Importieren Sie Finanztransaktionen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Importieren Sie eine Microsoft Excel-Tabelle mit Finanztransaktionsdaten, um mit der Verwaltung der Softwareausgaben zu beginnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sam_spend_import oder sam_admin
    Hinweis:
    Benutzer mit der Rolle sam_user können Transaktionsdatensätze manuell erstellen, indem sie oben auf der Seite Alle importierten Transaktionen Neu auswählen.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ihre importierten Daten können alle Finanztransaktionsdaten für Ihr Unternehmen enthalten. Software Spend Detection bestimmt automatisch, ob es sich bei jeder Transaktion um einen Softwarekauf handelt. Stellen Sie vor dem Importieren von Daten sicher, dass die Felder Lieferantenname, Transaktionsbeschreibungund Hauptbuchkonto keine identifizierbaren Informationen wie Unternehmens- oder Mitarbeiternamen enthalten. Nehmen Sie vor dem Import alle erforderlichen Änderungen an den Daten vor. Alle importierten Finanztransaktionsdatenfelder sind nach dem Laden in Ihrer Instanz schreibgeschützt.

    Der Import kann mehrere Stunden dauern, wenn eine große Anzahl von Transaktionen importiert wird.

    Hinweis:
    Software Spend Detection unterstützt Transaktionsdaten derzeit nur in englischer Sprache. Wenn Sie beim Trainieren von ServiceNow künstlicher Intelligenz mithilfe von Daten in anderen Sprachen helfen möchten, wenden Sie sich an das Produktteam von ServiceNow IT Asset Management.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Softwareausgabenerkennung > Administration > Transaktionen importieren.
    2. Wählen Sie Vorlagendatei (.xlsx) herunterladen.
    3. Kopieren Sie Ihre Finanzdaten in die Vorlagendatei.
      Die Pflichtfelder sind Transaktionsdatum, Lieferantenname oder Beschreibungund Typ. Füllen Sie so viele Felder wie möglich aus, um die robustesten Ergebnisse zu erhalten.
      Tabelle : 1. Importvorlage für Softwareausgabentransaktionen
      Feld Beschreibung
      Transaktionsdatum Erforderlich. Transaktionsdatum.
      Anbietername Unternehmen, das der Transaktion zugeordnet ist. Fügen Sie keine identifizierbaren Informationen wie Unternehmens- oder Mitarbeiternamen ein. Geben Sie mindestens einen Lieferantennamen oder eine Beschreibung an.
      Beschreibung Beschreibung des Kaufs. Fügen Sie keine identifizierbaren Informationen wie Unternehmens- oder Mitarbeiternamen ein. Geben Sie mindestens einen Lieferantennamen oder eine Beschreibung an.
      Hauptkonto Hauptbuchkonto oder Ausgabenkategorie. Fügen Sie keine identifizierbaren Informationen wie Unternehmens- oder Mitarbeiternamen ein. Optional.
      Betrag Transaktionsbetrag. Optional.
      Typ Erforderlich. Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung oder Ausgaben aus. Kreditorentransaktionen stammen aus einem Buchhaltungs- oder Beschaffungssystem. Ausgabentransaktionen stammen aus einem Mitarbeiterausgabensystem oder einem Kreditkarten-Feed.
      Standort Standort Optional.
      Kostenstelle Kostenstelle Optional.
      Abteilung Abteilung. Optional.
      Quelle Name des Systems, von dem die Transaktion stammt. Optional.
      Typdetail Beschreibung für das Feld Typ. Für Kreditorenbuchhaltung sind Beispiele Lieferantenrechnung oder Rechnungszahlung. Für Ausgaben sind Beispiele der Kauf von Kreditkarten oder die Erstattung von Mitarbeitern. Optional.
      Externe ID ID der Transaktion im Quellsystem. Optional.
      Personalnummer Mitarbeiter-ID Optional.
      Name des Mitarbeiters Name des Mitarbeiters Optional.
      Mitarbeiter-E-Mail Mitarbeiter-E-Mail. Optional.
    4. Laden Sie die abgeschlossene Datei hoch.
    5. Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Administration > Ergebnisse des Transaktionsimports um Informationen zum Import anzuzeigen und etwaige Importfehler zu beheben.
      Wenn der Import abgeschlossen ist, beginnt Software Spend Detection mit dem Abgleich Ihrer Transaktionen mit Softwareherausgebern und Produkten. Software Spend Detection weist außerdem den Feldern Ist Software-Wahrscheinlichkeit, Produktkonfidenzund Herausgeberkonfidenzfür jede Transaktion einen Wert von 0 bis 1 zu. Zum Beispiel bedeutet ein Wert von .85 für die Herausgeberkonfidenz, dass Software Spend Detection zu 85 % sicher ist, dass der Transaktion der richtige Herausgeber zugeordnet wurde. Wenn der Abgleichsprozess abgeschlossen ist, können Sie die Daten in den Modulen Übersicht, Software-Überschneidungen und Softwareausgabentransaktionen unter Software Spend Detectionanzeigen.

    Nächste Maßnahme

    Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Nicht normalisierte Transaktionen um alle -Transaktionen anzuzeigen, die Software Spend Detection nicht mit einem Softwareherausgeber und einem Produkt übereinstimmen konnten. Sie können diese Transaktionen manuell aktualisieren, um einen Herausgeber und ein Produkt hinzuzufügen. Inhaltsservice aktivieren, um die Übereinstimmung für zukünftige Importe zu verbessern.

    Bei Bedarf können Sie alle Transaktionen aus einem Import massenweise löschen. Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Administration > Ergebnisse des Transaktionsimports, wählen Sie den Importdatensatz aus, und wählen Sie Löschenaus.