Le suivi de la disponibilité des espaces de travail permet aux gestionnaires de planifier et d'implémenter un retour progressif des employés sur le lieu de travail. Par exemple, après la pandémie de COVID-19, votre organisation peut souhaiter autoriser un certain pourcentage (par exemple, 20 %) de l'ensemble de l'équipe à revenir simultanément à chaque emplacement de travail en fonction de la configuration, des recommandations sanitaires locales et d'autres facteurs. Les gestionnaires du lieu de travail peuvent indiquer la disponibilité de l'espace de travail et prévoir de laisser des espacements à des fins de distanciation physique. Ils peuvent évaluer la situation de manière régulière et libérer de l'espace à mesure que les conditions s'améliorent.

En tant que gestionnaire du lieu de travail, vous pouvez charger les plans des étages de votre organisation, afin que les employés puissent visualiser plus facilement les espaces disponibles lorsqu'ils effectuent des demandes de réservation d'espace de travail.

Évitez les grands rassemblements ou les longues files d'attente dans les emplacements de votre espace de travail tels que la cafétéria, la salle de gym et les portes d'entrée et de sortie. Pour ce faire, définissez des intervalles d'arrivée et demandez aux employés de planifier leurs arrivées.

Les gestionnaires de l'espace de travail peuvent créer des équipes pour les employés et les planifier à des heures et des jours spécifiques. Ils peuvent utiliser ces données pour commencer la planification des niveaux d'occupation des espaces de travail en allouant des employés et des espaces disponibles à des équipes spécifiques.

Par exemple, ils peuvent créer un horaire matinal de 08 h 00 à 13 h 00 pour une équipe. Ils peuvent affecter des espaces de travail disponibles à cette équipe en fonction de directives de l'organisation. Ces espaces de travail affectés peuvent ensuite être réservés aux employés travaillant au bureau pendant cette équipe.

Les propriétaires d'équipes peuvent examiner et modifier les détails des équipes dont ils sont responsables. Ils peuvent également afficher les réservations et les demandes de lieu de travail effectuées pour les équipes dont ils sont responsables.

En utilisant les informations sur les employés et les espaces de travail disponibles, les gestionnaires de l'espace de travail peuvent réserver des zones et des espaces de travail pour les employés. Les gestionnaires des lieux de travail peuvent également générer des réservations pour plusieurs employés à la fois. L'employé et le gestionnaire des espaces de travail sont informés des réservations par e-mail.

Les employés peuvent effectuer des demandes de réservation d'espace de travail dès qu'ils sont prêts à revenir au bureau. Les plans des étages interactifs leur permettent de choisir les espaces de travail à réserver pour une plage de dates spécifiée, un seul jour ou quelques heures. En fonction des directives de votre organisation, la confirmation des demandes de réservation peut être soumise à approbation.

Si les profils de lieu de travail de tous les employés sont configurés, l'application affecte automatiquement les lieux de travail disponibles pour les employés en fonction de la date et de l'heure de sélection lorsqu'ils font une réservation.

Pour des options de réservation sur le lieu de travail plus avancées, utilisez Gestion des réservations du lieu de travail dans la suite Prestation de services sur le lieu de travail. Pour plus d'informations, consultez Workplace Reservation Management.

Les gestionnaires du lieu de travail peuvent surveiller les activités de maintenance qui sont planifiées sur le lieu de travail pour chaque équipe. Ils peuvent également planifier des tâches de maintenance planifiées ou à la demande et générer des rapports pour suivre leur avancement.

Les visualisations de données vous permettent d'évaluer la disponibilité des espaces de travail et les niveaux d'occupation de vos emplacements de bureau, ainsi que de surveiller l'avancement des tâches dans le tableau de bord de l'espace de travail.