ドキュメント管理 システム入力 サードパーティリスク管理

  • リリースバージョン: Australia
  • 更新日 2026年03月12日
  • 所要時間：6分

    • 拡張 ドキュメント管理 システムが サードパーティリスク管理 (TPRM) でサードパーティのコラボレーションと内部ワークフローをどのようにサポートするかについて説明します。

    ドキュメント管理概要

    バージョン 21.1.x 以降、サードパーティリスク管理 (TPRM) のドキュメント管理システム (DMS) は、ベンダーのライフサイクル全体を通じてサードパーティドキュメントを保存、整理、および管理するための一元化されたリポジトリを提供します。DMS は、アセスメント、契約、問題、およびタスク全体でドキュメントを再利用できるようにすることで、証拠追跡を簡素化し、重複を減らし、監査の準備状況を向上させます。ベンダー管理ワークスペース またはサードパーティポータルで DMS にアクセスして、ドキュメントを作成、管理、および参照します。主要連絡先は、ポータルで権限を管理します。TPR 査定人 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor]、TPR マネージャー [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager]、および TPR アドミニストレーターには書き込みアクセス権があり、サードパーティのアセスメントレビュー担当者 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessment_reviewer] には読み取り専用アクセス権があります。DMS は、すべてのドキュメントアクションについて、メタデータ、バージョン管理、検索、レポート、および監査追跡をサポートしています。

    DMS には、次の例に示すように、 ベンダー管理ワークスペース の [ドキュメント] モジュールから内部ユーザーがアクセスできます。
    図 : 1. ベンダー管理ワークスペースのドキュメント管理システム
    ベンダー管理ワークスペースのドキュメントモジュール。
    次の例に示すように、DMS はサードパーティポータルから外部ユーザーがアクセスできます。
    図 : 2. サードパーティポータルのドキュメント管理システム
    サードパーティポータルの DMS。詳細については、この画像の前後の段落を参照してください。

    主な機能

    • サードパーティの連絡先は、サードパーティポータルを使用してドキュメントをアップロードおよび管理できます。

      詳細については、「サードパーティポータルでのドキュメントのアップロードと管理」を参照してください。

    • 内部ユーザーは、 ベンダー管理ワークスペース の [ドキュメント] モジュールからドキュメントレコードを作成してアクセスできます。

      詳細については、「ドキュメントレコードを作成」を参照してください。

    • ユーザーは、ドキュメントバージョンの管理、添付ファイルのダウンロード、メタデータの追跡を行うことができます。

      詳細については、「ドキュメントバージョンを作成」を参照してください。

    • 自動ロールアップを使用して、ドキュメントを複数の TPRM レコードタイプにリンクできます。
      • タスク
      • 問題
      • エンゲージメント
      • アセスメント

      詳細については、「ドキュメントを TPRM レコードにリンクする」を参照してください。

    • 内部ユーザーは、主要連絡先と他の内部ユーザーのロールベースの権限を管理できます。

      詳細については、「ドキュメント共有権限の定義」を参照してください。

    • 各ドキュメントバージョンは、ダウンロードオプション、メタデータと関係の高度な検索とレポート、およびアクションとバージョン履歴の完全な監査トラッキングをサポートしています。

    ドキュメントのライフサイクルとトレーサビリティ

    各ドキュメントは、作成日、タイプ、説明、バージョン、ステータスなどのメタデータをキャプチャします。メタデータは、分類、レポート、およびワークフロールーティングに使用されます。

    各ドキュメントは複数のバージョンをサポートしています。TPR 査定人、マネージャー、およびアドミニストレーターは、任意のバージョンの新しいバージョンのアップロード、バージョン履歴の表示、添付ファイルのダウンロードを行うことができます。バージョンは作成日で降順にソートされます。

    ドキュメントは、アセスメント、エンゲージメント、問題、およびタスクにリンクできます。これらの参照は、関連するサードパーティレコードに自動的にロールアップされます。参照の重複は許可されていません。
    注:
    リンクされたドキュメントは、トレーサビリティとレポートのために別のレコード (アセスメント、エンゲージメント、問題、またはタスク) に関連付けられたドキュメントレコードです。リンクすると、ライフサイクル追跡をサポートする正式な関係が作成されます。参照は、このリンクを表すエントリで、ドキュメントの [参照] タブと関連レコードの [ドキュメント] リストに表示されます。各参照には、レコードタイプや ID などのメタデータが含まれています。主な違いは、リンクはアクションであり、参照は結果であることです。1 つのドキュメントを複数参照することは可能ですが、同じレコードを重複して参照することはできません。

    アップロードやバージョンの更新を含むすべてのドキュメントアクションは、監査目的で追跡されます。監査ログには、許可されたユーザーがアクセスできます。

    コラボレーションとインサイト

    承認や却下を含むすべてのアクションは、透明性とレポート作成のために監査ログで追跡されます。メタデータフィールドでドキュメントを検索し、ドキュメントの使用状況、ステータス、および関係に関するレポートを生成できます。フィルターには、ドキュメントタイプ、リスクカテゴリ、有効期限、およびサードパーティの関連付けが含まれます。レポートモジュールまたはパフォーマンスアナリティクスを使用して、ドキュメントの使用状況、バージョン履歴、およびリンクされたレコードに関するレポートを生成できます。

    レポートタイプには、次のものを含めることができます。
    • メタデータとバージョンの詳細を含むドキュメントインベントリレポート。
    • アセスメント、エンゲージメント、およびタスクに関連付けられたドキュメントを示すリンケージレポート。
    • ドキュメントアクションとライフサイクルイベントの監査レポート。

    Now Assist ドキュメントスキル

    組織で DMS と TPRM 向け Now Assist を使用している場合は、AI 主導のスキルを活用してドキュメントの多いワークフローを簡素化できます。これらの機能により、手作業が減り、精度が向上し、リスクタスクが加速されます。ドキュメント管理およびTPRM 向け Now AssistのNow Assistでは、次の主要なスキルが提供されます。

    • TPRM 問題の要約:複雑なサードパーティリスクの問題を実用的なサマリーに凝縮し、リスクアナリストが迅速にレビューして対応できるようにします。

      詳細については、「TPRM 問題の要約スキル」を参照してください。

    • スマートドキュメント:リスク管理ドキュメントを要約し、迅速な Q&A を提供することで、手動レビューを減らし、デューデリジェンスを迅速化します。

      詳細については、「Smart Documents Skill」を参照してください。

    • ドキュメントから情報を抽出する:AI を使用して、大きなドキュメントから特定のデータポイント (リスクインジケーター、コンプライアンス条項、契約条件など) を取得し、手動によるレビュー時間を短縮し、精度を向上させます。

      詳細については、「Now Assist extract information from documents」を参照してください。

    ドキュメント管理スキルのNow Assistの詳細については、「Explore Now Assist in Document Management」を参照してください。

    制限事項

    • 外部ユーザーは制限によりドキュメントをプレビューできません。ドキュメントを表示するには、ポータルからドキュメントをダウンロードする必要があります。
    • [サードパーティ] フィールドは、ドキュメントの作成時にオプションです。ただし、ドキュメントがサードパーティに関連付けられている場合、このフィールドは必須です。サードパーティに関連付けられていない内部ドキュメントの場合、このフィールドは空のままでかまいません。
    • 現在、ドキュメントの作成とバージョニングには個別の手順が必要です。