Travailler sur les demandes juridiques d’accord de confidentialité

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 5 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe de support des contrats juridiques, travaillez sur la demande juridique. Chargez le document révisé dans la demande et envoyez-le au demandeur à partir de la demande.

    Avant de commencer

    Le responsable du domaine d’activité ou le responsable de groupe doit vous avoir affecté la demande. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ouvrir la demande pour l'affecter à vous-même ou à une personne du groupe.

    Rôle requis : sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez accéder à la demande et y travailler, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Procédure

    1. Affectez-vous une demande juridique ou affectez-la à une personne de votre groupe d'affectation.
      Pour plus d'informations, voir Affecter une demande juridique
    2. Commencez à travailler sur une demande juridique.
      1. Accédez à la Tout > Demande juridique > Legal Counsel Center.
      2. Sélectionnez l’icône de liste (icône Liste).
      3. Sélectionnez l’option Demandes juridiques .
      4. Sélectionnez M'affecter.
      5. Ouvrez la demande juridique à partir de la liste.
      6. Sélectionnez Démarrer le travail
      L’état de la demande juridique est défini sur Travail en cours.
    3. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    4. Facultatif : Dans la demande juridique, mettez à jour la liste de surveillance, les collaborateurs et Demandé pour.
      Tous les changements apportés à la liste de surveillance, aux collaborateurs et aux champs Demandé pour sont synchronisés avec la demande de contrat. Toutefois, si vous mettez à jour ces champs dans la demande de contrat, le changement n’est pas synchronisé avec la demande juridique
    5. Facultatif : Si vous avez ouvert une demande de contrat à partir de la liste Demandes juridiques , sélectionnez l’onglet Demandes de contrat .
    6. Facultatif : Lancez une approbation ad hoc pour la révision du document contractuel lorsqu’une approbation des autres personnes concernées est requise.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour une révision de document contractuel.
    7. Facultatif : Ajoutez des signataires internes ou externes à la demande de contrat en accédant à l’onglet Signataires et en sélectionnant Ajouter.
      Remarque :
      Vous pouvez ajouter des signataires dans les demandes juridiques d’accord de confidentialité uniquement lorsque le contrat est généré à partir d’un modèle configuré avec des blocs de signature
      OptionÉtapes
      Interne
      1. Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire.

        Les champs Nom du signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés.

      2. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé au signataire. La valeur de commande doit être unique
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Externe
      1. Dans le champ Nom du signataire autorisé , saisissez le nom du signataire externe.
      2. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire externe.
      3. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire externe.
      4. Dans le champ Ordre , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour une signature électronique. La valeur d’ordre doit être unique.
      5. Sélectionnez Ajouter.
    8. Facultatif : Dans l’onglet Signataires , sélectionnez Synchroniser les signataires pour mettre à jour le document de contrat avec les derniers détails du signataire.
      Pour plus d'informations, voir Mise à jour et synchronisation des signataires
      Remarque :
      Cette option n’est pas disponible à Gestion des contrats Pro partir de la version 1.2.1.
    9. Dans la section Activité, examinez les changements demandés par le demandeur et apportez les changements nécessaires dans le document contractuel.
    10. Chargez le document de contrat révisé.
      1. Dans l’onglet Documents contractuels , sélectionnez Créer une révision.
      2. Dans la boîte de dialogue Télécharger la révision, sélectionnez un type de stockage et chargez une nouvelle révision de document.
        Les types de stockage disponibles sont les suivants :
        • Ordinateur - Sélectionnez le fichier joint et téléchargez le document révisé.
        • E-mail entrant : dans le champ Document, sélectionnez le document qui s’affiche en fonction d’une pièce jointe dans le flux d’activité.
        • Stockage externe : dans le champ Document, sélectionnez le document. Cette option n’est affichée que si un stockage externe est configuré.
        Après avoir joint le fichier, dans la boîte de dialogue Créer une révision, vous pouvez télécharger, modifier le nom de la pièce jointe ou supprimer le fichier.
      3. Facultatif : Ajoutez des notes de travail pour fournir des informations sur le document joint.
      4. Sélectionnez Créer.
      Le document joint est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. Le document est répertorié dans l’onglet Document de contrat .
    11. Lorsqu’une demande juridique change, créez une nouvelle version du document contractuel avec les métadonnées et les signataires mis à jour et conservez les changements de la version précédente en sélectionnant Synchroniser le document.
      Pour plus d'informations, consultez Synchroniser un document d’accord de confidentialité après modification d’une demande de contrat en libre-service (Gestion des contrats Pro 1.2.1).
      Remarque :
      Cette option est disponible à Gestion des contrats Pro partir de la version 1.2.1
    12. Facultatif : Pour tout changement dans la demande juridique, sélectionnez l’option Régénérer pour créer une nouvelle version du document contractuel avec des métadonnées et des signataires mis à jour, et annulez les changements de la version précédente.
      Pour plus d'informations, consultez Régénérer le document contractuel après modification de la demande.
    13. Configurez un e-mail aux personnes concernées pour demander que le document contractuel rempli soit examiné et que les modifications soient confirmées.
      1. Sélectionnez Composer un e-mail.
      2. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, Cc et Cci comme il convient.
        Le champ Cc est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail du demandeur.
      3. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
        La description brève de la demande est renseignée par défaut.
      4. Dans le champ Pièces jointes , sélectionnez +Ajouter un fichier.
      5. Indiquez si la source du fichier est votre ordinateur ou une pièce jointe à un enregistrement, puis sélectionnez le fichier à joindre.
        Si vous avez marqué une révision de document contractuel comme étant prête, elle est jointe à l’e-mail par défaut.
      6. Saisissez votre propre message dans le corps de l’e-mail ou copiez-collez le contenu d’un modèle de réponse par e-mail dans le corps de l’e-mail.
        À l’aide de modèles de réponse, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans le corps de l’e-mail. Sélectionnez l’icône du modèle de réponse ( icône Modèle de réponse.) et trouvez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le corps de l’e-mail.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponse configurés pour le canal d’e-mail peuvent être utilisés. Pour plus d’informations, consultez Modèles de réponse configurés pour le canal de messagerie.

        Pour plus d’informations, voir Communiquer par e-mail.

      7. Envoyez l’e-mail immédiatement ou indiquez qu’il doit être envoyé ultérieurement.
        • Pour envoyer l’e-mail immédiatement, sélectionnez Envoyer un e-mail.
        • Pour indiquer que l’e-mail doit être envoyé ultérieurement, sélectionnez Enregistrer comme brouillon.

          Si vous choisissez d’enregistrer l’e-mail en tant que brouillon, vous pouvez le modifier ultérieurement. Si une révision plus récente du document a été publiée, vous devez la remplacer par le document que vous avez joint.