Gestion des documents d'employé pour Prestation de services RH Espace de travail d'agent

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Employee Document Management offre un espace de stockage, un système de classement, la possibilité de récupérer facilement des documents, de définir qui peut consulter les documents sensibles et quand purger les documents.

    Pour plus d'informations sur Employee Document Management, voir Gestion des documents d'employé.

    Créer ou télécharger des documents d'employés avec Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Créez ou téléchargez des documents d'employés dans un ticket RH avec Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Espace de travail d'agent RH > Listes > Documents des employés > Tout.
      Vous pouvez également créer un document d’employé à partir de Espace de travail d'agent RH > Listes > Profils RH.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Document d'employé
      Champ Description
      Document d'employés Document d'employé à télécharger.

      Cliquez sur Parcourir pour télécharger un document d'employé.

      Par défaut, la taille maximale autorisée d'un document est de 30 Mo. La valeur par défaut peut être modifiée via le champ Taille maximale de chargement de fichier en mégaoctets dans les propriétés des documents d'employés. Pour en savoir plus, consultez Propriétés pour l'application Employee Document Management.

      Après avoir sélectionné un document, les champs de lecture seule affichent la taille du fichier, le format de fichier, la date de création et le nom du créateur.

      Le lecteur dans l'interface utilisateur ne prend en charge que l'affichage des documents PDF. D'autres types de documents peuvent être téléchargés puis consultés.

      Pour obtenir des résultats de recherche optimaux, n'utilisez pas de tirets (-) dans le nom du document. L'utilisation de mots complets séparés par des espaces ou des barres de soulignement fournit de meilleurs résultats de recherche.

      Cochez Oui pour l'option Activer Visionneuse de documents pour avoir un aperçu des documents PDF dans la propriété des documents des employés pour afficher les documents PDF.
      Remarque :
      FedRAMP, les clients sur site, les équipements mobiles, les clients utilisant Edge Encryption ou le support de chiffrement ne prennent pas en charge l'affichage des documents.
      Description Description du document de l'employé.
      Employé Nom de l'employé auquel le document est associé.
      Type de document Type de document associé au document d'employé.

      Les types de documents fournissent la catégorisation et les politiques de sécurité et de conservation.
      Ticket RH Numéro de ticket RH auquel le document d'employé est associé lorsqu'il est déplacé depuis un ticket RH.
      Conservation de la purge État de conservation de purge d'un document.
      • Autorisation de purge en attente : en attente d'autorisation pour la purge de documents.
      • Purge approuvée : le document a l'autorisation de planifier la purge.
      • Purge rejetée : le document n'a pas reçu l'autorisation de purge.
        Important :
        La politique de sécurité du type de document détermine l'autorisation de purge. Les rôles suivants ont la faculté de modifier l'autorisation de purge :
        • Administrateur EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gestionnaire Employee File Management [sn_hr_ef.manager]
    4. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'enregistrement du document d'employé.
      L'onglet Piste d'audit s'affiche.

      Fournit une vue de toutes les actions pour un document d'employé, de la création ou du téléchargement au moment de la purge.

    Déplacer des documents d'employés avec Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Déplacez des documents d'employés d'un ticket dans Prestation de services RH Espace de travail d'agent vers le référentiel des documents d'employés. Le référentiel des documents d'employés fournit un référentiel central pour une identification rapide et facile des documents à l'aide de différentes fonctionnalités de tri.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer, sn_hr_core.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Espace de travail d'agent RH > Listes > Tous les tickets RH > Tout.
    2. Sélectionnez un ticket joint avec des documents d'employés.
      Remarque :
      Depuis la vue de liste, il n'y a aucun moyen d'identifier les tickets RH joints avec des documents d'employés. Pour localiser un ticket RH, vous avez besoin du numéro de ticket RH ou du nom de la personne pour laquelle le ticket a été ouvert.
    3. Cliquez sur Déplacer les pièces jointes.
      Déplacer des documents d'employés d'Agent Workspace vers Employee Document Management
    4. Dans la fenêtre Déplacer les pièces jointes vers les documents de l'employé :
      1. Cochez la case située à côté des documents que vous souhaitez déplacer.
      2. Sélectionnez le type de document pour chaque document. Le type de document détermine la catégorisation, qui peut y accéder, et la politique de conservation. Créez un type de document si le champ Détail de la rubrique associé est vide. La création d'un type de document garantit une catégorisation appropriée.
      3. Cliquez sur Déplacer l'élément sélectionné.
      Remarque :
      Les champs CoE cible et Détail de la rubrique peuvent être modifiés, mais seulement si le document a été ajouté dans le mauvais type de ticket RH.
      Déplacer des documents d'employés d'Agent Workspace vers Employee Document Management

    Résultats

    • Les documents d'employés passent du ticket RH au référentiel des documents d'employés.
    • Pour afficher une liste de tous les documents des employés dans la colonne de liste, sélectionnez Documents des employés. Liste des documents des employés
    • Les pièces jointes déplacées s'affichent dans le panneau latéral contextuel sous l'icône icône Documents des employés Documents des employés dans le ticket.

      Pièces jointes déplacées apparaissant dans le panneau latéral contextuel