Gestion des entretiens

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 13 minutes de lecture

    • Utilisez Gestion des entretiens pour créer des modèles afin de capturer les questions, les réponses et les remarques de façon cohérente et efficace, de synchroniser la planification avec Microsoft Outlook, et de mieux planifier et suivre vos entretiens.

    Configurer Interview Templates

    Configurez Prestation de services RH Interview Templates afin que vos agents capturent rapidement, de façon cohérente et précise les informations appropriées.

    Activez le module d’extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) pour le Now Platform si vous disposez du rôle administrateur. Pour plus d'informations, consultez Activer Interview Templates.
    • Créez des modèles de questions d'entretien.
    • Créez des balises de modèles d'entretien. Les balises vous aident à filtrer vos modèles de questions d'entretien afin de pouvoir facilement rechercher les questions pertinentes à utiliser dans un entretien. Par exemple, les agents posent différentes questions en fonction de la personne à qui ils parlent et des plaintes spécifiques. Les balises de modèle aident les agents à trouver le modèle d'entretien approprié.
    Tableau 1. Rôles installés
    Rôle Description Contient des rôles
    Administrateur du modèle de questions d'entretien [sn_interview_temp.admin] Peut consulter, lire, créer et modifier des modèles de questions d'entretien, des balises de modèle et des propriétés Employee Relations. sn_interview_temp.reader, sn_interview_temp.writer
    Auteur du modèle de questions d'entretien [sn_interview_temp.admin] Peut consulter, lire, créer et modifier des modèles de questions d'entretien et des balises de modèle. sn_interview_temp.reader
    Lecteur de modèle d'entretien [sn_interview_temp.reader] Peut consulter et lire des modèles de questions d'entretien et des balises de modèle. N. A.

    Propriétés système

    La propriété système sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables détermine les tables pour lesquelles vous êtes autorisé à créer des balises de modèle d'entretien pour les modèles de questions d'entretien.

    Lors de la saisie de plusieurs tables, séparez les noms de tables par une virgule (,), mais sans laisser d' espace entre chaque table.

    Propriété système du modèle de questions d'entretien

    Balises de modèle

    Les balises de modèle sont un moyen d'organiser vos modèles d'entretien et de les filtrer lorsque vous recherchez le modèle correct. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.

    Depuis l'interface utilisateur héritée, vous pouvez sélectionner le bouton Questions pour afficher tous les modèles d'entretien. Les balises de modèle apparaissent au bas de chaque modèle d'entretien affiché.

    Dans Prestation de services RH Espace de travail d'agent, la balise de modèle apparaît en bas.

    Vous pouvez créer deux types de balises de modèle :
    • Référencé : utilise les champs des tables suivantes pour créer des balises de référence :
      • Sous-type de plainte [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • Type de plainte [sn_hr_er_allegation_type]
      • Service RH [sn_hr_core_service]
    • Personnalisé : vous créez votre propre organisation de modèle d'entretien. Par exemple :
      • Catégorie du client = type de tiers impliqué
      • Balises personnalisées :
        • Plaignant
        • Objet de la plainte
        • Témoin
        Balises du modèle de question d'entretien
      Le type de tiers impliqué devient la catégorie de niveau supérieur de l'organisation. Les balises sont un moyen d'organiser le type de personne que vous interrogez.

    Activer Interview Templates

    Vous pouvez activer le module d'extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) pour Now Platform si vous disposez du rôle administrateur.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Accédez à Tout > Applications système > Toutes les applications disponibles > Toutes.
    2. Trouvez le module d'extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) à l'aide des critères de filtre et de la barre de recherche.

      Vous pouvez rechercher le module d'extension par son nom ou son ID. Si vous ne trouvez pas le module d'extension souhaité, vous devrez peut-être le demander au personnel ServiceNow.

    3. Sélectionnez Installer pour lancer le processus d'installation.
      Remarque :
      Lorsque Séparation de domaine et l'administrateur délégué sont activés dans une instance, l'utilisateur administratif doit être dans le domaine global. Sinon, l'erreur suivante s'affiche : L'installation de l'application n'est pas disponible, car une autre opération est en cours d'exécution : activation du module d'extension pour <plugin name>.
      Un message s'affiche une fois l'installation terminée.

