Modèles de documents RH

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Les modèles de document RH sont utilisés pour créer et modifier des documents RH réutilisables.

    Important :

    À partir de la Yokohama version, les modèles de documents RH ne seront plus disponible. Cette fonctionnalité sera masquée et non activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

    Utilisez Modèles de documents la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives de migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

    Pour en savoir plus sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

    Utilisez des modèles de documents RH pour les documents qui peuvent être personnalisés avec des dates, des noms et des signatures tels que :
    • Lettres de vérification des emplois
    • Accords de confidentialité
    • Lettres d’offre
    • Accords de remboursement des frais de scolarité

    Vous pouvez personnaliser les modèles de document RH en mappant les champs ou en utilisant des variables des tables disponibles pour placer les données dans les champs. Vous pouvez également capturer plusieurs signatures électroniques dans un document qui est généré automatiquement une fois que toutes les signatures ont été capturées.

    Il existe deux types de modèles de documents RH, tous deux créent des fichiers PDF, mais sont créés et gérés différemment :
    1. Modèles de documents (HTML)
    2. Modèles de documents PDF

    Texte de confirmation

    Dans vos modèles de documents, vous pouvez capturer la signification d’une signature. Vous pouvez ajouter un texte de confirmation à vos modèles de document qui invite l’utilisateur à cocher une case lors de la signature ou de la fourniture d’informations d’identification à un document.

    Modèles de documents (HTML)

    Les modèles de document sont créés au sein de l’application RH et utilisent des variables pour pré-remplir les informations des tables dans le document. Vous créez l’apparence du document en définissant l’en-tête, le pied de page, les images, l’emplacement du pied de page et le texte dans le modèle. Le système de base fournit des modèles de document par défaut que vous pouvez utiliser pour modéliser vos documents :
    • Lettre de vérification des employés au Canada
    • Lettre de vérification des employés aux États-Unis
    • Modèle de lettre d’offre
    • Accord sur l’enseignement

    Avant de commencer à générer des documents, configurez les modèles avec le logo et le texte de votre société. Obtenez les éléments et informations suivants pour créer ou configurer les modèles de documents RH prédéfinis.

    • Une page du papier à en-tête de votre entreprise.
    • Copies de la lettre de vérification des emplois de votre entreprise actuelle et des modèles de lettre d’offre, le cas échéant.
    • Image du logo à utiliser dans votre en-tête. L’image d’en-tête doit avoir une hauteur maximale de 50 px. Si votre papier à en-tête comprend un logo et du texte, assurez-vous que l’image du logo inclut le texte, car vous ne pouvez configurer que l’image (et non le texte) dans l’en-tête.
    • L’image du logo à utiliser dans votre pied de page, le cas échéant. L’image du logo doit avoir une hauteur maximale de 15 pixels. Vous pouvez configurer à la fois une image et du texte dans le pied de page. Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que l’image est optimisée et qu’il s’agit d’un fichier SVG (Scalable Vector Graphics).
    Important :
    L’utilisation des modèles de documents RH avec itext5 n’est plus prise en charge. Utilisez plutôt des modèles de documents RH avec itext7.

    Pour utiliser la fonctionnalité de modèles de documents RH avec itext7, la propriété booléenne itext7.pdf_conversion doit être définie sur vrai dans le champ d’application Ressources humaines : Core (sn_hr_core). Cette propriété est définie sur vrai, par défaut, depuis la Paris version. Si vous utilisez la version des modèles de document RH publiée antérieurement Paris , créez manuellement la propriété itext7.pdf_conversion pour passer à itext7.

    Modèles de documents PDF

    Les modèles de document PDF proviennent de documents gérés et utilisent le mappage de champs pour pré-remplir les informations des tables dans le document. Avant de personnaliser un document :
    • Le document doit être un PDF remplissable. Consultez la page d’accueil d’Adobe et recherchez Convertir des formulaires existants en PDF remplissables pour savoir comment créer des documents https://www.adobe.com/ PDF remplissables .
    • Le document doit être téléchargé et publié.
    Le système de base fournit le modèle de document PDF par défaut à titre d’exemple : Accord de confidentialité (exemple).

    Génération de documents

    Le modèle de document et le modèle de document PDF génèrent tous deux des documents PDF qui peuvent être révisés ou imprimés et qui peuvent nécessiter plusieurs signatures.

    Un cas d’utilisation courant pour générer un document à partir d’un ticket RH est lorsqu’un employé demande une lettre de vérification des emplois. Pour plus d’informations sur la génération d’un document PDF à partir d’un ticket RH, reportez-vous à la section Génération de documents RH.