Explorer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Apprenez-en plus sur Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques un exemple de workflow et passez en revue les avantages qu’il peut apporter.

    Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques avantages

    Tableau 1. Caractéristiques et avantages de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
    Avantage Fonctionnalité Utilisateurs
    Soumettez, examinez, finalisez et gérez les demandes de contrats juridiques. Le service juridique peut gérer et traiter ces demandes juridiques de contrats soumises à partir d’un emplacement centralisé. Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
    • Utilisateur juridique et utilisateur de contrat
    • Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques Prestataire
    Structure de base des contrats Installé avec Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques vous permet de gérer efficacement une bibliothèque de clauses et de variantes de clauses. Structure de base des contrats Configurateur de contrat

    Workflow de demande de contrat d’accord de confidentialité

    Un exemple de workflow pour une demande de contrat d’accord de confidentialité (NDA) peut se dérouler comme suit :
    1. Legal Configurator configure les données de base pour la soumission d’une demande d’accord de confidentialité. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques.
    2. Le demandeur juridique remplit le formulaire de demande d’admission d’accord de confidentialité.
    3. Une demande de contrat est lancée.
    4. Le document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et le contenu est ajouté dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    5. L’utilisateur du contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
    6. Le demandeur de contrat affiche le document contractuel.
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des modifications sont requises, le demandeur du contrat envoie une demande de changement, qui est envoyée au prestataire de contrat.
    7. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
      1. Le prestataire du contrat lance un processus de révision interne.
        1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
          Remarque :
          Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision, ou un réviseur de contrat peut l’affecter lui-même.
        3. Le réviseur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
        6. Le réviseur du contrat examine le document, accepte ou rejette les lignes rouges, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur du contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour s’il est disponible.
        8. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
      2. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    8. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
    9. Tous les signataires soumettent les signatures requises.
    10. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande juridique.
    11. Si un stockage externe est configuré, le contrat signé y est stocké et référencé dans le référentiel du contrat.

    Workflow de demande d’examen de contrat tiers

    En tant que prestataire juridique au sein de l’équipe juridique, vous traitez les demandes d’examen de tiers affectées en effectuant les activités suivantes :
    1. L’utilisateur juridique crée une demande de révision de contrat tiers.
    2. L’utilisateur juridique télécharge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
    3. Le prestataire du contrat examine le document contractuel joint à la demande juridique.
    4. Si nécessaire, le prestataire du contrat reclasse le contrat et les pièces justificatives.
    5. Si un examen ou un commentaire d’expert est requis de la part des équipes internes, le prestataire de contrat lance un processus de révision interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. La tâche de révision est affectée au réviseur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
      5. Le réviseur du contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. Le réviseur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
    6. Le prestataire du contrat charge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    7. Le prestataire du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé à des contacts tiers.
    8. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’évaluateurs.

    9. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    10. Le prestataire de contrat prépare les signatures en spécifiant la commande dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et envoie le document contractuel pour signature.
    11. Les signataires examinent le document de contrat.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    12. Le contrat signé est stocké dans l’instance ou un ServiceNow système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document de contrat signé à partir du référentiel des contrats.