    Créer un modèle de questions d'entretien

    Les modèles de questions d'entretien fournissent à vos agents un moyen cohérent et efficace de capturer les réponses des entretiens.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_interview_temp.admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Relations avec les employés > Modèles de questions d'entretien.
    2. Sélectionnez Nouveau ou un modèle de questions d'entretien existant.
    3. Remplissez le formulaire ou effectuez des modifications.
      ChampValeur
      Actifs Option permettant d'activer le modèle de questions d'entretien et de le rendre disponible.
      Nom Nom qui identifie le modèle de question d'entretiens.
      Application Application à laquelle appartient le modèle de questions d'entretien.
      Remarque :
      l'application qui s'affiche dépend de votre périmètre de l'application actuel. Pour plus d’informations, consultez Périmètre de l’application.
      Table Nom de la table à laquelle le modèle de questions d'entretien est associé.
      Remarque :
      pour n'afficher que les modèles de questions d'entretien pour les enregistrements d'entretien ER, sélectionnez la table Entretien (sn_er_interview). Si vous laissez ce champ vide, le modèle d'entretien est disponible globalement (toutes les tables qui ont été configurées pour utiliser les modèles d'entretien y ont également accès). Actuellement, dans le système de base, seuls les entretiens Employee Relations sont accessibles.
      Corps du modèle de question Liste des questions liées au type d'entretien.

      Les modèles de questions d'entretien prennent en charge le texte enrichi.
    4. Sélectionnez Enregistrer.
      La liste connexe Balises du modèle s'affiche. Pour filtrer vos modèles d'entretien, vous devez associer le modèle d'entretien à une balise de modèle.
      Remarque :
      Pour en savoir plus sur les balises de modèle, consultez Créer une balise de modèle d'entretien.

    Créer une balise de modèle d'entretien

    Créez des balises de modèle que vous pouvez utiliser pour filtrer les modèles de questions d'entretien sur les attributs prédéfinis. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_interview_temp.admin

    Les balises de modèle d'entretien sont responsables de l'interaction de filtrage pour un agent afin de parcourir ou de rechercher un modèle.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Modèles d'entretien > Balises du modèle.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Remplissez le formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Balise de modèle
      Champ Description
      Type de balise La catégorie de balise que vous créez. Les choix possibles sont les suivants :
      • Référencé : sélectionnez cette catégorie pour créer des balises associées à une table spécifique. Les tables qui apparaissent dépendent des entrées de la propriété système sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables. Pour en savoir plus, voir Configurer Interview Templates.
        Remarque :
        lorsque plusieurs de vos applications utilisent des modèles de questions d'entretien, la catégorie Référencé permet de distinguer vos modèles de questions d'entretien. L'association d'une balise à une table permet aux utilisateurs de filtrer plus rapidement et plus facilement les modèles de questions d'entretien.
      • Personnalisé : sélectionnez cette catégorie pour créer des balises de texte de forme libre et référencées par une catégorie personnalisée.
      Table La table associée à une balise de modèle d'entretien. Les balises que vous sélectionnez dépendent de la table sélectionnée.
      Vous pouvez associer l'une des tables suivantes :
      • Sous-type de plainte [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • Type de plainte [sn_hr_er_allegation_type]
      • Service RH [sn_hr_core_service]

      Ce champ n'apparaît que lorsque vous sélectionnez Référencé dans le champ Type de balise.
      Catégorie personnalisée Catégorie à laquelle appartient votre balise personnalisée.

      Assurez-vous d'avoir mappé votre structure avant la création. Assurer une organisation claire de vos balises et catégories facilite la recherche de questions spécifiques.

      Ce champ n'apparaît que lorsque vous sélectionnez Personnalisé dans la liste Type de balise.
      Balise personnalisée La balise que vous souhaitez associer à un modèle de questions d'entretien.

      Entrez une balise personnalisée associée à la catégorie Personnalisé afin de créer une hiérarchie avec la catégorie personnalisée en haut de la hiérarchie et les balises en dessous.

