Configurer Employee Travel Safety

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 10 minutes de lecture

    • Effectuez toutes les tâches de configuration pour vous assurer que les notifications de déplacement et les approbations sont correctement définies pour votre société.

    Configurer des approbateurs de déplacement

    Configurez des groupes d'utilisateurs et des rôles afin que les déplacements des employés puissent être approuvés par les gestionnaires ou par les approbateurs de déplacement désignés.

    L'étape de configuration de l'approbation du gestionnaire ou des approbateurs désignés est obligatoire pour l'application Employee Travel Safety.

    Approbation du gestionnaire
    Pour configurer l'approbation de déplacement par les gestionnaires, affectez le rôle approver_user à tous les gestionnaires. Avec ce rôle, les gestionnaires peuvent uniquement afficher et approuver les demandes de déplacement des employés qu'ils supervisent directement.
    Approbateurs désignés
    Pour configurer des approbateurs de déplacement désignés, ajoutez des utilisateurs au groupe Approbateurs de déplacement. Les membres de ce groupe peuvent afficher et approuver les demandes de déplacement de tous les employés. N'ajoutez pas de gestionnaires au groupe Approbateurs de déplacement, sauf s'ils acceptent d'afficher et d'approuver les demandes de déplacement de tous les employés.

    Par défaut, une demande de déplacement doit être approuvée par le gestionnaire de l'employé et un membre du groupe Approbateurs de déplacement. Si l'employé n'a pas de gestionnaire répertorié dans votre instance ServiceNow ou qu'il n'y a aucun utilisateur dans le groupe Approbateurs de déplacement, une approbation suffit pour approuver la demande de déplacement. Si l'employé n'a pas de gestionnaire répertorié dans votre instance ServiceNow ou qu'il n'y a aucun utilisateur dans le groupe Approbateurs de déplacement, la demande de déplacement d'un employé est automatiquement rejetée. Pour plus d'informations sur la modification des paramètres d'approbation par défaut, consultez Modifier le flux d'approbation des déplacements.

    Configuration des propriétés de Employee Travel Safety

    Configurez les propriétés Employee Travel Safety pour vous assurer que les e-mails de vérification de sécurité du site, les journaux de contacts des employés et les vérifications de la santé des employés sont gérés en fonction des besoins de votre société.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_imt_travel.admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    L'étape de configuration des propriétés Employee Travel Safety est obligatoire pour l'application Employee Travel Safety.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Employee Travel Safety > Propriétés.
    2. Définissez les valeurs des propriétés suivantes.
      Tableau 1. Propriétés Employee Travel Safety
      Propriété Description
      Nom du système de gestion des déplacements de la société

      [sn_imt_travel.travel.management.system.name]

      		 Nom du système de gestion des déplacements de votre société. Cette propriété est utilisée pour fournir un lien vers le système de gestion des déplacements aux employés dont le déplacement a été approuvé.
      URL du système de gestion des déplacements de la société.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.url]

      		 URL du système de gestion des déplacements de votre société. Cette propriété est utilisée pour fournir un lien vers le système de gestion des déplacements aux employés dont le déplacement a été approuvé.
      Envoyez un e-mail à vos contacts en déplacement pour leur demander de vérifier la sécurité du site et la conformité à la politique.

      [sn_imt_travel. email_site_verification]

      		 Lorsque cette option est activée, un e-mail est envoyé au contact principal fourni par un employé sur sa demande de déplacement pour vérifier la sécurité du site ainsi que la conformité aux politiques. Le contact doit répondre à l'e-mail avant que la demande de déplacement puisse être approuvée par un responsable ou un approbateur de déplacement.
      Liste de réponses affirmatives séparée par des virgules.

      [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]

      		 Définit les réponses acceptées comme une réponse Oui pour les e-mails de vérification de site.
      Active l'envoi de rappels par e-mail aux approbateurs de demandes de déplacement en attente d'approbation.

      [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]

      		 Lorsque cette option est activée, les rappels par e-mail sont envoyés aux responsables et aux approbateurs de déplacement pour les demandes de déplacement qui n'ont pas été approuvées ou rejetées.
      Durée (en heures) d'attente avant l'envoi d'un rappel à l'approbateur de demande de déplacement. Par défaut, la durée est 48.

      [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]

      		 Définit la fréquence des rappels par e-mail qui sont envoyés aux responsables et aux approbateurs de déplacement. Par exemple, lorsque cette propriété est définie sur 48, les approbateurs de déplacement et les responsables recevront un rappel toutes les 48 heures après la soumission d'une demande de déplacement jusqu'à ce qu'elle soit approuvée ou rejetée. Cette propriété requiert l'activation de la propriété sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders.
      Active la sensibilisation des employés concernés à propos des vérifications de l'état de santé relatives aux déplacements.

