Utiliser une demande de contrat non en libre-service

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Soumettez des demandes de contrat non en libre-service pour révision des contrats basés sur des modèles tiers.

    Fonctionnalités

    Les demandes de contrat non en libre-service comprennent les caractéristiques suivantes :
    • Capacité à soumettre un document de tiers pour examen.
    • Capacité à charger plusieurs documents contractuels et justificatifs à des fins de révision.
    • Obtenez l’examen et les commentaires des experts techniques internes sur les documents contractuels.
    • Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
    • Référentiel des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.

    Workflow de demande de contrats non en libre-service

    Un workflow pour une demande de contrat non en libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Lancement d’une demande de contrat.
    2. Une demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
    3. Le demandeur de contrat télécharge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
    4. Le prestataire de contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
    5. Si nécessaire, le prestataire du contrat reclasse le contrat et les pièces justificatives.
    6. Si un examen ou un commentaire d’expert est requis de la part des équipes internes, le prestataire de contrat lance un processus de révision interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. La tâche de révision est affectée au réviseur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
      5. Le réviseur du contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. Le réviseur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
    7. Le prestataire du contrat charge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    8. Le prestataire du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé à des contacts tiers.
    9. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’évaluateurs.

    10. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    11. Le prestataire de contrat prépare les signatures en spécifiant la commande dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et envoie le document contractuel pour signature.
    12. Les signataires examinent le document de contrat.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    13. Le contrat signé est stocké dans l’instance ou un ServiceNow système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document de contrat signé à partir du référentiel des contrats.