      Par exemple :
      • Catégorie du client = type de tiers impliqué
      • Balises personnalisées :
        • Témoin
        • Plaignant
        • Objet de la plainte
      Le type de tiers impliqué devient la catégorie de niveau supérieur de l'organisation. Les balises sont un moyen d'organiser le type de personne que vous interrogez.
      Application Le périmètre de l'application actuellement appliqué et associé à la balise du modèle d'entretien.
      Domaine Le domaine auquel votre périmètre actuel est associé. Ce champ s'applique aux clients qui ont plusieurs domaines. Pour en savoir plus, voir Séparation de domaine et HR Service Delivery.
    4. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

    Utiliser la gestion des entretiens

    Vous pouvez planifier et documenter des entretiens et utiliser des modèles d’entretien à l’aide de ou Interface utilisateur principalePrestation de services RH Espace de travail d'agent.

    La création d'un enregistrement d'un entretien est un élément important d'une enquête Employee Relations.

    Planifier un entretien : il existe deux (2) méthodes que vous pouvez utiliser pour planifier un entretien :

    Planifier un entretien

    Vous pouvez utiliser le calendrier Microsoft Exchange par défaut ou l'intégrer à ServiceNow® pour planifier des entretiens liés aux tickets Employee Relations (ER).

    Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide de l'interface utilisateur héritée

    La documentation des entretiens est cruciale pour les tickets ER. Utilisez le formulaire Entretien pour prendre des notes et capturer les détails importants du ticket ER.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Relations avec les employés > Tickets.
    2. Sélectionnez un ticket ER.
    3. Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez l'onglet Entretiens dans la liste connexe.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Remplissez le formulaire.
      Tableau 3. Entretien
      Champ Description
      Numéro Numéro identifiant l'enregistrement de l'entretien. L'application attribue automatiquement des numéros d'entretien.
      Ticket RH Numéro de ticket RH ER associé à l'entretien.
      Remarque :
      si vous accédez à l'entretien depuis Employee Relations, vous devez sélectionner un ticket RH à associer à l'entretien.
      Interviewé Nom de la personne interrogée.

      Sélectionnez l'icône Référencer à l'aide de la liste icône Référencer à l'aide de la liste et recherchez la personne interrogée. Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Enquêteurs Noms des personnes qui ont effectué l'entretien.
      Cliquez sur l'icône Déverrouiller les enquêteurs icône Déverrouiller les enquêteurs et recherchez les noms des personnes qui effectuent l'entretien.
      Remarque :
      seuls les membres disposant du rôle sn_interview_temp.writer ou appartenant à un groupe qui possède la compétence Employee Relations.

      Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.
      Participants externes Indique les personnes extérieures à votre entreprise ayant participé à l'entretien.
      E-mail d'invitation externe Les adresses e-mail des personnes externes qui participent à l'entretien.
      Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l'entretien.

      Si votre entreprise utilise uniquement la méthode de planification manuelle, l'entrée manuelle s'affiche et ne peut pas être modifiée.

      Si votre entreprise utilise l'intégration au calendrier Microsoft Outlook pour la planification, le calendrier s'affiche. Pour en savoir plus, voir Utiliser la gestion des entretiens.
      Date de démarrage La date et l'heure de début de l'entretien.
      Date de fin La date et l'heure de fin de l'entretien.
      Tiers supplémentaires Autres personnes que vous voulez associer à l'enregistrement de l'entretien.

      Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne icône Ajouter ma personne pour vous ajouter vous-même ou sur l'icône Déverrouiller des tiers supplémentaires icône Déverrouiller des tiers supplémentaires pour vous ajouter vous-même ou d'autres personnes.

      Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.
      URL externe Une URL pertinente pour l'entretien. Par exemple, si votre entreprise conserve des notes d'entretien dans un système différent ou externe à Prestation de services RH, vous pouvez saisir l'URL pour maintenir un lien et une cohérence.
      Date de l'entrevue Date à laquelle l'entretien a eu lieu. Apparaît après la conclusion de l'entretien.
      Créé par L'utilisateur qui a créé l'enregistrement d'invitation d'entretien.
      Notes d'entretien Notes de l'entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions à partir des modèles de questions d'entretien.
    6. Sélectionnez le bouton Questions situé dans le coin supérieur droit pour afficher et sélectionner les questions à partir d'un modèle d'entretien.
      Les modèles d'entretien assurent la cohérence et l'efficacité lors des entretiens. Pour en savoir plus, voir Créer un modèle de questions d'entretien.
    7. Si un modèle d'entretien apparaît, sélectionnez-le, puis sélectionnez Copier dans le presse-papiers ou Insérer dans les notes.
      Remarque :
      l'option Copier dans le presse-papiers copie les questions du modèle d'entretien et vous permet de les coller dans un document externe. L'option Insérer dans les notes copie toutes les questions dans le champ Notes de l'entretien.
    8. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.
      Si vous sélectionnez Enregistrer, la liste connexe Preuve s'affiche. Pour en savoir plus, consultez Evidence Management pour Employee Relations.

    Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide d'Espace de travail d'agent

    Utilisez Prestation de services RH Espace de travail d'agent pour capturer l'enregistrement d'un entretien.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Gestion des tickets RH > Espace de travail d'agent RH.
    2. Cliquez sur l'icône Listes (icône Listes).
    3. Sélectionnez Autre.
    4. Sélectionnez Tickets Employee Relations.
    5. Sélectionnez un ticket ER.
    6. Sélectionnez plus dans la ligne des onglets sous Chronologie du ticket.
    7. Sélectionnez Entretiens.
    8. Sélectionnez Nouveau.
    9. Remplissez le formulaire.
      Tableau 4. Créer un formulaire d’entretien
      Champ Description
      Numéro Numéro identifiant l'enregistrement de l'entretien. L'application attribue automatiquement des numéros d'entretien.
      Ticket RH Numéro de ticket RH ER associé à l'entretien.
      Remarque :
      si vous accédez à l'entretien depuis Employee Relations, vous devez sélectionner un ticket RH à associer à l'entretien.
      Interviewé Nom de la personne interrogée.

      Sélectionnez l'icône Référencer à l'aide de la liste icône Référencer à l'aide de la liste et recherchez la personne interrogée. Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Enquêteurs Noms des personnes qui ont effectué l'entretien.
      Cliquez à l'intérieur du champ pour afficher la liste des noms que vous pouvez sélectionner.
      Remarque :
      seuls les membres disposant du rôle sn_interview_temp.writer ou appartenant à un groupe qui possède la compétence Employee Relations.
      Participants externes Indique que vous souhaitez ajouter des participants externes à l'enregistrement de l'entretien.
      E-mail d'invitation externe Adresses e-mail des participants externes.
      S'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez l'option Participants externes.
      Remarque :
      séparez chaque adresse e-mail par une virgule.
      Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l'entretien.

      Sélectionnez Entrée manuelle pour sélectionner les dates et heures de début et de fin de l'entretien.

      Si votre entreprise utilise l'intégration au calendrier Microsoft Outlook pour la planification, sélectionnez Calendrier. Vous pouvez planifier un entretien avec une interface qui se synchronise avec le calendrier Outlook de votre société. Pour en savoir plus, voir Utiliser la gestion des entretiens.
      Date de démarrage La date et l'heure de début de l'entretien.

      Sélectionnez l'icône Afficher le calendrier (icône Afficher le calendrier), puis sélectionnez la date et l'heure de début de l'entretien.
      Date de fin La date et l'heure de fin de l'entretien.

      Sélectionnez l'icône Afficher le calendrier (icône Afficher le calendrier), puis sélectionnez la date et l'heure de fin de l'entretien.
      Tiers supplémentaires Autres personnes que vous voulez associer à l'enregistrement de l'entretien.

      Cliquez dans le champ pour afficher la liste de noms.

      Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.
      Remarque :
      ces noms apparaissent à partir de
      URL externe Une URL pertinente pour l'entretien.
      Créé par Le nom d'utilisateur de la personne qui a créé l'enregistrement de l'entretien.
      Notes d'entretien Notes de l'entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions à partir des modèles de questions d'entretien.

      Dans la barre latérale contextuelle, sélectionnez l'icône Modèles d'entretien (icône Modèle d'entretien) pour rechercher des modèles de questions d'entretien.

      HR Agent Workspace - Interview Templates

      Les modèles d'entretien fournissent des questions que vous pouvez utiliser dans l'entretien. Vous pouvez insérer les questions à partir du modèle dans le champ Notes de l'entretien ou les copier dans le presse-papiers pour les insérer dans un document extérieur.

      HR Agent Workspace - Interview Templates

      Sélectionnez l'icône Interview Templates pour afficher les options Insérer dans les notes ou Copier dans le presse-papiers.

      Les modèles d'entretien assurent la cohérence et l'efficacité lors des entretiens. Pour en savoir plus, voir Créer un modèle de questions d'entretien.
    10. Sélectionnez Enregistrer.