Demander l'autorisation pour partir en déplacement

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Avant de réserver un déplacement dans un système de gestion des déplacements, demandez une autorisation pour effectuer votre déplacement. Votre gestionnaire ou un approbateur de déplacement peut approuver ou rejeter votre demande de déplacement en fonction des données sur les maladies infectieuses, telles que la COVID-19 et d'une évaluation de la sécurité du site de destination.

    Demande de déplacement

    Utilisez le processus suivant lors de la demande d'autorisation de déplacement :
    1. À partir de votre portail de services ou de votre Employee Service Center (ESC), demandez l'autorisation de vous déplacer.
    2. Un e-mail est envoyé à votre gestionnaire pour approuver ou rejeter la demande. L'e-mail contient un lien vers la demande de déplacement.
    3. Après approbation, le champ Commentaires supplémentaires du formulaire Demande Employee Travel Safety est mis à jour avec la destination de déplacement et les détails sur le nombre de cas de COVID-19 au cours des 14 derniers jours à l'emplacement.
    4. Les demandeurs peuvent effectuer leurs demandes de déplacement via les onglets Catalogue ou Demander quelque chose dans le portail de services.
    5. Les demandeurs peuvent effectuer leurs demandes de déplacement via l'onglet Catalogue dans l'ESC.
    6. Les demandeurs peuvent vérifier l'état de leurs demandes dans l'onglet Demandes du portail de services ou de l'ESC.
    7. Les gestionnaires et les membres de l'équipe d'approbation peuvent afficher les demandes de déplacement des employés à partir du formulaire Employee Travel Safety.

    Créer une demande de déplacement

    Avant de réserver un déplacement dans un système de gestion des déplacements, suivez ces étapes pour demander une autorisation de déplacement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : aucun

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Employee Travel Safety > Demander un déplacement.
      Remarque :
      Pour créer une demande de déplacement dans l’application Now Mobile , accédez à Santé > Suivez ces pratiques de sécurité > Demander une autorisation de déplacement.
    2. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Demander l'autorisation pour partir en déplacement
      Champ Description
      Type de déplacement Type de déplacement. Sélectionnez Intérieur si vous êtes en déplacement vers un emplacement au sein de votre société. Sinon, sélectionnez Extérieur.
      Les emplacements Site de la société vers lequel vous vous rendez. Ce champ s'affiche uniquement si Intérieur est sélectionné dans le champ Type de déplacement.
      Zone de déplacement Pays, État ou comté dans lesquels vous vous rendez. Ce champ permet d'indiquer aux gestionnaires et approbateurs de déplacement les maladies infectieuses, par exemple les données de cas de COVID-19 de votre destination.
      Nom du contact principal Nom de votre hôte ou autre contact à votre destination. Ce champ s'affiche uniquement si Extérieur est sélectionné dans le champ Type de déplacement.
      E-mail du contact principal Adresse e-mail de votre hôte ou autre contact à votre destination. Ce champ s'affiche uniquement si Extérieur est sélectionné dans le champ Type de déplacement.
      Entreprise du contact principal Société de votre hôte ou autre contact à votre destination. Ce champ s'affiche uniquement si Extérieur est sélectionné dans le champ Type de déplacement.
      Date de début du déplacement Date de début de votre déplacement.
      Date de fin du déplacement Date de fin de votre déplacement.
      Motif de la visite Motif de votre visite.
      Notes Commentaires supplémentaires éventuels que vous souhaitez fournir à votre gestionnaire ou aux approbateurs de déplacement.
    3. Cliquez sur Envoyer.
      Lorsque vous soumettez la demande de déplacement, un e-mail peut être envoyé à votre contact principal pour l'informer de votre visite si votre société a activé cette fonctionnalité. L'e-mail informe votre contact de votre intention de voyager et lui demande de vérifier la sécurité du site et sa conformité aux politiques.
      Page d’envoi de demande de déplacement.

    Que faire ensuite

    Vous recevez une notification par e-mail lorsque votre demande de déplacement est acceptée ou rejetée.

    En fonction des politiques de votre organisation, vous devrez peut-être effectuer des vérifications quotidiennes de l'état de santé avant et pendant les déplacements. Vous devrez peut-être également remplir un journal de contacts quotidien pendant le déplacement. Si ces tâches sont obligatoires, vous recevrez des e-mails contenant des instructions. Si vous recevez l'e-mail de vérification quotidienne de l'état de santé, veillez à envoyer la vérification de l'état de santé tous les jours si vous n'avez pas de symptômes. Votre voyage peut être annulé si vous n'envoyez pas votre vérification de l'état de santé.

    Pour afficher toutes vos demandes de déplacement, accédez à Employee Travel Safety > Mes demandes.