Gestion des entretiens

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 13 minutes de lecture

    • Utilisez Gestion des entretiens pour créer des modèles permettant de capturer des questions, des réponses et des notes de manière cohérente et efficace, de synchroniser la planification avec Microsoft Outlook et de mieux planifier et suivre vos entretiens.

    Configurer Interview Templates

    Configurez des modèles d’entretien Prestation de services RH afin que vos agents puissent capturer rapidement, systématiquement et avec précision les informations appropriées.

    Activez le module d’extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) pour si Now Platform vous avez le rôle administrateur. Pour plus d'informations, consultez Activer Interview Templates.
    • Créez des modèles de questions d’entretien.
    • Créez des balises de modèle d’entretien. Les balises vous aident à filtrer vos modèles de questions d’entretien afin que vous puissiez facilement rechercher des questions pertinentes à utiliser lors d’un entretien. Par exemple, les agents posent des questions différentes selon la personne à qui ils s’adressent et les allégations spécifiques. Les balises de modèle aident les agents à trouver le modèle d’entretien approprié.
    Tableau 1. Rôles installés
    Rôle Description Contient les rôles
    Administrateur du modèle de questions d’entretien [sn_interview_temp.admin] Peut accéder, lire, créer et modifier les modèles de questions d’entretien, les balises de modèle et les propriétés Relations avec les employés. sn_interview_temp.reader, sn_interview_temp.writer
    Rédacteur du modèle de questions d’entretien [sn_interview_temp.writer] Peut accéder, lire, créer et modifier les modèles de questions d’entretien et les balises de modèle. sn_interview_temp.lecteur
    Lecteur de modèle d’entretien [sn_interview_temp.reader] Peut accéder aux modèles de questions d’entretien et aux balises de modèle et les lire N/A

    Propriétés système

    La propriété système sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables détermine les tables dans lesquelles vous êtes autorisé à créer des balises de modèle d’entretien pour les modèles de questions d’entretien.

    Lorsque vous entrez plusieurs tables, séparez les noms de tables par une virgule (,), mais sans espace entre chaque table.

    Propriété système du modèle de question d’entretien

    Balises du modèle

    Les balises de modèle sont un moyen d’organiser vos modèles d’entretien et de les filtrer lorsque vous recherchez le bon modèle. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.

    Dans l’interface utilisateur héritée, vous pouvez sélectionner le bouton Questions pour afficher tous les modèles d’entretien. Les balises du modèle apparaissent au bas de chaque modèle d’entretien affiché.

    Dans le Prestation de services RH Espace de travail d'agent, la balise de modèle apparaît en bas.

    Il existe deux types de balises de modèle que vous pouvez créer :
    • Référencé : utilise les champs des tables suivantes pour créer des balises de référence :
      • Sous-type de plainte [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • Type de plainte [sn_hr_er_allegation_type]
      • Service RH [sn_hr_core_service]
    • Personnalisé : Vous créez votre propre organisation de modèles d’entretiens. Par exemple :
      • Catégorie de client = Type de partie impliquée
      • Balises personnalisées :
        • Plaignant
        • Objet de la plainte
        • Témoin
        Balises du modèle de question d’entretien
      Le type de partie impliquée devient la catégorie de niveau supérieur dans l’organisation, les balises étant un moyen d’organiser le type de personne que vous interviewez.

    Activer Interview Templates

    Vous pouvez activer le module d’extension Now PlatformModèles d’entretien (com.sn_interview_templates) si vous avez le rôle administrateur.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Applications système > Toutes les applications disponibles > Tous.
    2. Trouvez le module d’extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) à l’aide des critères de filtre et de la barre de recherche.

      Vous pouvez rechercher le module d'extension par son nom ou son ID. Si vous ne trouvez pas le module d'extension souhaité, vous devrez peut-être le demander au personnel ServiceNow.

    3. Sélectionnez Installer pour lancer le processus d'installation.
      Remarque :
      Lorsque Séparation de domaine et l'administrateur délégué sont activés dans une instance, l'utilisateur administratif doit être dans le domaine global. Sinon, l'erreur suivante s'affiche : L'installation de l'application n'est pas disponible, car une autre opération est en cours d'exécution : activation du module d'extension pour <plugin name>.
      Un message s'affiche une fois l'installation terminée. Pour en savoir plus sur les composants installés avec un module d'extension, consultez Trouver les composants installés avec une application.

