favoris sur un mobile natif Option permettant aux employés d'effectuer une recherche à partir de leurs espaces favoris sur Application Now Mobile. Remarque :cette option apparaît uniquement si vous disposez de l'application Centre des employés 25.0.0 et si les employés ont installé Application Now Mobile. Assurez-vous que le portail de services mobile pour les employés est activé.Remarque :Cette option n’est disponible que pour l’application Application Now Mobile .Remplacer la politique d'approbation Option permettant de spécifier la méthode d'implémentation de la politique d'approbation. Les choix sont les suivants : - No override (Aucun remplacement) : la politique d'approbation est implémentée telle que définie dans le champ Exige l'approbation d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
- Toujours demander l'enregistrement : la politique d'approbation est requise, indépendamment de ce qui est défini dans le champ Exige l'approbation d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
- Ne jamais demander l'enregistrement : la politique d'approbation est supprimée, indépendamment de ce qui est défini dans le champ Exige l'approbation d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
Appliquer à l'équipe Option permettant d'activer la réservation basée sur les équipes dans le module. Activer la recherche basée sur les étages Option permettant aux employés de rechercher un lieu de travail en fonction de l'étage à l'aide de l'option Tout parcourir. Délai avant que l'employé puisse s'enregistrer Option permettant de spécifier le délai avant qu'un employé puisse enregistrer sa réservation avant son début. Remplacer la règle d'enregistrement Option pour spécifier comment implémenter la règle d'enregistrement des réservations. Les choix sont les suivants : - No override (Aucun remplacement) : la règle d'enregistrement est implémentée telle que définie dans le champ Nécessite l'enregistrement d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
- Toujours demander l'enregistrement : la règle d'enregistrement est requise, indépendamment de ce qui est défini dans le champ Nécessite l'enregistrement d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
- Ne jamais demander l'enregistrement : la règle d'enregistrement est supprimée, indépendamment de ce qui est défini dans le champ Nécessite l'enregistrement d'un espace ou d'une salle du lieu de travail.
Annuler les réservations dépassant l'heure d'enregistrement Option pour annuler une réservation si un employé ne s'enregistre pas dans les heures spécifiées. Activer les réservations de groupe Option permettant d'autoriser la réservation de groupe sur les éléments du lieu de travail de ce module. Permettre aux employés de créer des espaces privés Option permettant aux employés de rendre privés les détails de l’espace lorsqu’ils effectuent une réservation. Lorsqu’un employé crée une réservation, l’option Rendre privé les détails de l’espace s’affiche uniquement si les employés sont autorisés à remplacer leurs préférences de confidentialité pour l’espace sélectionné. Le fait qu’un employé puisse remplacer la confidentialité ou non dépend de la configuration de la confidentialité de l’emplacement.
Activer la génération d'iCal Option permettant à l’utilisateur de générer un icalendar. Remarque :Un utilisateur ne peut pas télécharger un iCalendar pour les espaces et les réservations qui se synchronisent déjà avec leur fournisseur de calendrier.Fournisseur de réunion virtuelle Sélectionnez un fournisseur de réunion virtuelle pour permettre aux employés de créer un lien de réunion virtuelle. Si un employé sélectionne l'option Ajouter un lien vers la réunion virtuelle, un lien de réunion virtuelle est automatiquement généré par le fournisseur de réunion virtuelle. Autoriser plusieurs réservations de bâtiments Option permettant d’ajouter plusieurs bâtiments et de sélectionner des espaces dans les bâtiments d’une seule réservation. Les bâtiments peuvent appartenir à différentes régions ou à différents emplacements et peuvent provenir de différents fuseaux horaires. Remarque :L’ajout de plusieurs bâtiments à une réservation n’est disponible que sur le Espace de travail du Portail de services. Les réservations récurrentes ne sont pas prises en charge pour les réservations de plusieurs bâtiments. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations pour plusieurs bâtiments.Autoriser la réservation pour toute la journée Option permettant aux employés de réserver un élément du lieu de travail du module pour une journée entière. Si cette option n'est pas cochée, le champ Obliger la réservation pour toute la journée est désactivé. Remarque :Cette option n’est pas disponible sur le Application Now Mobile.Avertissement :À partir de Gestion des réservations du lieu de travail la version , les champs Autoriser une réservation toute la journée et Exiger une réservation toute la journée sont fusionnés sous le champ Toute la journée comme Activé et Requis respectivement.Obliger la réservation pour toute la journée Option permettant aux employés d'effectuer une réservation Toute la journée. Cette option dépend de l'option Autoriser la réservation pour la journée.
