Envoyer une enquête de préparation et afficher les réponses

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Utilisez Sensibilisation d'urgence pour envoyer une enquête sur la volonté des employés de revenir travailler au bureau. Passez en revue les réponses à l'enquête pour vous aider dans vos plans de réouverture de votre lieu de travail.

    Avant de commencer

    Pour pouvoir envoyer une enquête, l'application Enquêtes de préparation des employés doit être installée.

    Les employés doivent avoir installé l'application Now® Mobile sur leur téléphone pour recevoir des notifications push mobiles. Pour plus d’informations, consultez Application Now Mobile.

    Rôle requis : sn_imt_checkin.checkin_admin ou admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Emergency Outreach > Envoyer une action de sensibilisation.
    2. Saisissez un nom qui décrit l'objectif de l'enquête.
      Par exemple, « Enquête de préparation à San Diego » ou « Préparation des employés en Europe ».
    3. Facultatif : Dans le champ Description, décrivez l'objectif d'envoi de l'enquête de communication.
    4. Sur l'onglet Quand exécuter, spécifiez quand l'action de communication doit être envoyée.
      OptionAction
      Pour envoyer la notification sur demande Conservez par défaut la valeur de Mode None. La communication est envoyée lorsque vous sélectionnez Envoyer une notification.
      Pour planifier la notification
      1. Définissez le mode sur Planifié.
      2. Dans le champ Exécuter, indiquez la fréquence d'envoi de la communication. Les options disponibles sont : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Une fois.
        • Pour les communications quotidiennes, entrez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer la communication. Vous pouvez spécifier des heures, des minutes et des secondes. Par exemple, entrez 17:30:00 pour envoyer la communication à 17h30. Si vous ne souhaitez pas que la communication soit envoyée certains jours de la semaine, sélectionnez ces jours dans le champ Exclure.
        • Pour les communications hebdomadaires, sélectionnez le jour de la semaine et l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer la communication.
        • Pour les communications mensuelles, sélectionnez le jour du mois et l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer la communication. Si vous sélectionnez un jour qui n'existe pas dans tous les mois, par exemple, 31, la communication sera exécutée le dernier jour du mois.
        • Pour les communications qui ne sont envoyées qu'une seule fois, planifiez la date et l'heure de l'envoi de la communication dans le champ de début.
      3. (Facultatif) Pour envoyer la communication en fonction du fuseau horaire défini dans le profil de l'utilisateur, cochez la case Envoyer à l'heure locale.

        Les messages de communication font référence à une heure d'envoi basé sur le fuseau horaire de l'utilisateur qui envoie la notification. Par exemple, si l'expéditeur se trouve dans le fuseau horaire du Pacifique (États-Unis), l'heure d'envoi affichée pour une communication devant être envoyée à 16 h 30 est 16:30:00 pour les utilisateurs dans ce fuseau horaire et 18:30:00 (18 h 30) pour les utilisateurs du fuseau horaire central (États-Unis). En effet, le fuseau horaire du Pacifique a deux heures d'avance sur le fuseau horaire central.
      Remarque :

      Dans les versions antérieures de Sensibilisation d'urgence, la planification des notifications était configurée en sélectionnant Planifier et en saisissant les détails dans une fenêtre contextuelle. La planification est maintenant configurée sur l'onglet Quand exécuter.

      Les communications planifiées que vous avez envoyées avant la mise à niveau proposeront la fonction de planification précédente si vous devez les renvoyer. Cette fonctionnalité offre la possibilité de configurer de nouvelles communications planifiées et de renvoyer des communications planifiées précédemment.

    5. Identifiez qui recevra la notification de sensibilisation via l'application Sensibilisation d'urgence ou Lieu de travail sûr.
      ApplicationAction
      Sensibilisation d'urgence autonome Dans l'onglet Sélectionner l'audience ciblée, sélectionnez la combinaison d'utilisateurs à qui envoyer la notification de sensibilisation.

      Choisissez parmi les listes d'utilisateurs, les groupes, les services, les emplacements ou d'autres filtres de recherche tels que le bâtiment, le centre de coûts ou le code du pays.
      Lieu de travail sûr Dans l'onglet Lieu de travail sûr Audience, sélectionnez le nom de l'audience à qui envoyer la notification de sensibilisation.
    6. Cliquez sur Enregistrer.
      Les détails de l'enquête de communication sont enregistrés et les listes connexes s'affichent. La liste connexe Canaux supplémentaires est utilisée pour spécifier des canaux personnalisés supplémentaires à utiliser lorsque vous envoyez la notification d'enquête La liste connexe Instances d'enquête est renseignée avec les destinataires de communication et leur état d'enquête après l'envoi de la notification.
    7. Cliquez sur l'onglet Configuration du contenu et, dans le champ Mode de réponse, sélectionnez Enquête.
      Utilisez le champ État qui s'affiche sur le formulaire de sensibilisation pour confirmer l'état de création de vos instances d'enquête lorsque vous envoyez la notification.
    8. Sélectionnez l'enquête à utiliser ou conservez l'enquête sur la volonté des employés de revenir travailler au bureau par défaut.
    9. Pour définir une date d'échéance pour l'enquête, entrez une valeur dans le champ Durée.

      Le champ Durée fixe le délai pour remplir les instances d'enquête affectées, à partir du moment où l'instance d'enquête est générée. Les instances d'enquête créées pour la communication utilisent le champ Durée pour leur échéance au lieu du champ Durée d'évaluation de l'enquête.