    Créer un modèle de question d’entretien

    Les modèles de questions d’entretien fournissent à vos agents un moyen cohérent et efficace de capturer les réponses des entretiens.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_interview_temp.admin

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Relations avec les employés > Modèles de questions d'entretien.
    2. Sélectionnez un nouveau modèle de question d’entretien ou un modèle existant.
    3. Remplissez le formulaire ou apportez des modifications.
      ChampValeur
      Actives Option permettant d’activer le modèle de question d’entretien et de le rendre disponible.
      Nom Le nom qui identifie le modèle de question d’entretien.
      Application Application à laquelle appartient le modèle de question d’entretien.
      Remarque :
      L’application qui s’affiche dépend de votre périmètre d’application actuel. Pour plus d’informations, consultez Périmètre de l’application.
      Table Nom de la table à laquelle le modèle de question d’entretien est associé.
      Remarque :
      Pour afficher uniquement les modèles de questions d’entretien pour les enregistrements d’entretien ER, sélectionnez la table Entretien (sn_er_interview). Si vous laissez ce champ vide, le modèle d’entretien est disponible globalement (toutes les tables configurées pour utiliser les modèles d’entretien y ont également accès). Actuellement, dans le système de base, seuls les entretiens de Relations avec les employés sont configurés pour y accéder.
      Corps du modèle de question Liste des questions relatives au type d’entretien.

      Les modèles de questions d’entretien prennent en charge le texte enrichi.
    4. Sélectionnez Enregistrer.
      La liste connexe Balises de modèle s’affiche. Pour filtrer vos modèles d’entretien, vous devez associer le modèle d’entretien à une balise de modèle.
      Remarque :
      Pour plus d’informations sur les balises de modèle, reportez-vous à la section Créer une balise de modèle d’entretien.

    Créer une balise de modèle d’entretien

    Créez des balises de modèle que vous pouvez utiliser pour filtrer les modèles de questions d’entretien sur des attributs prédéfinis. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_interview_temp.admin

    Les balises de modèle d’entretien gèrent l’interaction de filtrage pour un agent comme moyen de parcourir ou de rechercher un modèle.

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Modèles d’entretien > Étiquettes du modèle.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Remplissez le formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de balise de modèle
      Champ Description
      Type de balise Catégorie de balise que vous créez. Les choix possibles sont les suivants :
      • Référencé : sélectionnez cette option pour créer des balises associées à une table spécifique. Les tables qui s’affichent dépendent des entrées de la propriété système sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables . Pour plus d'informations, consultez Configurer Interview Templates.
        Remarque :
        Lorsque vous avez plusieurs applications qui utilisent des modèles de questions d’entretien, l’utilisation de Referenced peut séparer vos modèles de questions d’entretien. L’association d’une balise à une table aide vos utilisateurs à filtrer les modèles de questions d’entretien plus rapidement et plus facilement.
      • Personnalisé : sélectionnez cette option pour créer des balises qui sont du texte de forme libre et référencées par une catégorie personnalisée.
      Table La table associée à une balise de modèle d’entretien. Les balises que vous sélectionnez proviennent de la table que vous sélectionnez.
      Vous pouvez associer l’une des tables suivantes :
      • Sous-type de plainte [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • Type de plainte [sn_hr_er_allegation_type]
      • Service RH [sn_hr_core_service]

      Ce champ n’apparaît que lorsque vous sélectionnez Référencé dans le champ Type de balise.
      Catégorie personnalisée Catégorie à laquelle appartient votre balise personnalisée.

      Assurez-vous d’avoir cartographié votre structure avant de créer. Une organisation claire de vos balises et catégories accélère la recherche de questions spécifiques.

      Ce champ s’affiche uniquement lorsque vous sélectionnez Personnalisé dans la liste Type de balise .
      Balise personnalisée La balise que vous souhaitez associer à un modèle d’entretien avec une question.

      Saisissez une balise personnalisée associée à la catégorie personnalisée pour créer une hiérarchie avec la catégorie personnalisée en haut de la hiérarchie et les balises en dessous.

      Par exemple :
      • Catégorie de client = Type de partie impliquée
      • Balises personnalisées :
        • Témoin
        • Plaignant
        • Objet de la plainte
      Le type de partie impliquée devient la catégorie de niveau supérieur dans l’organisation, les balises étant un moyen d’organiser le type de personne que vous interviewez.
      Application Le périmètre de l’application dans lequel vous vous trouvez actuellement et associé à la balise de modèle d’entretien.
      Domaine Domaine auquel votre périmètre actuel est associé. Ce champ s’applique aux clients qui ont plusieurs domaines. Pour plus d'informations, consultez Séparation de domaine et Prestation de services RH.
    4. Sélectionnez Enregistrer ou soumettre.

