Génération de documents RH

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Il existe de multiples façons de générer des documents dans Prestation de services RH.

    • Automatiquement
    • Plusieurs signatures sont recueillies.
    • Afficher un aperçu, signer ou enregistrer

    Automatiquement

    Le document est disponible pour être signé par la personne concernée. Après l'ajout de la signature, le document sera généré automatiquement. Voici quelques exemples :

    • Un document tel que la demande de remboursement des frais de scolarité doit être envoyé à l'employé pour signature. Le service de demande de remboursement des frais de scolarité a un workflow qui déclenche une tâche pour la personne concernée (employé) du cas.

      Un administrateur active l’optionCréer automatiquement un brouillon de ticket de document sur le service RH et configure le service RH. Lorsqu'un ticket est créé avec ce service RH et que son état est modifié sur Travail en cours ou Prêt, une tâche est automatiquement générée pour l'employé avec le document disponible pour la signature.

    • Un document tel que la lettre de vérification des employés doit être envoyé à l'employé qui n'a pas besoin de signer.

      Un administrateur sélectionne le modèle sur le service RH. Un ticket RH est créé avec ce service RH. L'agent RH prévisualise le document à l'aide de l'option Afficher un aperçu du document, génère le document et envoie un e-mail à l'employé à l'aide de l'option Envoyer un e-mail sur le ticket.

    Options de tickets dans le formulaire de services RH.

    Plusieurs signatures sont recueillies

    Les documents comme les lettres d'offre d'emploi peuvent nécessiter plusieurs signatures. Lorsque toutes les signatures sont recueillies, le document est automatiquement généré.
    Remarque :
    Pour en savoir plus sur la configuration de cette fonctionnalité, consultez Configuration avancée des formulaires et Gestion avancée des formulaires dans Prestation de services RH.

    Afficher un aperçu, signer ou enregistrer

    Pour certains documents, un agent RH est tenu d'examiner, de signer ou d'enregistrer le document avant de l'envoyer à une personne dans le cadre d'un ticket RH. Cette situation se produit, par exemple, lorsqu'une personne demande une lettre de vérification des emplois précédents. Un agent RH doit examiner le document pour en vérifier l'exactitude, le signer et l'envoyer à l'adresse e-mail demandée.
    • Ouvrez un ticket exigeant l'envoi d'un document à la personne concernée.
    • Assurez-vous que le document est à l'état Travail en cours.
    • L'en-tête de formulaire indique : En-tête de formulaire pour formulaire de ticket de l'administration des effectifs RH.
    • Cliquez sur Afficher un aperçu du document pour visualiser le document.
    • Cliquez sur Signer le document si les documents nécessitent une signature RH.
      Remarque :
      Par défaut, le document peut être visualisé par la personne une fois que vous en affichez l'aperçu. Modifiez ce comportement en définissant le champ État sur le modèle de tâche RH. Vous pouvez accéder au modèle de tâche à partir du formulaire de ticket RH en sélectionnant l’icône Service RH > Activités de service > Modèle de tâche enfant.

    Modifier des valeurs

    Lorsqu'il y a des erreurs dans le document :
    • Vérifiez la table dont sont extraites les informations incorrectes. Par exemple, vérifiez le profil RH [hr_profile] lorsque les coordonnées de l'utilisateur sont incorrectes.
    • Vérifiez le ticket RH pour vérifier que les informations du ticket sont correctes.
    • Vérifiez le modèle de document pour voir s'il y a des erreurs dans le corps du document, au niveau du mappage des champs ou des informations variables.