Travailler sur les demandes juridiques d’accord de confidentialité

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe de support dédié aux contrats juridiques, traitez la demande juridique. Chargez le document révisé dans la demande et envoyez-le au demandeur à partir de la demande.

    Avant de commencer

    Le responsable du domaine d’activité ou le gestionnaire de groupe devrait vous avoir affecté la demande. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ouvrir la demande pour l'affecter à vous-même ou à une personne du groupe.

    Rôle requis : sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez accéder à la demande et y travailler, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Procédure

    1. Affectez-vous une demande juridique ou affectez-la à une personne de votre groupe d'affectation.
      Pour plus d'informations, voir Affecter une demande juridique
    2. Commencez à travailler sur une demande juridique.
      1. Accédez à la Tout > Demande juridique > Legal Counsel Center.
      2. Cliquez sur l'icône de liste (icône Liste).
      3. Sélectionnez l’option Demandes juridiques .
      4. Sélectionnez M'affecter.
      5. Ouvrez la demande juridique à partir de la liste.
      6. Sélectionner Démarrer le travail
      L’état de la demande juridique passe à Travail en cours.
    3. Dans l’onglet Listes , accédez à Demandes juridiques ou Demandes de contrat.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat sur laquelle travailler.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat sur laquelle travailler.
    4. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs.
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    5. Facultatif : Dans la demande juridique, mettez à jour la liste de surveillance, Collaborateurs et Demandé pour.
      Toutes les modifications apportées à la liste de surveillance, aux collaborateurs et à la liste Demandé pour sont synchronisées avec la demande de contrat.
    6. Facultatif : Mettez à jour un nom de société en sélectionnant son nom dans le champ Société .
      Si le nom de société n’est pas répertorié dans le champ Société , cochez la case Ajouter un nouveau nom de société , puis entrez le nom de la société dans le champ Nouvelle dénomination sociale de la société .
    7. Facultatif : Si vous avez ouvert une demande de contrat à partir de la liste Demandes juridiques , sélectionnez l’onglet Demandes de contrat .
    8. Facultatif : Lancez une approbation ad hoc de la révision du document contractuel lorsqu’une approbation est requise d’autres personnes concernées.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour la révision d’un document contractuel.
    9. Facultatif : Ajoutez des signataires internes ou externes à la demande de contrat en accédant à l’onglet Signataires et en sélectionnant Ajouter.
      Remarque :
      Vous pouvez ajouter des signataires dans les demandes juridiques NDA uniquement lorsque le contrat est généré à partir d’un modèle configuré avec des blocs de signature
      OptionÉtapes
      Interne
      1. Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire.

        Les champs Nom de signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés.

      2. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé au signataire. La valeur de commande doit être unique
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Externe
      1. Dans le champ Nom de signataire autorisé , saisissez le nom du signataire externe.
      2. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire externe.
      3. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire externe.
      4. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour signature électronique. La valeur de commande doit être unique.
      5. Sélectionnez Ajouter.
    10. Facultatif : Supprimez les signataires de la demande de contrat en accédant à l’onglet Signataires , en sélectionnant le signataire, puis en sélectionnant Supprimer.
      Remarque :
      Vous pouvez supprimer des signataires dans les demandes juridiques NDA uniquement lorsque le contrat est généré à partir d’un modèle configuré avec des blocs de signature
    11. Facultatif : Dans l’onglet Signataires , sélectionnez Synchroniser les signataires pour mettre à jour le document contractuel avec les derniers détails du signataire.
      Pour plus d'informations, voir Mise à jour et synchronisation des signataires
      Remarque :
      Cette option n’est pas disponible à Gestion des contrats Pro partir de la version 1.2.1.
    12. Dans la section Activité, examinez les changements demandés par le demandeur et apportez les modifications nécessaires au document contractuel.
    13. Chargez le document de contrat révisé.
      1. Dans l’onglet Documents contractuels , sélectionnez Créer une révision.
      2. Dans la boîte de dialogue Créer une révision, sélectionnez la source du contrat mis à jour et chargez une nouvelle révision du document.
        Source du contrat Action
        Ordinateur Dans le champ Pièce jointe , sélectionnez Joindre un fichier et chargez le contrat mis à jour.
        Flux d'activité Dans le champ Document , sélectionnez le document dans le flux d’activité.

        Le flux d’activité comprend les documents joints lors de la demande de modifications d’un contrat ou les documents reçus par e-mail.
        Stockage externe Si le stockage externe est configuré, sélectionnez le document dans le champ Document .
      3. Facultatif : Ajoutez des notes de travail pour fournir des informations sur le document joint.
      4. Sélectionnez Créer.
      Le document joint est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. Le document est répertorié dans l’onglet Document contractuel .
    14. Lorsqu’une demande juridique change, créez une nouvelle version du document contractuel avec les métadonnées et les signataires mis à jour et conservez les changements de la version précédente en sélectionnant Synchroniser le document.
      Pour plus d'informations, consultez Synchroniser un document d’accord de confidentialité après la modification d’une demande de contrat en libre-service (Gestion des contrats Pro 1.2.1).
      Remarque :
      Cette option est disponible à partir de la Gestion des contrats Pro version 1.2.1
    15. Facultatif : Pour tout changement dans la demande juridique, sélectionnez l’option Régénérer pour créer une nouvelle version du document contractuel avec des métadonnées et des signataires mis à jour, et ignorer les changements de la version précédente.
      Pour plus d'informations, consultez Régénérer le document contractuel après modification de la demande.
    16. Configurez un e-mail destiné aux personnes concernées pour demander que le document contractuel rempli soit examiné et que les changements soient confirmés.
      1. Sélectionnez Composer un e-mail.
      2. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, CC et Cci , le cas échéant.
        Le champ CC est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail du demandeur.
      3. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
        La description brève de la demande est renseignée par défaut.
      4. Dans le champ Pièces jointes , sélectionnez +Ajouter un fichier.
      5. Indiquez si la source du fichier est votre ordinateur ou une pièce jointe à un enregistrement, puis sélectionnez le fichier à joindre.
        Si vous avez marqué une révision de document contractuel comme prête, elle est jointe à l’e-mail par défaut.
      6. Saisissez votre propre message dans le corps de l’e-mail ou copiez et collez le contenu d’un modèle de réponse par e-mail dans le corps de l’e-mail.
        À l’aide de modèles de réponses, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans le corps de l’e-mail. Sélectionnez l’icône Modèle de réponse (icône Modèle de réponse)et recherchez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le corps de l’e-mail.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponse configurés pour le canal d’e-mail peuvent être utilisés. Pour plus d’informations, consultez Modèles de réponses configurés pour le canal d’e-mail.

        Pour plus d’informations, consultez Communiquer par e-mail.

      7. Envoyez l’e-mail immédiatement ou indiquez qu’il doit être envoyé ultérieurement.
        • Pour envoyer l’e-mail immédiatement, sélectionnez Envoyer un e-mail.
        • Pour indiquer que l’e-mail doit être envoyé ultérieurement, sélectionnez Enregistrer comme brouillon.

          Si vous choisissez d’enregistrer l’e-mail en tant que brouillon, vous pouvez le modifier ultérieurement. Si une révision de document plus récente a été publiée, vous devez la remplacer par celle que vous avez jointe.