Planifiez un événement ou un rendez-vous dans Microsoft Outlook à l’aide des fonctionnalités supplémentaires fournies par l’application Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in .
Avant de commencer
Rôle requis : admin
Procédure
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Ouvrez l’application Microsoft Outlook .
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Effectuez l’une des actions suivantes en fonction du type de réservation que vous souhaitez effectuer :
- Pour créer un rendez-vous ou un événement, accédez à .
- Si vous souhaitez envoyer une invitation à une réunion, accédez à .
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Dans la fenêtre Rendez-vous, sélectionnez le complément de réservation.
Le complément ouvre une barre latérale qui contient un formulaire de réservation.
Remarque : Le nom du complément dépend du nom spécifié dans le fichier manifeste.
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Sélectionnez une date et une heure pour la réservation.
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Dans la barre latérale Réserver un espace, renseignez les champs suivants :
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Sélectionnez le bâtiment dans lequel vous souhaitez prendre rendez-vous.
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Sélectionnez l’étage dans lequel vous souhaitez réserver un espace pour le rendez-vous.
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Sélectionnez la capacité de l’espacerequise.
Les espaces s’afficheront en fonction de la capacité spécifiée.
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Cliquez sur Rechercher.
Les espaces disponibles sont affichés en fonction de la recherche.
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Sélectionnez un espace dans la liste des espaces disponibles.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs espaces.
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Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, pour marquer tous les détails de l’espace comme privés, sélectionnez Rendre tous les détails de l’espace privés.
Remarque : L’option s’affiche en fonction des paramètres de confidentialité définis sur les espaces sélectionnés.
- Facultatif :
Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, pour définir la confidentialité d’un espace individuellement, utilisez l’option Rendre privé les détails de l’espace placé sous chaque espace.
Remarque : L’option s’affiche en fonction des paramètres de confidentialité définis sur l’espace.
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Cliquez sur Enregistrer, puis sur Suivant.
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Cliquez sur +Ajouter des services supplémentaires pour demander des services supplémentaires avec votre réservation.
- Facultatif :
Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, sélectionnez +Ajouter des services supplémentaires sous chaque espace séparément.
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Dans le formulaire Services, sélectionnez parmi les services suivants :
- Restauration : possibilité de demander des services de restauration. Spécifiez vos préférences en matière de petit-déjeuner et/ou de déjeuner et la quantité requise.
- Équipement : possibilité de demander tout équipement spécial pour la réunion.
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Cliquez sur Enregistrer les services.
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Vérifiez les détails de votre réservation.
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Pour modifier votre réservation, cliquez sur Modifier la réservation.
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Pour modifier les services supplémentaires demandés, cliquez sur +Ajouter/gérer des services supplémentaires.
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Cliquez sur Enregistrer la réservation.
La réservation est créée et enregistrée dans l’application Gestion des réservations du lieu de travail .
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Dans la fenêtre de rendez-vous Outlook, cliquez sur Envoyer pour envoyer la demande de réunion.
La demande de réunion sera envoyée aux espaces sélectionnés pour confirmer la réservation.
Remarque : Si la synchronisation du calendrier du lieu de travail est installée et que le mode d’authentification personnelle est activé, une notification contextuelle s’affiche si un utilisateur ne dispose pas d’un jeton lors de la tentative de réservation d’une salle synchronisée. La notification informe l’utilisateur que le jeton n’est pas disponible et lui demande de se connecter à Microsoft Exchange avec l’adresse e-mail respective pour récupérer le jeton.
Résultats
La réservation est créée. La réservation n’est envoyée que si vous envoyez l’invitation à partir de la fenêtre Microsoft Outlook.