    Utiliser Gestion des entretiens

    Vous pouvez planifier et documenter des entretiens et utiliser des modèles d’entretien à l’aide du Interface utilisateur principale ou Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    La création d’un enregistrement d’entretien est une partie importante d’une enquête sur les relations avec les employés.

    Planifier un entretien : Il existe deux (2) méthodes que vous pouvez utiliser pour planifier un entretien :

    Planifier un entretien

    Vous pouvez utiliser le calendrier par défaut ServiceNow® ou l’intégrer Microsoft Exchange pour planifier des entretiens liés aux tickets Relations avec les employés (ER).

    Planifier un entretien dans Prestation de services RH Relations avec les employés à l’aide de l’interface utilisateur héritée

    La documentation des entretiens est cruciale pour les cas d’urgence. Utilisez le formulaire Entretien pour prendre des notes et capturer les détails importants du ticket ER.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Relations avec les employés > Tickets.
    2. Sélectionnez un ticket ER.
    3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez l’onglet Entretiens dans la liste connexe.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Remplissez le formulaire.
      Tableau 3. Entretien
      Champ Description
      Numéro Le numéro identifiant l’enregistrement de l’entretien. L’application attribue automatiquement des numéros d’entretien.
      Ticket RH Le numéro de ticket RH ER associé à l’entretien.
      Remarque :
      Si vous accédez à l’entretien à partir de Relations avec les employés, vous devez sélectionner un ticket RH auquel associer l’entretien.
      Interviewé Nom de la personne que vous interviewez.

      Sélectionnez l’icône Rechercher à l’aide de la listeet recherchez la personne que vous interviewez. Si aucun nom n’apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Interrogateurs Noms des personnes qui ont mené l’entretien.
      Cliquez sur l’icône Déverrouiller l’intervieweuret recherchez les noms des personnes qui mènent l’entretien.
      Remarque :
      Seuls les membres ayant le rôle sn_interview_temp.writer ou appartiennent à un groupe disposant de la compétence Relations avec les employés.

      Vous pouvez éventuellement saisir les adresses e-mail de chaque intervieweur.
      Participants externes Indique que des personnes extérieures à votre entreprise ont assisté à l’entretien.
      E-mail d'invitation externe Les adresses e-mail des personnes externes qui assistent à l’entretien.
      Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l’entretien.

      Si votre société utilise uniquement la méthode manuelle de planification, une saisie manuelle apparaît et ne peut pas être modifiée.

      Si votre société utilise l’intégration à Microsoft Calendrier Outlook pour planifier, Calendrier s’affiche. Pour plus d'informations, consultez Utiliser Gestion des entretiens.
      Date de début La date et l’heure de début de l’entretien.
      Date de fin La date et l’heure de fin de l’entretien.
      Tiers supplémentaires D’autres personnes que vous voulez dans le cadre de l’enregistrement de l’entretien.

      Cliquez sur l’icône M’ajouterIcône M’ajouter pour vous ajouter ou sur l’icône Déverrouiller des parties supplémentairesDéverrouiller l’icône de parties supplémentaires pour vous ajouter ou ajouter d’autres personnes.

      Vous pouvez éventuellement saisir les adresses e-mail de chaque intervieweur.
      URL externe URL pertinente pour l’entretien. Par exemple, si votre société conserve les notes d’entretien dans un système différent ou externe de Prestation de services RH, vous pouvez saisir l’URL pour maintenir un lien et une cohérence.
      Date de l'entrevue Date à laquelle l’entretien a eu lieu. Apparaît après la fin de l’entretien.
      Créé par Utilisateur qui a créé l’enregistrement d’invitation à l’entretien.
      Notes d'entretien Notes de l’entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions des modèles de questions d’entretien.
    6. Sélectionnez le bouton Questions dans le coin supérieur droit pour afficher, puis sélectionnez des questions dans un modèle d’entretien.
      Les modèles d’entretien assurent la cohérence et l’efficacité lors de la conduite des entretiens. Pour plus d'informations, consultez Créer un modèle de question d’entretien.
    7. Si un modèle d’entretien apparaît, sélectionnez-le et vous pouvez sélectionner Copier dans le presse-papiers ou Insérer dans les notes.
      Remarque :
      Copier dans le presse-papiers Copie les questions du modèle d’entretien et vous permet de le coller dans un document externe. Insérer dans les notes copie toutes les questions dans le champ Notes d’entretien .
    8. Sélectionnez Enregistrer ou soumettre.
      Si vous sélectionnez Enregistrer, la liste connexe Preuve s’affiche. Pour plus d'informations, consultez Gestion des preuves pour les relations avec les employés.

