Définition et paramétrage des documents des employés
Utilisez Employee Document Management pour configurer la façon dont les documents d'employés doivent être traités en fonction de la politique, des processus et de la conformité réglementaire de l'entreprise.
Types de documents
- associer une politique de sécurité. Les politiques de sécurité déterminent qui peut accéder aux documents d'employés et déterminer l'autorisation de purge.
- Associez une politique de conservation. Les politiques de conservation déterminent le délai de conservation d'un document et son destinataire.
- Placez une conservation légale. Les conservations légales empêchent temporairement la purge des documents ou les modifications apportées au document.
- permettre l'accès aux employés.
- configurer les documents d'employés à déplacer automatiquement lorsqu'un ticket RH est fermé. Consultez Configurer un service RH.
Définir les politiques pour un type de document
Pour chaque type de document, vous pouvez déterminer qui peut accéder à un document ainsi que définir les politiques de conservation qui lui sont associées, ou placer une conservation légale. Un type de document peut gérer plusieurs documents.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les types de documents combinent les détails de la rubrique, les politiques de conservation et les conservations légales. La période de conservation par défaut pour un type de document est définie sur le Centre d'excellence (COE) correspondant. Pour plus de détails sur les CoE, voir Modèle de données des centres d'excellence RH.
Procédure
Définir combien de temps conserver les documents d'employés
Une période de conservation définit la durée de conservation d'un document d'employé avant d'être supprimé. Les périodes de conservation sont combinées à des conditions ou à des critères pour former une politique de conservation.
Avant de commencer
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de conservation par défaut
Les politiques de conservation par défaut garantissent que les documents d'employés ne sont pas purgés par erreur. Lorsqu'une politique de conservation n'a pas été affectée à un type de document, la politique de conservation par défaut est utilisée.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Vous pouvez modifier les politiques de conservation par défaut.
Le système de base Prestation de services RH fournit des politiques de conservation par défaut pour chaque document d'employé associé à une table du Centre d'excellence (CoE).
Une fois qu'une date de purge est calculée et qu'une conservation légale est placée, la date de purge ne change pas.
Procédure
Ajouter ou modifier une politique de conservation
Établissez des politiques pour déterminer combien de temps les documents doivent être conservés et qui est couvert. Les politiques de conservation combinent la période de conservation aux conditions ou aux critères.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les règlements, les lois et les politiques de votre entreprise déterminent combien de temps les documents doivent être conservés.
Une fois qu'une date de purge est calculée et qu'une conservation légale est placée, la date de purge ne change pas.
Pour s'assurer qu'une purge accidentelle n'a pas lieu, le système de base fournit des politiques de conservation par défaut. Lorsqu'une politique de conservation n'a pas été affectée à un type de document, la politique de conservation par défaut est utilisée.
- La politique avec la plus longue période de conservation s'applique.
- Lorsqu'il existe une politique de conservation par défaut non définie par défaut et une politique de conservation par défaut avec une période de conservation indéfinie, la politique de conservation non définie par défaut s'applique. En considérant que les critères RH correspondent et que la période de conservation soit applicable.
Lorsque vous disposez de plusieurs politiques de conservation, mais qu'il y a un chevauchement des critères, la politique de conservation avec la plus longue période de conservation est utilisée.
- Politiques de conservation :
- Employés américains (période de conservation = Date de fin + 7 ans)
- Employés contractuels aux États-Unis (période de conservation = Date de fin + 5 ans)
- Si un utilisateur est à la fois un employé américain et un employé contractuel, la politique de conservation des employés américains est utilisée parce qu'elle dispose d'une période de conservation plus longue.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de sécurité par défaut
Les politiques de sécurité par défaut garantissent la sécurité des documents d'employés. Le système de base Prestation de services RH fournit des politiques de sécurité par défaut pour chaque type de document et détermine qui peut y accéder et qui dispose d'une autorisation de purge.
Avant de commencer
- Groupes
- Rôles
- Groupes et rôles
La politique de sécurité peut nécessiter une autorisation pour purger et exige qu'un utilisateur appartienne au groupe qui a l'autorisation de purge.
Consultez Gérer les groupes RH et Gérer les rôles RH.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de sécurité pour les documents
De nombreux documents d'employés contiennent des renseignements confidentiels et personnels. Utilisez les politiques de sécurité pour les documents en vue de définir l'accès aux documents des employés, afin de vous assurer qu'ils sont en sécurité.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les utilisateurs ont accès aux documents d'employés via les moyens suivants :
- Groupes
- Rôles
- Groupes et rôles
La politique de sécurité peut nécessiter une autorisation pour purger et exige qu'un utilisateur appartienne à un groupe qui a l'autorisation de purge.
Consultez Gérer les groupes RH et Gérer les rôles RH. Vous pouvez également consulter Groupes et rôles.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques d’expiration sur un type de document
Ajoutez ou modifiez des politiques de notification d’expiration sur un type de document. Autorisez la définition d’une date d’expiration sur un document et l’envoi de notifications par e-mail aux propriétaires des documents, aux gestionnaires ou aux représentants RH lorsque le document expire ou est sur le point d’expirer.
Avant de commencer
Rôle requis : admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Certains documents, comme les passeports ou les attestations de formation, ont des dates d’expiration. Pour que les organisations adhèrent aux politiques de conformité, les dernières versions des documents des employés doivent être conservées. Avec cette fonctionnalité, un administrateur peut configurer des politiques de notification d’expiration sur un type de document et un utilisateur peut définir une date d’expiration pour un document lors de son chargement dans Gestion des documents d’employé ou lors du déplacement d’un ticket vers Gestion des documents d’employé.
Procédure
Que faire ensuite
- Accédez à la .
- Ouvrez la politique de notification d’expiration requise.
- Dans la liste connexe Destinataires des notifications d’expiration , ajoutez les destinataires :
Tableau 10. Formulaire du destinataire des notifications d’expiration Champ Description Nom Nom du destinataire de la notification d’expiration. Type de décalage de données Type de décalage de date par rapport à la date d’expiration du document. Par exemple, voulez-vous envoyer une notification avant ou après la date d’expiration ? Unités de décalage de données Nombre de jours, de semaines ou de mois définissant vos unités de décalage. Quantité de décalage de données Valeur spécifiée pour le décalage de données. Par exemple, supposons que vous avez sélectionné Type de décalage de données sur Avant, Unités de décalage de date sur Jours et Quantité de décalage de date sur 3, des notifications par e-mail seront envoyées trois jours avant la date d’expiration du document. Politique de notification d'expiration Politique de notification d’expiration pour laquelle les destinataires sont en cours de création. Destinataires Les destinataires des notifications peuvent être sélectionnés dans les champs pris en charge sur un document d’employé. Remarque :Si vous souhaitez notifier différents destinataires à des jours différents, vous pouvez configurer plusieurs destinataires des notifications d’expiration pour une même politique de notification d’expiration.Actif Option permettant d’activer le destinataire des notifications d’expiration. - Dans la section Groupes, ajoutez des groupes auxquels vous souhaitez envoyer des notifications. Les groupes reçoivent des notifications en même temps que les destinataires.
- Cliquez sur Envoyer.