Workflow de signature pour une demande de contrat

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Vous pouvez demander une signature électronique pour une demande de contrat.

    • Signature électronique : permet aux signataires de signer électroniquement le document contractuel. Pour plus d'informations, consultez Configurer un fournisseur de signature électronique.

      Si vous souhaitez générer un certificat d’achèvement, vous devez sélectionner la signature électronique comme type de signature dans la demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Activer une propriété système pour générer un certificat d’achèvement.

    • Signature manuscrite : permet aux signataires de signer le document contractuel manuellement. Vous pouvez ensuite charger le document signé dans une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez .

    Workflow de signature électronique

    • Envoyez le document finalisé aux signataires pour signature.
      • L’état et l’état du contrat sont mis à jour sur En attente de signature et le flux de signature électronique sont déclenchés comme configuré dans Configurer un fournisseur de signature électronique.
      • Une notification par e-mail indiquant que le document contractuel est disponible pour signature est envoyée au premier signataire. L’e-mail contient un lien vers le document de contrat que le signataire peut ouvrir et signer via le fournisseur de DocuSign signature électronique ou Adobe Sign comme configuré dans l’intégration de signature électronique.

        Le premier signataire est celui dont la valeur d'ordre dans la liste des signataires est définie comme la plus basse dans la règle du modèle de contrat. Pour plus d'informations, consultez Configurer les règles du modèle de contrat.

        Un e-mail est envoyé au signataire suivant afin qu’après que le premier ait signé le contrat, il lui demande sa signature.

    • Les signataires peuvent accepter ou refuser la demande de signature.

      • Le document est signé par un signataire.
        • S’il y a plus de signataires pour signer le document contractuel, celui-ci est envoyé au signataire suivant dans la commande.

          L’état du signataire actuel dans la demande est mis à jour, passant de Signature en attente à Signée. L'état des prochains signataires est mis à jour de Non démarré à Signature en attente.

        • Une fois que le dernier signataire a signé le document, l’enregistrement du référentiel de contrat est automatiquement créé et le document signé y est joint.

          L’état du document est mis à jour sur Contrat signé.

        • Si la propriété sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificate système est définie sur true, le certificat d’achèvement est généré et annexé au document de contrat finalisé.
      • Le document est refusé par le signataire.
        • Le demandeur reçoit une notification par e-mail indiquant que le signataire a refusé de signer le document.
          • Pour une demande de contrat exécutée par l’utilisateur du contrat : l’utilisateur du contrat crée une nouvelle révision du document à l’aide de l’option Régénérer après avoir modifié la demande de contrat et la renvoie pour signature.
          • Pour une demande de contrat exécutée par le prestataire de contrat : le prestataire de contrat crée une nouvelle révision de document manuellement ou à l’aide de l’option Régénérer et renvoie le document pour signature.

          L’état du signataire dans la demande est mis à jour sur Refusé.

        • L’état passe à Travail en cours et l’état du contrat passe à Signature refusée.

    Workflow de signature manuscrite

    • Le demandeur de contrat envoie le document aux signataires.
      • L’état et l’état du contrat sont mis à jour sur En attente de signature.
      • Une notification par e-mail est envoyée aux signataires et les documents contractuels sont joints au format PDF dans l’e-mail.

        Le signataire ayant la valeur d’ordre la plus faible dans la liste des signataires est le premier signataire et est placé dans le champ Àde l’e-mail. Les autres signataires sont placés dans le champ CC .

    • Les signataires acceptent ou refusent le document.
      • Pour accepter le document contractuel, le signataire imprime le document contractuel, le signe, puis le renvoie au demandeur du contrat.

        S’il y a plusieurs signataires pour le contrat, le premier signataire signe le contrat et l’envoie au signataire suivant pour signature. Le dernier signataire signe le contrat et le renvoie au demandeur du contrat.

      • Pour refuser le document contractuel, le signataire renvoie le document au demandeur pour qu’il le corrige nécessaire.
    • Le prestataire de contrat télécharge le contrat signé.
      • Le document contractuel signé est téléchargé au format PDF dans la demande de contrat.
      • Le document contractuel est ajouté au référentiel une fois le document contractuel téléchargé.

      • Pour les contrats en libre-service, l’état de la demande est défini sur Fermé terminé et l’état du contrat est mis à jour sur Contrat signé.

        Pour les contrats non en libre-service, l’état de la demande et l’état du contrat sont mis à jour sur Contrat signé. Pour fermer la demande de contrat, sélectionnez Fermer achevé.
        Remarque :
        Vous ne pouvez pas apporter de modifications à la demande de contrat une fois celle-ci fermée.

      Pour plus d'informations, consultez .

    L'accès à un document contractuel est basé sur les rôles et conditions d'utilisateur suivants :
    • Un prestataire de contrat peut afficher et mettre à jour les documents contractuels
    • Seul un administrateur de contrat peut supprimer des documents contractuels.
    • Les demandeurs ne peuvent afficher que les documents contractuels pour lesquels ils ont soumis la demande de contrat.
    • Les utilisateurs ajoutés à la liste de surveillance ne peuvent afficher que les documents contractuels pour les demandes de contrat qu’ils ont ajoutées.

    Lors de la génération de l’enregistrement du référentiel de contrat, le type de données et l’exactitude des champs mappés et de leurs valeurs sont validés. Si des erreurs de validation sont détectées, une notification par e-mail est envoyée au prestataire du contrat. L’e-mail affiche également la liste des champs qui n’ont pas été copiés dans le document de contrat final et le lien vers l’enregistrement du référentiel de contrat. Le prestataire ouvre ensuite l’enregistrement à l’aide du lien et corrige les valeurs pour résoudre les erreurs de validation.