    10. Spécifiez comment envoyer la notification de communication.
      OptionAction
      Désactiver la notification par e-mail Décochez la case E-mail.
      Sélectionner l'enquête Sélectionnez l'enquête à utiliser ou conservez l'enquête sur la volonté des employés de revenir travailler au bureau par défaut.
      Sélectionnez une autre notification Cliquez sur l'icône de recherche (Cliquez sur l'icône de recherche de notification) et sélectionnez la notification à utiliser.
      Réviser et modifier le message d'introduction Modifiez le sujet et le corps comme vous le souhaitez.

      La notification inclut le lien de l'enquête que l'employé peut remplir dans l'application d'instance ou mobile.
      Envoyer une notification push mobile
      1. Sélectionnez la case à cocher Notification push Now Mobile.

        La case à cocher est active si ServiceNow NowMobile App Screens et Applet Launcher [com.glide.mobile-employee] sont activés. Le contenu de la notification push s'affiche lorsque la case à cocher est active et que vous pouvez la modifier.

      2. Modifiez le texte du message push à votre guise.

      Les notifications push utilisent le périphérique de notification de demande d'application ServiceNow. Lorsque des utilisateurs enregistrent leur application mobile sur une instance, le périphérique de notification est automatiquement créé dans leurs préférences de notification. Assurez-vous que cet appareil est actif pour les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer la notification push.
      Utiliser un canal de notification personnalisé
      1. Cliquez sur la liste connexe Canaux supplémentaires, cliquez sur Modifieret déplacez le canal vers la liste Canaux supplémentaires.
      2. Cliquez sur Enregistrer.

      Si les cases à cocher Notification par e-mail et Notification push Now Mobile sont sélectionnées, toutes les trois notifications sont envoyées. Pour utiliser uniquement le canal de notification personnalisé, désactivez ces deux cases à cocher.
    11. Cliquez sur Envoyer la notification.
      La notification et le lien de l'enquête sont envoyés à l'audience cible. Une instance d'enquête est créée pour chaque destinataire et son statut est Prêt à prendre.

      Lorsque vous envoyez la notification d'enquête de sensibilisation, toutes les instances d'enquête ouvertes pour les destinataires sont annulées. Lorsque vous renvoyez une notification en vue d'une sensibilisation, les instances d'enquête ouvertes ne sont pas annulées.

      Si vous avez un rayonnement planifié récurrent, tel qu'une enquête envoyée quotidiennement ou par semaine, chaque fois que la diffusion est envoyée, les enquêtes ouvertes du jour ou de la semaine précédente sont annulées.

      Vous ne pouvez pas créer de notification d'enquête de sensibilisation si l'enquête est utilisée dans une notification de sensibilisation programmée.

      Une fois la notification envoyée, la liste connexe des journaux d'instances Emergency Outreach s'affiche. Les valeurs du champ État de création d'instance correspondent à l'état du formulaire de sensibilisation.

      • Réussite : une instance a été créée pour chaque destinataire de l'audience cible. Le nombre d'instances d'évaluation créées doit correspondre au nombre d'instances d'évaluation cible ou de destinataires de l'enquête.

      • Réussite partielle : une instance a été créée pour certains destinataires de l'audience cible, mais pas tous. Le nombre d'instances d'évaluation cibles et d'instances d'évaluation créées ne correspond pas.

        Envoyez les notifications aux utilisateurs qui n'ont pas reçu de notification ou d'instance en cliquant sur Envoyer au reste.

      • Échec : aucune instance n'a été créée et aucune enquête n'a été envoyée.

        Renvoyez la notification à tous les utilisateurs en cliquant à nouveau sur Envoyer une notification.

    12. Pour afficher les instances d’enquête, accédez à Emergency Outreach > Voir les activités de sensibilisation et ouvrez la notification d’enquête pour l’afficher.
      Remarque :
      Les utilisateurs ayant le rôle sn_imt_checkin.checkin_admin peuvent voir toutes les instances d'enquête. Les utilisateurs à qui l'enquête a été affectée ne peuvent voir que leurs propres instances d'enquête.
      Lorsque les employés terminent l'enquête, le statut se met à jour dans leur instance d'enquête.

      Si les employés n'ont pas encore répondu et si les instances ont été créées avec succès pour tous les utilisateurs, cliquez sur Renvoyer la notification. La notification est envoyée à nouveau uniquement aux employés qui n'ont pas encore répondu.

      Consultez le lien connexe du tableau de résultats de l’enquête et la liste des instances d’enquête.

      Lorsqu'une action de sensibilisation est envoyée à l'aide d'un canal de notification personnalisé, une liste connexe Journaux de livraison s'affiche dans l'enregistrement de sensibilisation. Elle répertorie les enregistrements de journal ayant réussi, ainsi que ceux ayant échoué pour la notification que vous avez envoyée.

      En fonction de la méthode de création du canal de notification, les messages de réussite peuvent afficher le nombre de notifications qui ont été envoyées avec succès et le nombre total de notifications qui ont été demandées. Si le nombre total est supérieur au nombre envoyé, la différence correspond au nombre de notifications ayant échoué.

      Ouvrez l'enregistrement et recherchez la cause des erreurs. Corrigez la cause des échecs ou utilisez une autre méthode de notification pour les utilisateurs dont la notification n'a pas été envoyée.

    13. Pour afficher l’état des instances Outreach, accédez à Emergency Outreach > Voir les journaux d'instances de sensibilisation.
    14. Pour afficher le tableau de bord interactif contenant toutes les réponses et les résultats, cliquez sur le lien connexe Afficher le tableau de résultats de l'enquête.
      Tableau de résultats des réponses à l’enquête avec graphiques.

      Cliquez sur n'importe quelle zone d'un graphique pour afficher les enregistrements correspondants.