Enregistrer un visiteur

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Planifiez au préalable la visite de vos visiteurs ou de vos collègues hors site. Spécifiez les détails de leur visite comme la date, l’heure, le lieu, etc.

    Avant de commencer

    Important :
    À partir de Cœur du lieu de travail (sn_wsd_core) version 2.1, toutes les mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont disponibles uniquement sur Espace de travail du Portail de services. Les services du lieu de travail fournis par ServiceNow® sont supprimés de Portail de services sur Cœur du lieu de travail (sn_wsd_core) à partir de la version 2.1. Pour configurer le catalogue de services Workplace dans le Portail de services, consultez Configurer un catalogue dans le portail de services.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Soumettez cette demande pour enregistrer un invité. Spécifiez les éventuelles exigences supplémentaires pour la visite au personnel d'accueil en tant que message privé.

    L'administrateur Gestion des visiteurs du lieu de travail et le personnel d'accueil peuvent également enregistrer des visiteurs directement à partir de l'application. Accédez à la Workplace Visitor Management > Personnel d'accueil > Enregistrer des visiteurs.

    Vous pouvez également enregistrer un visiteur à l'aide de l'assistance par messagerie instantanée Virtual Agent. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail et sélectionnez l’icône de messagerie instantanée ( icône de messagerie instantanée.). Saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour enregistrer un visiteur.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
      Remarque :
      Vous pouvez également émettre une demande à partir de l'Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
    2. Ouvrez la catégorie Gestion des visiteurs.
      1. Sélectionnez Catalogue.
      2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
      3. Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Gestion des visiteurs.
        Remarque :
        Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Gestion des visiteurs.
    3. Sélectionnez Enregistrer un invité.
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Enregistrer un invité
      Champ Description
      Description de la visite Description avec des détails sur le but de la visite.
      Les emplacements Emplacement de la visite.
      Hôte Nom de l'hôte du visiteur. Par défaut, le champ est défini sur Administrateur système.
      Date et heure d'arrivée La date et l'heure d'arrivée de la visite, affichées sous la forme de l'icône de date et d'heure d'arrivée (icône de date et d'heure d'arrivée.).
      Date et heure de départ Ce champ est automatiquement défini sur 1 heure après la date et l’heure d’arrivée spécifiées. Vous pouvez modifier ce champ en sélectionnant votre propre heure à l'aide de l'icône de date et d'heure de départ (icône de date et d'heure de départ.).
      Toute la journée Option pour les visites qui durent une journée entière.
      Message privé destiné au réceptionniste Exigences supplémentaires ou message privé destiné au réceptionniste.
      Co-hôtes Co-hôtes pour le visiteur. Les co-hôtes et l'hôte principal sont informés de l'enregistrement.
    5. Sélectionnez Ajouter un visiteur externe pour ajouter un visiteur.
      1. Sélectionnez Ajouter.
      2. Renseignez les champs du formulaire.
        Tableau 2. Formulaire Ajouter un visiteur externe
        Sélectionner un visiteur connu Option de sélection dans une liste de visiteurs connus si le visiteur est déjà venu auparavant. Cette sélection définit automatiquement le nom, l'adresse e-mail et d'autres informations pertinentes sur le visiteur.
        Type de visiteur Le type de visiteur.
        Prénom Le prénom du visiteur.
        Nom Le nom de famille du visiteur.
        Titre Un titre pour le visiteur si nécessaire.
        E-mail du visiteur L'adresse e-mail du visiteur.
        Numéro de téléphone du visiteur Le numéro de contact du visiteur.
        Organisation L'organisation du visiteur.
        Wi-Fi Option pour donner accès au Wi-Fi au visiteur.
        VIP Option pour marquer le visiteur comme une personne importante (VIP). Cette option aide le réceptionniste à classer le visiteur selon l'ordre de priorité.
        Préférences de stationnement Les préférences de stationnement du visiteur.
        Plaque d'immatriculation Les détails de la plaque d'immatriculation du visiteur.
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaire à l'aide de l'icône d'ajout-suppression d'une ligne (icône d'ajout-suppression d'une ligne.).
    6. Sélectionnez Ajouter un employé de la société pour ajouter un collègue.
      1. Sélectionnez Ajouter.
      2. Renseignez les champs du formulaire.
        Tableau 3. Formulaire Ajouter un employé de la société
        Sélectionner un collègue Le nom de votre collègue.

        Les champs Prénom, Nom de famille et E-mail sont automatiquement définis. Pour modifier des détails, sélectionnez l’icône de prévisualisation de l’enregistrement ( icône de prévisualisation de l’enregistrement)et enregistrez les modifications.
        E-mail Ce champ définit automatiquement l'adresse e-mail du collègue sélectionné. Vous pouvez le modifier.
        Type de stationnement Les préférences de stationnement du collègue.
        Plaque d'immatriculation Les détails de la plaque d'immatriculation du collègue.
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaire à l'aide de l'icône d'ajout-suppression d'une ligne (icône d'ajout-suppression d'une ligne.).
    7. Dans le champ Options de notification , sélectionnez le canal sur lequel être averti lorsque le visiteur arrive dans le bâtiment.
      Vous pouvez le Agent virtuel lier à d’autres canaux comme Microsoft Teams ou Slack. Pour plus d'informations, consultez Integrating Virtual Agent with other channels.
    8. Sélectionnez Soumettre.

    Résultats

    L'enregistrement de votre visiteur est soumis. Vous pouvez afficher vos demandes.

    Que faire ensuite

    Vous pouvez vérifier les détails de votre demande ou choisir de l'annuler à tout moment.
    1. En fonction de votre plateforme, effectuez l'une des actions suivantes pour afficher vos demandes.
      • Sur Espace de travail du Portail de services, accédez à l'onglet Demandes pour afficher vos demandes et vos réservations.
      • Dans la barre de navigation de l'application Now Mobile, appuyez sur For Me (Pour moi) et faites défiler vers le bas jusqu'à la section Ma demande pour afficher vos demandes.
      • Dans la messagerie instantanée d’Agent virtuel, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles afin d’afficher les détails de votre visiteur.
    2. Si vous souhaitez annuler une demande, sélectionnez Annuler la demande.
    3. Vous pouvez rechercher des visiteurs enregistrés dans la liste des visiteurs à l'aide de l'option de recherche.