      [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]

      		 Lorsque cette option est activée, les employés dont le déplacement a été approuvé reçoivent des notifications pour effectuer une vérification de leur état de santé. Pour définir la fréquence des notifications, sélectionnez une valeur pour la propriété sn_imt_travel.health.verification.run.type. Pour plus d'informations sur la vérification de la santé des employés, consultez Contrôle de santé des employés.
      Choisir si les vérifications de l'état de santé seront envoyées au demandeur une fois ou quotidiennement.

      [sn_imt_travel.health.verification.run.type]

      Définit la fréquence des notifications de vérification de la santé qui sont envoyées aux employés dont le déplacement a été approuvé. Pour envoyer des notifications quotidiennes avant et pendant le déplacement, sélectionnez Envoyer quotidiennement. Pour envoyer une notification une seule fois après que la demande de déplacement est approuvée, sélectionnez Envoyer une fois.

      Les notifications de vérification de la santé ne sont envoyées que si la propriété sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag est activée.

      Remarque :
      les employés qui sont déjà inscrits aux vérifications quotidiennes de l'état de santé avant l'approbation de leur demande de déplacement ne verront aucun changement. Ils ne recevront pas de notifications supplémentaires et seront toujours inscrits une fois leur déplacement terminé.
      Annule une demande de déplacement si une vérification de l'état de santé n'est pas effectuée après un certain nombre d'heures.

      [sn_imt_travel.allow.cancellation]

      		 Lorsque cette option est activée, les demandes de déplacement sont annulées si les employés n'ont pas effectué de vérification de leur état de santé avant la date limite. L'activation de cette propriété requiert également l'activation de la propriété sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag.
      Pour annuler automatiquement la demande, entrez un nombre d'heures.

      [sn_imt_travel.cancellation_duration]

      		 Définit la date limite avant laquelle les employés doivent effectuer une vérification de leur état de santé. Cette propriété requiert l'activation de la propriété sn_imt_travel.allow.cancellation.
      Active la sensibilisation des employés en déplacement à propos de leurs contacts quotidiens en déplacement.

      [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag]

      		 Lorsque cette option est activée, les employés reçoivent des notifications pour tenir un journal de contacts quotidien pendant un déplacement intérieur. Les notifications de journal de contacts ne sont pas envoyées pour les déplacements extérieurs. Les employés doivent disposer du rôle sn_imt_tracing.dailylog_user pour recevoir des notifications de journal de contacts. Cette propriété requiert les applications Suivi des contacts et Sensibilisation d'urgence. Pour plus d'informations sur les journaux de contacts, consultez Suivi des contacts.
      Remarque :
      les employés qui sont déjà inscrits aux journaux de contacts quotidiens avant leur déplacement ne verront aucun changement. Ils ne recevront pas de notifications supplémentaires et seront toujours inscrits une fois leur déplacement terminé.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Modifier le flux d'approbation des déplacements

    Modifiez le flux d'approbation des déplacements pour changer les paramètres d'approbation des déplacements par défaut.

    Avant de commencer

    Rôle requis : flow_designer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La modification du flux d'approbation des déplacements est une étape de configuration facultative de l'application Employee Travel Safety. Le flux d'approbation des déplacements est prêt à l'emploi, mais peut être modifié pour répondre aux besoins de votre société.

    Si vous décidez de modifier le flux, désactivez le flux d'origine et effectuez une copie. Apportez les changements souhaités au nouveau flux, puis activez-le. Modifier la copie facilite le processus lorsque vous avez besoin de mettre à niveau votre instance ServiceNow.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Concepteur de flux > Concepteur.
    2. Dans la section Flux, cliquez sur Flux d'approbation des déplacements.
    3. Cliquez sur Désactiver, puis sur OK pour confirmer.
    4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône Actions supplémentaires (icône Actions supplémentaires), puis sur Copier le flux.
    5. Entrez un nom pour le nouveau flux.
    6. Dans le champ Application, sélectionnez Employee Travel Safety.
    7. Cliquez sur Copier.
    8. Apportez les changements souhaités au nouveau flux.
      Par exemple, dans les cas où un gestionnaire est répertorié pour un employé dans votre instance ServiceNow et qu'il y a également des utilisateurs dans le groupe des Approbateurs de déplacement, par défaut, le gestionnaire et un approbateur de déplacement doivent approuver la demande. Ce paramètre est défini dans l'action 8.1 du flux. Vous pouvez modifier cette action pour que seule l'approbation d'un gestionnaire ou d'un approbateur de déplacement soit requise, et non pas les deux. Pour effectuer ce changement, la condition AND pour l'approbation doit être remplacée par une condition OR.
    9. Lorsque vous avez modifié le flux, cliquez sur Activer, puis sur OK pour confirmer.

