Initier une approbation ad hoc pour une révision de document contractuel

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Initier une approbation ad hoc pour une révision de document contractuel à partir d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez demander aux personnes concernées l’approbation d’une révision des documents contractuels. Voici comment fonctionne le flux :
    • Vous pouvez affecter les approbations à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs de votre organisation. Les utilisateurs disposant du rôle de gestionnaire de groupe ou de prestataire de contrat, qui se trouvent dans les champs Affecté à ou Collaborateur , peuvent approuver la révision.
    • Lorsque vous initiez une approbation, les approbateurs reçoivent une notification par e-mail et peuvent agir sur l’approbation.
    • Un approbateur qui n’a pas accès à la révision du contrat bénéficie d’un accès en lecture seule à l’enregistrement jusqu’à ce que l’enregistrement d’approbation affecté soit terminé.
    Remarque :
    Seule la révision la plus récente d’un type de contrat spécifique est envoyée pour approbation. Si une approbation de révision spécifique est en attente, vous ne pouvez pas initier une autre approbation pour la même.

    Procédure

    1. Accédez à votre espace de travail.
    2. Cliquez sur l'icône Liste (icône Liste).
    3. Dans l’onglet Listes, ouvrez une demande en sélectionnant une option sous Demandes de contrat.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Affecté à moi .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
      3. Si la demande vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer pour commencer à travailler sur la demande.

        L’état de la demande est Travail en cours et l’état du contrat est également Travail en cours.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
    4. Dans l'onglet Approbateurs, cliquez sur Initier l'approbation.
      Vous pouvez également initier une approbation en cliquant sur le bouton Plus d'actions (icône du bouton Plus d'actions.) et en sélectionnant Initier l'approbation.
    5. Remplissez les champs de la boîte de dialogue Initier l'approbation.
      Tableau 1. Boîte de dialogue Initier l'approbation
      Champ Description
      Type de contrat
      Dans la liste déroulante, sélectionnez une seule catégorie du type de contrat, par exemple Bon de commande.
      Remarque :
      Lorsque vous n’avez qu’un seul type de contrat, il est rempli automatiquement.
      Révision de document La dernière révision du document . Par exemple, Bon de commande - 1.0. Ce chiffre reflète la dernière révision du document. Le numéro de révision est visible dans le champ Approbation.
      Remarque :
      Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 au numéro de révision précédent.
      Approbation de Approbation requise au niveau de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs.
      • Utilisateur : obtenir l'approbation d'un utilisateur individuel.
      • Groupe d'utilisateurs : obtenir l'approbation d'un ensemble d'utilisateurs. Le champ Sélectionner un utilisateur est remplacé par le champ Sélectionner un groupe d'utilisateurs.
      Sélectionner un utilisateur Utilisateur ou groupe d'utilisateurs devant approuver l'élément. Si vous avez sélectionné Utilisateur dans le champ Approbation par, sélectionnez un utilisateur dont l'approbation est requise.
      Remarque :
      Si vous avez sélectionné Utilisateur dans le champ Approbation par, un enregistrement d'approbation est créé pour l'utilisateur sélectionné.
      Sélectionner un groupe d'utilisateurs Utilisateur ou groupe d'utilisateurs devant approuver l'élément. Si vous avez sélectionné Groupe d'utilisateurs dans le champ Approbation par, sélectionnez un groupe d'utilisateurs dont l'approbation est requise.
      Remarque :
      Si vous avez sélectionné Groupe d'utilisateurs dans le champ Approbation par, un enregistrement d'approbation pour chaque utilisateur du groupe sélectionné est créé. Tout membre du groupe peut approuver.
      Note d'approbation Remarque pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sélectionné.
    6. Cliquez sur Initier.
      Tous les enregistrements d’approbation sont répertoriés et l’état d’approbation devient Demandé.

    Résultats

    Les approbateurs affectés sont ajoutés dans l’onglet Approbateurs avec d’autres détails d’approbation. Les approbateurs affectés reçoivent une notification par e-mail contenant un lien leur permettant d’ouvrir l’enregistrement en vue d’une action.
    Remarque :
    Le numéro de révision du type de contrat est visible dans le champ Approbation de l’onglet Approbateurs .

    Que faire ensuite

    Les approbateurs peuvent afficher et Approuver ou rejeter un document contractuel.