Ajouter et configurer des participants pour un contrat à l’aide du Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • En tant que configurateur de contrat, configurez les participants et ajoutez des espaces réservés pour leurs signatures à l’aide Microsoft Word du complément pour ServiceNow® les contrats.

    Avant de commencer

    Le Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats doit avoir été configuré. Pour plus d'informations, consultez Configurer le complément pour ServiceNow les Microsoft Word contrats.

    Il doit exister un modèle de contrat actif à l’état Brouillon ou Modification. Pour plus d'informations, consultez Créer un modèle de contrat contenant des contrôles de contenu.

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_config et canvas_user

    Procédure

    1. Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez marquer les contrôles de contenu dans Microsoft Word.
    2. Dans le Microsoft Word ruban, sélectionnez le ServiceNow complément Contrats.
    3. Sur l’écran de connexion, entrez les informations d’identification de l’instance ServiceNow à partir de laquelle vous avez téléchargé le fichier manifeste.
      Pour plus d'informations, voir Configurer le complément pour ServiceNow les Microsoft Word contrats
    4. Dans l’onglet Modèles de l’écran du complément, sélectionnez le modèle de contrat auquel vous souhaitez ajouter les métadonnées.
    5. Dans l’onglet Signataire , sélectionnez Ajouter un signataire.
    6. Ajoutez et configurez le participant en tant qu’utilisateur interne ou externe.
      Type de signataireChamps disponibles
      Interne
      • Nom : nom d’affichage unique du signataire mappé.
      • Ordre : ordre unique dans lequel une signature doit être initiée pour que le participant termine l’action.
      • Utilisateur : champ de la table associé au modèle de contrat qui sert d’espace réservé pour l’utilisateur. Par exemple : Affecté à.
        Remarque :
        • Lorsque vous sélectionnez une valeur pour ce champ, le participant est considéré comme un utilisateur interne. Si des valeurs sont fournies pour les champs facultatifs Nom du participant et E-mail du participant en même temps que le champ Utilisateur , la tâche de signature électronique est envoyée aux valeurs d’e-mail du participant plutôt qu’aux champs Nom et E-mail associés à l’enregistrement utilisateur.
        • Si le champ Script avancé est sélectionné, la valeur du champ Utilisateur est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle.
      • Nom du participant (facultatif) : champ de la table associé au modèle de contrat qui servira d’espace réservé pour le nom du participant. Par exemple : Fermé par.
      • E-mail du participant (facultatif) : champ de la table associé au modèle de contrat qui sert d’espace réservé pour l’adresse e-mail du participant. Par exemple : Fermé par > e-mail.
      • Titre du participant (facultatif) :
        Option permettant de spécifier le titre lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
        Remarque :
        • La valeur du champ Titre du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
        • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      Externe
      • Nom : champs de la table à laquelle le modèle de contrat est associé.
      • Ordre : ordre dans lequel une signature doit être initiée pour que le participant termine l’action.
      • Utilisateur : ne fournit aucune valeur.
      • Nom du participant : champ de la table associé au modèle de contrat qui sert d’espace réservé pour le nom du participant. Par exemple : Fermé par.

        Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.

        Remarque :
        La valeur du champ Nom du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
      • E-mail du participant : champ de la table associé au modèle de contrat qui sert d’espace réservé pour l’e-mail du participant. Par exemple : Fermé par > e-mail.

        Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.

        Remarque :
        La valeur du champ E-mail du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
      • Titre du participant (facultatif) :
        Option permettant de spécifier le titre lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
        Remarque :
        • La valeur du champ Titre du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
        • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
    7. Sélectionnez Créer.
      • Le signataire est ajouté et la carte du signataire s’affiche.
      • Le signataire est marqué comme interne ou externe en fonction des valeurs fournies.
      • Le signataire ajouté a une signature, une date de signature et des métadonnées.
    8. Placez les métadonnées Sign (Signer ) dans le document.
      1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter la signature.
      2. Sélectionnez la balise Sign pour placer les métadonnées.
    9. Effectuez les étapes pour les métadonnées suivantes :
      • sign_date
      • signatory_name
      • signatory_email
      • signatory_title
      Pour obtenir la liste complète des contrôles de contenu, reportez-vous à la section Ajouter des contrôles de contenu dans un Microsoft Word document.
    10. Facultatif : Affichez les détails du signataire en vous connectant à l’instance ServiceNow et en accédant à la liste connexe Participants du modèle de contrat.

    Résultats

    Les détails du signataire et les métadonnées sont synchronisés avec l’instance ServiceNow .