メールベースの取り込みの概要

メールベースの取り込みは、ユーザーが AI 関連のケースや問い合わせを送信するためのシンプルで使い慣れた方法を提供します。ユーザーは、ポータル内を移動したりフォームに入力したりする代わりに、設定されたアドレスにメールを送信します。メールを受信すると、システムはメッセージを処理して件名、本文、送信者などの重要な情報を抽出し、AI ケースまたは照会を作成します。この自動化により、送信を一貫して即座にキャプチャし、レビューして対処できるようになります。

段階的な設定手順については、「 AI のリスクおよびコンプライアンスのメールベースの取り込みの構成」を参照してください。

メールベースの取り込みのメリット

この機能には次のメリットがあります。

• ユーザーは、使い慣れたコミュニケーション方法を使用して、AI 関連の懸念事項や質問を送信できます。
• 手作業によるデータ入力を減らし、レポートエラーを最小限に抑えることができます。
• 各送信が追跡可能なレコードとしてキャプチャされていることを確認するのに役立ちます。
• 新しいケースや問い合わせをすぐにレビューできるようにすることで、可視化を向上させます。

メールからServiceNow へのフィールドマッピング

受信メールが処理されると、メールからの情報を使用して、結果の AI ケースまたは AI 照会レコードのフィールドに入力されます。

• メール送信者は、両方のレコードタイプの [ 要求者 ] フィールドにマッピングされます。
  注:

  この動作は、受信メール設定と信頼できるドメインの設定によって異なります。ユーザーの自動作成が無効になっている場合、[ 要求者] フィールドには [ゲスト] と表示されます。
• メール送信日は、AI ケースの [ディスカバリー日 ] フィールドと AI 照会の [ 作成日] フィールドに入力されます。
• TO 受信者は、両方のレコードタイプの アサイン先グループ を決定します。
• CC 受信者はウォッチ リストに追加されます。
• メールの重要性によって、ケースまたは照会の優先度が決まります。
  • 重要度が高:優先度 2 (高) の AI ケースまたは照会を作成します。
  • 通常の重要度:優先度 3 (中) の AI ケースまたは照会を作成します。
  • 重要度が低:優先度 4 (低) の AI ケースまたは照会を作成します。
• メールの件名はレコード 名に設定されます。
• メール本文が [ 説明] フィールドに入力されます。
• メールの添付ファイルが含まれ、レコードにリンクされます。
• AI ケースの場合、[ ソース ] フィールドは [メール] に設定されます。