Integration mit Smartsheet

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Durch die Integration Ihrer Anwendung [ Software Asset Management in die Anwendung Smartsheet können Sie Ihre Softwareabonnements nachverfolgen und nicht verwendete Lizenzen zurückfordern.

    Wichtig:
    Minimieren Sie Sicherheitsrisiken und schützen Sie Informationen, indem Sie nur den erforderlichen Anwender- oder API-Berechtigungen Zugriff gewähren.
    Tabelle : 1. Minimale Benutzerberechtigungen
    Prozess Erforderliche Anwenderrolle in der Anwendung Smartsheet Authentifizierungsbereiche
    Abonnements herunterladen Administrator Keine
    Anwenderaktivität abrufen Administrator Keine
    Abonnement zurückfordern Administrator Keine

    Erstellen Sie ein Smartsheet API-Zugriffstoken

    Erstellen Sie ein API-Zugriffstoken für die Authentifizierung von Smartsheet API-Anforderungen.

    Vorbereitungen

    Smartsheet Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Öffnen Sie in einem Webbrowser Smartsheet.
    2. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet -Anmeldeinformationen an.
    3. Wählen Sie im Header der Seite Smartsheet das Account-Symbol ( Account-Symbol.) und dann Apps und Integrationenaus.
    4. Wählen Sie im Dialogfeld „Persönliche Einstellungen“ die Option API-Zugriffaus.
    5. Wählen Sie unter API-Zugriffstoken verwalten die Option Neues Zugriffstoken generierenaus.
    6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie im Feld Name des API-Zugriffstokens einen Namen für Ihr API-Zugriffstoken ein, und wählen Sie OKaus.
      Smartsheet generiert Ihr API-Zugriffstoken automatisch und zeigt es an. Aus Sicherheitsgründen wird dieses API-Zugriffstoken nur einmal angezeigt.
    7. Kopieren Sie Ihr API-Zugriffstoken, und speichern Sie es zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort.
    8. Wählen Sie OK.

    Smartsheet-Integrationsprofile erstellen

    Erstellen Sie ein Smartsheet -Integrationsprofil, um -Softwareabonnements nachzuverfolgen und die Lizenzierung für Ihre Smartsheet -Anwendungen zu optimieren.

    Vorbereitungen

    Zum Erstellen eines Smartsheet -Integrationsprofils fordern Sie das Plugin Software Asset Management - SaaS-Lizenzmanagement (com.sn_sam_saas_int) im ServiceNow Storean.

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_integrator oder admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie Software-Asset-Arbeitsbereichverwenden, ist die Option zum Erstellen des Integrationsprofils [ Smartsheet in Core-UI inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum -Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Smartsheet-Integrationsprofil aus.
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Anwenderabonnements > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Smartsheet aus.
      4. Wählen Sie Fortsetzen aus.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Integrationsprofil“.
      Feld Beschreibung
      Name Name des Integrationsprofils.

      Beispiel: Integration von Smartsheets.
      Verbindung und Anmeldeinformationen Alias für Verbindungen und Anmeldeinformationen für die Smartsheet -Spoke. Dieses Feld wird automatisch auf sn_smrtsheet_spoke.Smartsheet festgelegt.
      Status Status des Integrationsprofils.
      • Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Entwurffestgelegt.
      • Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Veröffentlichtgesetzt.
      Profiltyp Integrationsprofiltyp.

      Dieses Feld wird automatisch auf Smartsheet-Abonnement festgelegt.
    3. Stellen Sie auf der Registerkarte Subflow zum Herunterladen von Abonnements sicher, dass das Feld Subflow auf Smartsheet Subflowzum Herunterladen von Abonnements festgelegt ist.
    4. Stellen Sie auf der Registerkarte „Subflow für Aktivität berechnen“ sicher, dass das Feld „ Subflow “ auf Benutzeraktivitäts-Subflow für Smartsheet-Aktualisierung festgelegt ist.
      Wichtig:
      Um eine detaillierte Ereignisnachverfolgung zu ermöglichen, erwerben Sie ein Add-on für die Ereignisberichterstellung bei Smartsheet.
      Sie können auch das Datum und die Uhrzeit, ab der Sie die Anwenderaktivität analysieren möchten, im Feld Anwenderaktivität analysieren von auswählen. Standardmäßig können Sie die Anwenderaktivität bis zu 60 Tage vor dem aktuellen Datum analysieren und Ereignisse anzeigen, die von einzelnen Anwendern ab dem Zeitpunkt der Erstellung dieses Profils durchgeführt wurden.
      Hinweis:
      Software Asset Management ruft die Ereignisse ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie die Analyse der Anwenderaktivität starten, unabhängig vom Datum der Profilerstellung.
      Sie können diesen Wert im Feld Letzter Aktivitätsschwellenwert Ihrer Softwarereklamationsregeln ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Softwarereklamationsregel.
    5. Stellen Sie auf der Registerkarte „Subflow zum Zurückfordern des Abonnements“ sicher, dass das Feld Subflow auf Smartsheet Subflowzum Zurückfordern des Abonnements festgelegt ist.
    6. Wählen Sie Speichern.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt einen Integrationsprofilentwurf. Das -Integrationsprofil verwendet die Subflows [ Smartsheet Abonnements herunterladen, Smartsheet Benutzeraktivität aktualisieren und Smartsheet Abonnement zurückfordern, um Benutzerdaten aus der Anwendung Smartsheet abzurufen.
    7. Öffnen Sie den Datensatz „Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen“, indem Sie das Vorschausymbol ( Vorschausymbol.) neben dem Feld „ Verbindung und Anmeldeinformationen “ und dann Datensatz öffnen in der Datensatzvorschau auswählen.
    8. Wählen Sie im Formular „ Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen“ den zugehörigen Link Neue Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen aus.
    9. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld aus.
      Tabelle : 3. Dialogfeld „Verbindungen und Anmeldeinformationen erstellen“.
      Feld Beschreibung
      Name Name der Verbindung
      API Key API-Schlüssel für Ihre Anwendung Smartsheet.

      Geben Sie einen API-Schlüssel im Format api-access-token ein, wobei <api-access-token> das API-Zugriffstoken ist, das Sie in Smartsheeterstellt haben.
    10. Wählen Sie Erstellen aus.
      Sie kehren automatisch zum Integrationsprofil zurück.
    11. Wählen Sie Veröffentlichen aus.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration hergestellt wurde, erstellt Ihre Instanz ServiceNow automatisch Softwaremodelle, Reklamationsregeln und Benutzerabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Reklamationsregeln, um Anwenderabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Softwarereklamationsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software im Vergleich zu eigener Software nachzuverfolgen.
    Der Abgleich wird für Ihre Abonnements auch als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichergebnisse in der Lizenz-Workbench (Software Asset Management klassische Anwendung) oder in der Ansicht Lizenznutzung (Software Asset Workspace) anzeigen. Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Position bei der Lizenz-Compliance zu bestimmen und etwaige Nichteinhaltungen zu beheben.