Si l’option Autoriser la réservation toute la journée est désactivée, elle est effacée et désactivée.
Remarque :Lorsque l’option Exiger une réservation pour toute la journée est sélectionnée, les employés qui effectuent ou mettent à jour la réservation trouvent l’option Toute la journée activée par défaut sur le portail de réservation.Les employés peuvent modifier la date de début, mais pas l'heure sur le portail de réservation. Pour plus d'informations, voir Créer une réservation
Avertissement :À partir de Gestion des réservations du lieu de travail la version , les champs Autoriser une réservation toute la journée et Exiger une réservation toute la journée sont fusionnés sous le champ Toute la journée comme Activé et Requis respectivement.Toute la journée Option permettant d’activer l’option Gérer les réservations toute la journée sur le portail. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes : - Désactivé : l’option Toute la journée sera désactivée et ne s’affichera pas sur le portail de réservation.
- Activé : l’option Toute la journée est disponible pour les employés. Ils peuvent sélectionner l’option s’ils le souhaitent.
- Par défaut : l’option Toute la journée est disponible et sélectionnée par défaut. Toutefois, les employés peuvent désélectionner ou modifier les horaires s’ils le souhaitent.
- Obligatoire : l’option Toute la journée est affichée comme sélectionnée et ne peut pas être modifiée. Le champ Toute la journée est défini comme obligatoire.
Avertissement :À partir de Gestion des réservations du lieu de travail la version , les champs Autoriser une réservation toute la journée et Exiger une réservation toute la journée sont fusionnés sous le champ Toute la journée comme Activé et Requis respectivement.Nombre maximum de jours dans le futur Option permettant de spécifier le nombre maximum de jours dans le futur pendant lesquels le module réservable peut être réservé. Par exemple, si vous définissez le nombre maximal de jours dans le futur sur 90, les employés ne peuvent effectuer de futures réservations sur ce module que jusqu’à 90 jours à l’avance. le Application Now Mobile, si vous essayez de sélectionner une date trop éloignée dans le futur par rapport à celle spécifiée dans le nombre maximal de jours dans le futur, aucun résultat n’est renvoyé.Remarque :Le champ Nombre maximum de jours dans le futur indique que l’utilisateur ne peut pas effectuer de réservation au-delà du nombre de jours configuré comme la valeur Nombre maximal de jours dans le futur pour toute réservation. Nombre maximal de jours dans le futur est une propriété de réservation et Nombre maximal d’occurrences est une propriété de réservation récurrente. La valeur Nombre maximal de jours dans le futur est prioritaire lorsque ces deux options sont utilisées pour la réservation.Par exemple, si le nombre maximal de jours dans le futur est de 90 jours, le nombre d’occurrences dans la réservation récurrente ne peut pas dépasser 90 jours, même si l’utilisateur a initialement configuré la valeur du nombre maximal d’occurrences sur 180 jours dans le module Réservable.
Autoriser les réservations récurrentes Option permettant aux employés d’effectuer des réservations récurrentes d’éléments sur le lieu de travail. Cochez cette case pour afficher les options de réservation récurrente disponibles pour les utilisateurs en tant que paramètre de recherche lors de la réservation.
Résoudre automatiquement les conflits récurrents Option permettant de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Cette option est disponible lorsque vous avez activé l’option Autoriser les réservations récurrentes . Le système trouvera un espace alternatif en utilisant le calcul de proximité en cas de conflit dans la réservation et le résoudra automatiquement. Si vous utilisez des cartes d’étages, les espaces sont sélectionnés en fonction de la logique de proximité.
Option permettant de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Cette option est disponible lorsque vous avez activé l’option Autoriser les réservations récurrentes
La résolution d’un conflit utilise l’un des calculs de proximité suivants :- Si un plan d’étage est disponible, dans ce cas, l’application tente de trouver l’espace le plus proche en utilisant la proximité.
- Si un plan d’étage n’est pas disponible, l’application essaie de trouver un espace dans la même zone ou le même étage.Remarque :Les espaces favoris sont toujours préférés dans les deux options.
- Enfin, l’application recherche un espace alternatif soit avec :
- Même capacité
- Plus de capacité
- Moins de capacité
Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation et .