    Planifier un entretien dans Utiliser Espace de travail d'agent pour Prestation de services RH Relations avec les employés la gestion des tickets RH

    Permet Prestation de services RH Espace de travail d'agent d’enregistrer un entretien.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Gestion des tickets RH > Espace de travail d'agent RH.
    2. Sélectionnez l’icône Listes (icône Listes).
    3. Sélectionnez Autre.
    4. Sélectionnez les tickets Relations avec les employés.
    5. Sélectionnez un ticket ER.
    6. Sélectionnez d’autres éléments dans la rangée d’onglets sous la chronologie du ticket.
    7. Sélectionnez Entretiens.
    8. Sélectionnez Nouveau.
    9. Remplissez le formulaire.
      Tableau 4. Formulaire Créer un entretien
      Champ Description
      Numéro Le numéro identifiant l’enregistrement de l’entretien. L’application attribue automatiquement des numéros d’entretien.
      Ticket RH Numéro de ticket RH ER associé à l’entretien.
      Remarque :
      Si vous accédez à l’entretien à partir de Relations avec les employés, vous devez sélectionner un ticket RH auquel associer l’entretien.
      Interviewé Nom de la personne que vous interviewez.

      Sélectionnez l’icône Rechercher à l’aide de la listeet recherchez la personne que vous interviewez. Si aucun nom n’apparaît, vous pouvez créer une partie impliquée. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Interrogateurs Noms des personnes qui ont mené l’entretien.
      Cliquez à l’intérieur du champ pour afficher une liste de noms que vous pouvez sélectionner.
      Remarque :
      Seuls les membres ayant le rôle sn_interview_temp.writer ou appartiennent à un groupe disposant de la compétence Relations avec les employés.
      Participants externes Indique que vous souhaitez ajouter des participants externes à l’enregistrement de l’entretien.
      E-mail d'invitation externe Les adresses e-mail des participants externes.
      S’affiche uniquement lorsque vous sélectionnez le choix des participants externes .
      Remarque :
      Séparez chaque adresse e-mail par une virgule.
      Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l’entretien.

      Sélectionnez Saisie manuelle pour sélectionner les dates et heures de début et de fin de l’entretien.

      Si votre société utilise l’intégration à Microsoft Calendrier Outlook pour planifier, sélectionnez Calendrier. Vous pouvez planifier un entretien à l’aide d’une interface qui se synchronise avec le calendrier Outlook de votre entreprise. Pour plus d'informations, consultez Utiliser Gestion des entretiens.
      Date de début La date et l’heure de début de l’entretien.

      Sélectionnez l’icône Afficher le calendrier ( Icône Afficher le calendrier et sélectionnez la date et l’heure de début de l’entretien.
      Date de fin La date et l’heure de fin de l’entretien.

      Sélectionnez l’icône Afficher le calendrier ( icône Afficher le calendrier et sélectionnez la date et l’heure de fin de l’entretien.
      Tiers supplémentaires D’autres personnes que vous voulez dans le cadre de l’enregistrement de l’entretien.

      Cliquez dans le champ pour afficher une liste de noms.

      Vous pouvez éventuellement saisir les adresses e-mail de chaque intervieweur.
      Remarque :
      Ces noms proviennent de
      URL externe URL pertinente pour l’entretien.
      Créé par Le nom d’utilisateur de la personne qui a créé l’enregistrement de l’entretien.
      Notes d'entretien Notes de l’entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions des modèles de questions d’entretien.

      Dans la barre latérale contextuelle, sélectionnez l’icône Modèles d’entretien ( icône Modèle d’entretien pour rechercher des modèles de questions d’entretien.

      Espace de travail d’agent RH - Modèle d’entretien

      Les modèles d’entretien fournissent des questions que vous pouvez utiliser lors de l’entretien. Vous pouvez insérer les questions du modèle dans le champ Notes d’entretien ou les copier dans le presse-papiers pour les insérer dans un document externe.

      Espace de travail d’agent RH : modèles d’entretien

      Sélectionnez l’icône Modèle d’entretien pour afficher les choix Insérer dans les notes ou Copier dans le presse-papiers.

      Les modèles d’entretien assurent la cohérence et l’efficacité lors de la conduite des entretiens. Pour plus d'informations, consultez Créer un modèle de question d’entretien.
    10. Sélectionnez Enregistrer.