    Personnaliser les e-mails de notification

    Modifiez les e-mails de notification qui sont envoyés aux employés, aux gestionnaires, aux approbateurs de déplacement ainsi qu'aux contacts de déplacement des employés pour personnaliser les notifications de votre société.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La modification des e-mails de notification est une étape de configuration obligatoire pour l'application Employee Travel Safety. Par défaut, les notifications utilisent une bannière ServiceNow® et l'espace réservé pour la signature Workplace, Co. Mettez à jour les notifications pour qu'elles utilisent le nom et le logo de votre société.
    L'application Employee Travel Safety utilise les notifications suivantes.
    Notification Description
    Demande de vérification du site Cet e-mail est envoyé au contact principal fourni par un employé sur sa demande de déplacement pour vérifier la sécurité du site ainsi que la conformité aux politiques. Par défaut, l'e-mail demande au contact de confirmer les politiques suivantes.
    • Le site contrôle l'état de santé des employés et des visiteurs pour détecter des symptômes.
    • Tous les employés et les visiteurs sont tenus de porter un équipement de protection individuelle, comme un masque.
    • Tous les employés et les visiteurs sont tenus de respecter les règles de distanciation sociale.

    Cet e-mail est envoyé uniquement si la propriété sn_imt_travel.email_site_verification est activée.
    Demande d'approbateur Employee Travel Safety Cet e-mail est envoyé au gestionnaire d'un employé et à tous les membres du groupe des Approbateurs de déplacement pour leur demander d'approuver ou de rejeter la demande de déplacement.
    Rappel de demande Employee Travel Safety Cet e-mail est envoyé aux responsables et aux approbateurs de déplacement comme rappel pour approuver ou rejeter les demandes de déplacement en attente.

    Cet e-mail est envoyé uniquement si la propriété sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders est activée.
    Approbation de la demande de déplacement Cet e-mail est envoyé à un employé si sa demande de déplacement est approuvée. Cet e-mail contient un lien vers le système de gestion des déplacements de votre société.
    Rejet de la demande de déplacement Cet e-mail est envoyé à un employé si sa demande de déplacement est rejetée.
    Contacts liés au déplacement Cet e-mail demande à un employé de remplir un journal de contacts quotidien. L'e-mail est envoyé à un employé tous les jours pendant la durée de son voyage.

    Cet e-mail est envoyé uniquement si la propriété sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag est activée.
    Vérification de l'état de santé liée au déplacement Cet e-mail demande à un employé d'effectuer une vérification quotidienne de l'état de santé. L'e-mail est envoyé à un employé quotidiennement une fois sa demande de déplacement approuvée et ce, jusqu'à la fin de son déplacement.

    Cet e-mail est envoyé uniquement si la propriété sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag est activée.
    Demande de déplacement annulée Cet e-mail est envoyé à un employé s'il n'a pas effectué une vérification de l'état de santé avant la date limite.

    Cet e-mail est envoyé uniquement si la propriété sn_imt_travel.allow.cancellation est activée.
    Remarque :
    toutes les notifications, à l'exception de la Demande d'approbation Employee Travel Safety, sont traduites dans la langue sélectionnée dans le profil utilisateur de l'employé. La Demande d'approbation Employee Travel Safety est traduite dans la langue sélectionnée dans le profil d'utilisateur du gestionnaire ou de l'approbateur de déplacement. Si aucune langue n'est sélectionnée pour un utilisateur, les notifications sont traduites dans la langue par défaut de l'instance.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Notification système > E-mail > Notifications.
    2. Cliquez sur la notification que vous souhaitez mettre à jour.
    3. Pour afficher la notification par défaut, cliquez sur Afficher l'aperçu de la notification.
    4. Accédez à la section de formulaire Contenu.
    5. Dans le champ Message HTML, cliquez sur Insérer/modifier une image et sélectionnez votre image de bannière.
      Conseil :
      l'image doit être ajoutée avant le script d'e-mail pour apparaître en haut de l'e-mail.

      Si vous n'avez pas encore d'image de bannière d'e-mail dans votre instance ServiceNow, vous pouvez charger une image à utiliser. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section Chargement d’une ou plusieurs images.

    6. Cliquez sur le lien connexe Afficher les scripts de notification.
    7. Dans le champ Script, le code template.print(util.getEmailCompanyLogo()); ajoute par défaut la bannière ServiceNow® à l'e-mail.
      Commentez ou supprimez cette ligne de code pour supprimer la bannière ServiceNow®.
    8. Dans le champ Script, remplacez toutes les références à Workplace, Co. par le nom de votre société.
    9. Facultatif : Si vous souhaitez apporter d'autres changements à la notification par e-mail, mettez à jour le champ Script selon les besoins.
      Si vous remplacez le texte utilisé dans les appels par gs.getMessage ou gs.getMessageLang, vous devez fournir des traductions pour votre texte personnalisé dans la table Message [sys_ui_message]. Pour plus d’informations, consultez Table des messages.
    10. Cliquez sur Mettre à jour.
    11. Retournez à l'enregistrement de notification et cliquez sur Afficher l'aperçu de la notification pour vérifier vos changements.