Travailler sur une demande d’examen de contrat non en libre-service

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe de support des contrats, examiner et réviser un document contractuel non en libre-service. Vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour qu’elles vérifient les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande de contrat.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Procédure

    1. Accédez à votre espace de travail.
    2. Facultatif : Reclasser le contrat ou les pièces justificatives soumises pour examen.
      Pour plus d'informations, consultez Reclassifier les documents contractuels dans une demande de contrat non en libre-service et Reclassifier les pièces justificatives dans la demande de contrat.
    3. Ouvrez une révision existante d’un document contractuel.
      • Pour le stockage interne : dans l’onglet Documents contractuels , sélectionnez le nom du document pour ouvrir l’enregistrement de révision du document.
      • Pour le stockage externe : dans l’onglet Documents contractuels , cliquez sur le lien dans l’onglet URL pour afficher le document en ligne.
    4. Passez en revue les documents contractuels.
    5. Créer des révisions de documents.
      Pour plus d'informations, consultez Créer une révision du document.
    6. Si une approbation d’autres personnes concernées est requise, envoyez le document pour approbation ad hoc.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour une révision de document contractuel.
    7. Configurez un e-mail aux personnes concernées pour que le document contractuel rempli soit examiné et que les modifications soient confirmées.
      Pour plus d'informations, consultez Envoyer un e-mail aux personnes concernées.
    8. Dans l’onglet Signataires , ajoutez les signataires auxquels le contrat sera envoyé pour signature électronique en sélectionnant Ajouter.
      OptionÉtapes
      Interne
      1. Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire. Les champs Nom du signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés.
      2. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé au signataire. La valeur de commande doit être unique
      Externe
      1. Dans le champ Nom du signataire autorisé , saisissez le nom du signataire externe.
      2. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire externe.
      3. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire externe.
      4. Dans le champ Ordre , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour une signature électronique. La valeur d’ordre doit être unique.
    9. Lorsque toutes les parties prenantes se sont mises d’accord sur une révision du document contractuel, sélectionnez Préparer pour signature afin de préparer et d’envoyer le document aux signataires pour signature électronique.
      1. Remarque :
        L’option de réorganisation n’est visible que lorsque plusieurs documents sont joints.
        Dans la fenêtre contextuelle Réorganiser le document, faites glisser les documents et placez-les pour définir l’ordre.
      2. Sélectionnez Préparer pour signature.
      L’état du document est mis à jour sur Préparation pour signature. Les documents contractuels soumis dans la demande de contrat non en libre-service seront combinés en un seul document et envoyés pour préparation de signature.
    10. Complétez le document dans le système de signature électronique configuré et envoyez-le pour signature.
      1. Connectez-vous au portail de signature électronique.
      2. Prévisualisez le document pour vous assurer que le contenu est correct.
      3. Ajoutez les champs requis, y compris le champ de signature.
      4. Sélectionnez Envoyer.
      Une enveloppe avec signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état et l’état du contrat sont mis à jour sur En attente de signature.
    11. Facultatif : Si vous devez annuler la demande de signature avant que tous les signataires n’aient fini de signer le document, sélectionnez Annuler la signature.
      L’état de la demande de contrat passe à Travail en cours et l’état du document de contrat passe à Signature annulée.

    Que faire ensuite

    • Les signataires peuvent signer ou refuser de signer le contrat.

      Pour plus d'informations, consultez Workflow de signature pour une demande de contrat.

    • Vérifiez l’état de la demande de contrat et l’état du document contractuel dans la demande.
      • Si tous les signataires signent le document contractuel, l’état du document contractuel est mis à jour sur Contrat signé. Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est mis à jour sur Signé. Vous pouvez accéder à l’enregistrement du référentiel de contrat à partir de l’onglet Référentiel des contrats .
      • Si un signataire refuse de signer le document contractuel, l’état du contrat est mis à jour avec Signature refusée. Si d’autres modifications sont nécessaires dans le document contractuel, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
      • Une fois que tous les signataires ont signé le document, un e-mail est envoyé aux signataires avec le document de contrat finalisé en pièce jointe.
    • Si le contrat est signé par tous les signataires, vous pouvez fermer la demande en sélectionnant Fermer terminé.