Travailler sur une question juridique

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • En tant que propriétaire de question, travaillez sur une question juridique qui vous est affectée pour résoudre des problèmes ou répondre à des requêtes.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_matter.matter_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une question juridique, vous pouvez accéder à la question juridique et y travailler tout comme les propriétaires de question. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Propriétaire de la question, Groupe d’affectation et Autorisation du groupe d’affectation .

    Remarque :
    Lorsque vous n’êtes pas disponible, vous pouvez déléguer vos obligations légales à d’autres utilisateurs.

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Demande juridique > Centre de conseil juridique.
    2. Dans l’onglet Centre de conseil juridique , sélectionnez l’icône de liste ( icône Liste).
    3. Dans l’onglet Listes , ouvrez une question juridique en sélectionnant une option sous Questions.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Assigned to Me (Me l’affecter ).
      2. Sélectionnez une question juridique sur laquelle travailler.
      3. Si la question juridique vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer pour commencer à travailler dessus.

        L’état de la question juridique passe à Travail en cours.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une question juridique sur laquelle travailler.
    4. Facultatif : Mettez à jour l’autorisation de groupe d’affectation pour modifier le niveau d’autorisation de la question juridique pour le groupe d’utilisateurs affecté.
      • Aucun accès : seuls le responsable du domaine d’activité, le gestionnaire de groupe et le propriétaire de la question (utilisateur dans le champ Propriétaire de la question ) peuvent accéder à la question juridique et y travailler.
      • Lecture : tous les membres du groupe d’affectation peuvent uniquement voir la question juridique.
      • Modifier : tous les membres du groupe d’affectation peuvent voir et modifier la question juridique.
      Remarque :
      Le propriétaire de la question, le responsable du domaine d’activité ou le gestionnaire de groupe peut définir les autorisations de groupe d’affectation sur la question juridique.
    5. Créez des artefacts (dossiers) et joignez des fichiers à un artefact de question juridique pour stocker les pièces justificatives collectées dans la question.
    6. Facultatif : Si la demande doit être réaffectée à un nouveau groupe d’affectation pour des raisons professionnelles, sélectionnez un nouveau groupe d’affectation dans le champ Groupe d’affectation .
      Remarque :
      La modification du champ Groupe d’affectation n’est disponible que lorsque l’option Groupe d’affectation modifiable dans la question est configurée dans le formulaire d’admission associé.
      Lorsque le groupe d’affectation est modifié, les membres existants du groupe qui ne font pas partie du groupe d’affectation mis à jour peuvent perdre l’accès à la question. Le champ Propriétaire de la question est également effacé et le propriétaire de la question est informé par e-mail.
    7. Facultatif : Si vous avez besoin d’aide d’autres prestataires pour travailler sur la question juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs .
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle matter_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu’ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une question juridique.
    8. Facultatif : Lancez une approbation ad hoc pour la question juridique ou le contenu de son artefact lorsqu’une approbation est requise d’autres personnes concernées.
    9. Facultatif : Contacter un conseiller externe lors de la résolution des problèmes.
    10. Facultatif : Communiquez avec le demandeur ou d’autres personnes concernées par e-mail, messagerie instantanée, notes de travail ou commentaires.
      • À l’aide d’e-mails : communiquez avec toutes les parties prenantes à l’aide d’e-mails. Pour plus d’informations, voir Communiquer par e-mails.
      • À l’aide de chats en direct : communiquez avec toutes les personnes concernées à l’aide de chats. Pour plus d'informations, consultez Démarrer une session de messagerie instantanée via Centre de conseil juridique la boîte de réception.
      • Utilisation des commentaires : pour communiquer avec le demandeur ou d’autres personnes concernées, dans la section Composer, saisissez votre message dans le champ Commentaires et cliquez sur Publier des commentaires.
      • Utilisation des notes de travail : communiquez avec les autres membres du service juridique, dans la section Composer, saisissez votre message dans le champ Notes de travail et cliquez sur Publier des notes de travail.
        À l’aide de modèles de réponses, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans les e-mails, les messageries instantanées et les champs du formulaire de demande et de question juridique, tels que les commentaires et les notes de travail. Sélectionnez l’icône de modèle de réponse (icône Modèle de réponse)et recherchez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le champ requis.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponses configurés pour les services juridiques peuvent être utilisés.
    11. Facultatif : Créez et gérez une liste de vérification d’éléments dans la section Assistance juridique pour suivre ce qui doit être fait pour résoudre la question juridique.
    12. Créez des phases et des tâches sous des phases pour organiser l’enquête.
      Vous pouvez affecter ces tâches à des utilisateurs de différents départements de votre organisation.
    13. Ajoutez des jalons pour suivre les chronologies d’exécution des tâches importantes.
    14. Facultatif : Associez la question à une autre demande juridique de nature similaire.
    15. Fermez la question juridique une fois que vous avez terminé les activités requises ou annulez-la si elle ne nécessite pas d’action supplémentaire.
    16. Si de nouvelles informations font surface ou si une enquête plus approfondie est nécessaire , rouvrez la question juridique après sa clôture ou son annulation.