Traiter une question juridique

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • En tant que propriétaire de question, traitez une question juridique qui vous est affectée pour résoudre les problèmes ou répondre aux requêtes.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_matter.matter_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une question juridique, vous pouvez accéder à la question juridique et y travailler tout comme les propriétaires de question. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Propriétaire de question, Groupe d'affectation et Autorisation de groupe d'affectation.

    Remarque :
    Lorsque vous n'êtes pas disponible, vous pouvez déléguer vos fonctions juridiques à d'autres utilisateurs.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Demande juridique > Legal Counsel Center.
    2. Dans l’onglet Centre de conseil juridique , sélectionnez l’icône de liste (icône Liste).
    3. Dans l'onglet Listes, ouvrez une question juridique en sélectionnant une option sous Questions.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une question juridique à traiter.
      3. Si la question juridique vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer pour commencer à travailler dessus.

        L'état de la question juridique devient Travail en cours.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une question juridique à traiter.
    4. Facultatif : Mettez à jour l'autorisation du groupe d'affectation pour modifier le niveau d'autorisation de la question juridique pour le groupe d'utilisateurs affecté.
      • Aucun accès : seuls le responsable du domaine de pratique, le chef de groupe et le propriétaire de la question (utilisateur dans le champ Propriétaire de la question) peuvent accéder à la question juridique et travailler dessus.
      • Lecture : tous les membres du groupe d'affectation peuvent uniquement consulter la question juridique.
      • Modification : tous les membres du groupe d'affectation peuvent uniquement consulter et modifier la question juridique.
      Remarque :
      Le propriétaire de la question, le responsable du domaine de pratique ou le chef de groupe peut définir les autorisations du groupe d'affectation sur la question juridique.
    5. Créez des artefacts (dossiers) et joignez des fichiers à l'artefact d'une question juridique pour stocker les documents justificatifs collectés dans la question.
    6. Facultatif : Si la demande doit être réaffectée à un nouveau groupe d'affectation pour des raisons professionnelles, sélectionnez un nouveau groupe d'affectation dans le champ Groupe d'affectation.
      Remarque :
      La modification du champ Groupe d'affectation n'est disponible que lorsque l'option Groupe d'affectation modifiable dans la question est configurée dans le formulaire d'admission associé.
      Lorsque le groupe d’affectation est modifié, les membres existants du groupe qui ne font pas partie du groupe d’affectation mis à jour peuvent perdre l’accès à la question. Le champ Propriétaire de la question est également vide et le propriétaire de la question est informé par e-mail.
    7. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la question juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle matter_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs.
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une question juridique.
    8. Facultatif : Initiez une approbation ad hoc pour la question juridique ou le contenu de son artefact lorsqu'une approbation est requise de la part d'autres personnes concernées.
    9. Facultatif : Communiquer avec un conseiller externe lors de la résolution des problèmes.
    10. Facultatif : Communiquez avec le demandeur ou d’autres personnes concernées par e-mail, messagerie instantanée, notes de travail ou commentaires.
      • Utilisation d’e-mails : communiquez avec toutes les personnes concernées à l’aide d’e-mails. Pour plus d’informations, voir Communiquer à l’aide d’e-mails.
      • Utilisation des chats en direct : communiquez avec toutes les personnes concernées à l’aide des chats instantanés. Pour plus d'informations, consultez Démarrer une session de messagerie instantanée via la boîte de réception Centre de conseil juridique.
      • Utilisation des commentaires : Pour communiquer avec le demandeur ou d’autres personnes concernées, dans la section Composer, saisissez votre message dans le champ Commentaires et cliquez sur Publier des commentaires.
      • À l’aide de notes de travail : communiquez avec les autres membres du département juridique, dans la section Composer, saisissez votre message dans le champ Notes de travail et cliquez sur Publier des notes de travail.
        À l’aide de modèles de réponses, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans les e-mails, les messageries instantanées et les champs du formulaire Demande juridique et Question juridique, tels que les commentaires et les notes de travail. Sélectionnez l’icône Modèle de réponse (icône Modèle de réponse)et recherchez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le champ requis.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponses configurés pour les services juridiques peuvent être utilisés.
    11. Facultatif : Créez et gérez une liste de vérification des éléments dans la section Counsel Assist pour suivre les actions à réaliser en vue de résoudre la question juridique.
    12. Créez des phases et des tâches dans celles-ci afin d'organiser l'investigation.
      Vous pouvez affecter ces tâches à des utilisateurs de différents départements de votre organisation.
    13. Ajoutez des jalons pour suivre les chronologies et effectuer les tâches importantes.
    14. Facultatif : Associez la question à une autre demande juridique de nature similaire.
    15. Fermez la question juridique une fois que vous avez terminé les activités requises ou annulez-la si elle ne nécessite pas d'autre action.
      • Pour fermer la question, suivez les instructions indiquées dans Fermer la question juridique.
      • Pour annuler la question, cliquez sur le bouton Plus d'actions (icône de bouton Plus d'actions.) et sélectionnez Annuler.
    16. Si de nouvelles informations apparaissent ou si une investigation plus approfondie est requise, rouvrez la question juridique après qu'elle a été fermée ou annulée.