Nombre max. d'occurrences Option permettant de spécifier le nombre maximal d'occurrences en cas de réservation récurrente réalisable pour le module réservable. La valeur par défaut est 180. Cette option dépend du champ Case à cocher Autoriser les réservations récurrentes . Si l’option Autoriser les réservations récurrentes n’est pas sélectionnée, le champ Nombre maximal d’occurrences est désactivé. Durée minimale Option permettant de spécifier la durée minimale de la réservation du module réservable. Durée maximale Option permettant de spécifier la durée maximale de la réservation du module réservable. Activer l'exploration à proximité d'une personne Option permettant aux utilisateurs de rechercher des espaces près d'une personne. Lorsqu'un utilisateur recherche un espace près d'une personne, les espaces disponibles situés à l'étage de l'utilisateur s'affichent. Les critères d’affichage sont également basés sur la zone voisine de l’espace ou sur les balises affectées aux espaces. Remarque :Le critère de limite de recherche ne s’applique pas si l’option est activée.Activer le filtre de facette Option permettant d'activer le filtre de facette sur les éléments du lieu de travail. Si vous sélectionnez cette option, les options de filtre s'affichent en fonction des résultats de recherche. Seuls les éléments disponibles dans les résultats de recherche générés sont sélectionnables par les utilisateurs dans le filtre. Limite de recherche Option permettant de spécifier la limite maximale des résultats de recherche lorsqu'un employé recherche un emplacement sur le lieu de travail. Configuration des widgets de réservation Exige un objet Option pour rendre l'objet d'une réservation obligatoire avant de réserver. Exige des notes d'annulation Option pour rendre une note d'annulation obligatoire avant d'annuler. Avertir l'employé de l'exception de présence Option permettant d’avertir les employés si leur présence est définie sur à distance à la date de la réservation. L’avertissement s’affiche en fonction de la routine de présence de l’employé. Cette option est disponible si Workplace Concierge est installé. Autoriser les invités Option permettant aux employés d'inviter des participants à leur réservation. Les employés peuvent inviter des collègues ainsi que des visiteurs externes. - Si l’option Autoriser les invités est activée, les champs Afficher le nombre de participants et Activer les réservations de groupe sont désactivés.
- Si le champ Afficher le nombre de participants est activé, l'option Autoriser les invités est désactivée.
- Si l'option Autoriser les invités est activée, l'option Afficher le nombre de participants est obligatoire.
Afficher le nombre de participants Option permettant aux employés de spécifier le nombre de participants lorsqu'ils soumettent la réservation. Si l'option n'est pas sélectionnée, le nombre de participants est automatiquement défini sur 1. - Si l'option Autoriser les invités est activée, les champs Afficher le nombre de participants et Activer les réservations de groupe sont désactivés.
- Si le champ Afficher le nombre de participants est activé, l'option Autoriser les invités est désactivée.
- Si l'option Autoriser les invités est activée, l'option Afficher le nombre de participants est obligatoire.
Afficher pour le compte de Option permettant aux employés de spécifier au nom de qui ils soumettent la réservation. L'option est activée par défaut. Une erreur s'affiche si l'option est désactivée. Afficher la sensibilité Option permettant aux employés de définir la sensibilité de l'objet de la réservation. Ils peuvent définir une réservation sur Normal ou Privé. Si l'option n'est pas sélectionnée, la sensibilité est définie sur Normal par défaut et l'objet sera visible. Détails supplémentaires Créateur d'enregistrement Option permettant d’établir un lien vers le créateur d’enregistrement que vous avez configuré avec des champs supplémentaires. Vous pouvez afficher des champs supplémentaires sur le formulaire de réservation. Pour plus d'informations, référez-vous à Configurer le module réservable avec des détails supplémentaires. Afficher comme Option permettant de spécifier l'état sur lequel la réservation doit être définie dans le calendrier de l'employé lorsqu'une réservation est synchronisée. Ce champ s’affiche uniquement si la synchronisation du calendrier du lieu de travail est installée. - Occupé : l'état de la réservation qui s'affiche dans le calendrier de l'employé est Occupé. Le calendrier de l'employé est bloqué pendant la durée de la réservation.
- Libre : l'état de la réservation qui s'affiche dans le calendrier de l'employé est Libre. Le calendrier de l'employé n'est pas bloqué pendant la durée de la réservation.
Remarque :pour que la fonctionnalité Afficher comme fonctionne correctement, vous devez disposer des versions suivantes des connexions :- Pour Microsoft, vous devez avoir le spoke Microsoft Exchange Online version 3.2.4.
- Pour Google Agenda, vous devez avoir Google Agenda version 2.3.1.
- Cliquez sur Envoyer.