Ajouter et configurer des métadonnées pour les champs, les variables et les jeux de variables dans un document contractuel

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • En tant que configurateur de contrat, ajoutez et configurez les métadonnées pour les champs, les variables et les jeux de variables afin de pré-remplir les informations dans le document contractuel.

    Avant de commencer

    Le Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats doit avoir été configuré. Pour plus d'informations, consultez Configurer le complément pour ServiceNow les Microsoft Word contrats.

    Il doit exister un modèle de contrat actif à l’état Brouillon ou Modification. Pour plus d'informations, consultez Créer un modèle de contrat contenant des contrôles de contenu.

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_config et canvas_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les métadonnées ajoutées pour les champs, les variables et les jeux de variables servent d’espaces réservés pour les valeurs qui seront utilisées dans le document contractuel.
    • Les métadonnées de type Mappage de champs tirent leur valeur de la table à laquelle le modèle de contrat est associé.
    • Les métadonnées de type Variables obtiennent leur valeur du créateur d’enregistrement

    Procédure

    1. Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez marquer les contrôles de contenu dans Microsoft Word.
    2. Dans le Microsoft Word ruban, sélectionnez le ServiceNow complément Contrats.
    3. Dans l’écran de connexion, entrez les informations d’identification de l’instance ServiceNow à partir de laquelle vous avez téléchargé le fichier manifeste.
      Pour plus d'informations, voir Configurer le complément pour ServiceNow les Microsoft Word contrats
    4. Dans l’onglet Modèles de l’écran du complément, sélectionnez le modèle de contrat auquel vous souhaitez ajouter les métadonnées.
      Seuls les modèles qui ont été créés dans le périmètre de l’application global sont visibles.
    5. Dans le Microsoft Word document, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter les métadonnées.
    6. Dans l’onglet Métadonnées , sélectionnez Créer un mappage de métadonnées.
    7. Dans le champ Type du formulaire Créer un mappage, sélectionnez le type de métadonnées que vous souhaitez ajouter, soit un mappage de champs, soit des variables.
      Type de métadonnéesChamps disponibles
      Mappage de champs
      • Champ de mappage : champs de la table à laquelle le modèle de contrat est associé.
      • Nom du champ : le champ est automatiquement défini sur la valeur du champ de mappage. Vous pouvez également modifier la valeur.
      Variables
      • Créateur d’enregistrement : créateur d’enregistrement à partir duquel vous souhaitez ajouter la variable. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une variable à partir d’une demande de contrat pour un accord de confidentialité, sélectionnez le créateur d’enregistrement pour un accord de confidentialité.
      • Variable : variable du créateur d’enregistrement que vous souhaitez ajouter.
      • Ligne du jeu de variables : valeur de ligne du jeu de variables. Le champ n’est affiché que lorsque la valeur sélectionnée dans la variable est un ensemble de valeurs.

        Par exemple, la variable Signataire est un ensemble de variables pour le titre, le nom et l’adresse e-mail. Vous pouvez visualiser cet ensemble de données en lignes et en colonnes.

        Variables des signataires

        Si vous souhaitez mapper la variable à Beth Anglin, vous devez saisir Ligne 2 comme valeur dans le champ Ligne du jeu de variables .

      • Nom du champ : ce champ est automatiquement renseigné en fonction des valeurs de la variable et de la ligne de jeu de variables. Vous pouvez également modifier la valeur. La limite de caractères maximale pour le nom de champ est de 200.
        Remarque :

        Des erreurs de validation peuvent se produire pour les raisons suivantes :

        • Le nom du champ n’est pas unique.
        • Vous avez mappé les métadonnées à un champ qui a déjà été mappé.
    8. Sélectionnez Créer.
      • Les métadonnées sont ajoutées et affichées sous forme de tuile avec le nom du champ comme titre.

        Métadonnées ajoutées à l’aide du complément

      • Les métadonnées sont synchronisées avec l’instance ServiceNow .
      Remarque :

      Si vous avez inclus la variable sys_id, vous devez ajuster ce script pour qu’il s’affiche correctement. Pour plus d'informations, consultez Afficher la valeur d’affichage sys_id dans les documents contractuels générés.

    9. Facultatif : Ajoutez les métadonnées à d’autres emplacements dans le document ou dans l’en-tête ou le pied de page du document Word en sélectionnant la vignette et en la déplaçant vers l’emplacement souhaité.
    10. Facultatif : Affichez les métadonnées en vous connectant à votre ServiceNow instance et en accédant à la liste connexe Mappages de modèles du modèle de contrat.