Créer une réservation

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 46 minutes de lecture

    • Créez des réservations dans plusieurs bâtiments, campus ou sites. Créez une réservation qui s’étend sur plusieurs jours. Recherchez, réservez et enregistrez-vous dans un espace de travail situé dans un quartier. Ajouter des participants ou des visiteurs à une réservation. Synchronisez les détails de la réservation et résolvez les conflits lors de la planification d’événements récurrents. Ajoutez des demandes de service (configurations de salles, restauration, etc.) à votre réservation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Réservez un élément du lieu de travail pour une seule journée ou une seule période inférieure ou égale à 24 heures pour un jour donné. Lorsque vous créez une réservation multi-sites qui contient un bâtiment dans un autre fuseau horaire, l’heure de réservation pour l’emplacement principal est le même jour.

    Pour une réservation de plusieurs jours couvrant plusieurs jours, la date de début et la date de fin s’étendent sur plusieurs jours (par exemple, Date de début : 12 octobre 2023. Date de fin : 17 octobre 2023). Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

    Vous pouvez réserver un élément pour vous-même ou pour un membre de l’équipe. Avant de réserver une salle ou un bureau, vous pouvez également vérifier la disponibilité de l’élément sélectionné à l’aide de la vue Calendrier ou de la vue Carte. Passez en revue les services standard (restauration, aménagement de l’espace, équipement, assistance, etc.) disponibles avec une réservation. Pour plus d'informations, consultez Services standards.

    Vous pouvez également effectuer une réservation en utilisant le support de Agent virtuel chat.
    1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail > Effectuer une réservation. Vous pouvez également sélectionner cette option pour effectuer une réservation dans la liste déroulante Réservation disponible dans le menu de la page d’accueil.

    2. Une autre façon d’effectuer une réservation consiste à utiliser l’icône de messagerie instantanée. Sur la page d’accueil, sélectionnez l’icône de messagerie instantanée ( icône de messagerie instantanée.). Pour effectuer une réservation, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner dans la liste des options disponibles.

    Procédure

    1. Effectuez une page de réservation à partir de l’un des points de départ suivants à l’aide du portail de réservation.

      Effectuez des réservations à l’aide du widget Effectuer une réservation et Réservation rapide sur le portail.

      EmplacementÉtapes
      Filtre de navigation d’application Accédez à la Tout > Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation. Sélectionnez le type d'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver. Les types sont affichés sous forme d’onglets, tels que Salles de réunion ou Bureaux. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
      • Sélectionner Réservations > Effectuer une réservation.
      • Sur la page d’accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
      • Dans le catalogue Services du lieu de travail, sélectionner Nouvelle réservation générale
      De Centre des employés Accédez au portail Centre des employés.
      • Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
        Remarque :
        S’il y a plusieurs catalogues configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
      • Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez un module réservable.

      Le bureau est sélectionné en tant que module réservable lors de la création d’une réservation.

      Créez une page de réservation sans le bouton Rechercher. Les résultats de la recherche après l’ajout d’un emplacement, d’une date et d’une heure sont récupérés automatiquement.

      Par exemple, les modules réservables suivants peuvent être activés sur la page Module réservable.

      • Bureaux
      • Bureaux avec une surface
      • Les salles de réunion nécessitent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec une équipe

      Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      Les chemins de réservation sont activés pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne
      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces

      Par exemple, sélectionnez Tout parcourir.

    4. Vous pouvez réserver un espace pour plusieurs jours.
      la valeur d’une réservation de plusieurs jours est configurée par votre administrateur dans la propriété Module réservable Nombre maximal de jours pour plusieurs jours. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      La sélection de plusieurs bâtiments est prise en charge pour les réservations de plusieurs jours. Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à la section Créer une réservation de plusieurs jours.

    5. Sélectionnez la date de début et de fin, ainsi que l’heure de réservation d’un espace pour plusieurs jours.

      Seuls les espaces disponibles pour une durée sélectionnée sont visibles et peuvent être sélectionnés par un employé.

      L’application affiche une erreur de validation si un employé tente de sélectionner une date supérieure au nombre de jours configuré dans la propriété Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours. Le nombre maximal de jours pour une valeur de plusieurs jours ne peut pas être supérieur à la valeur maximale de jours dans le futur .

      Remarque :
      La valeur par défaut du nombre maximal de jours pour une propriété de plusieurs jours est 1. Si le nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieur à 1, l’option Réservation toute la journée est inactive sur le portail de réservation. La réservation d’un jour n’est pas activée. Si la valeur Nombre maximal de jours pour une propriété de plusieurs jours est définie sur 1, vous pouvez effectuer une réservation d’un jour et l’option Toute la journée est disponible sur le portail de réservation.
    6. Facultatif : Après avoir sélectionné le module réservable que vous souhaitez réserver, sélectionnez Tout parcourir
      Par défaut, l'option Tout parcourir est sélectionnée.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.

        Les planificateurs d’espace et de réservation (sn_wsd_rsv.reservation_planner) disposant du rôle dédié (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) peuvent ignorer ou contourner certains paramètres de la configuration du module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Permettre aux organisateurs d’événements de gérer les réservations avec plus de flexibilité.

        Par exemple, les planificateurs de réservation ou les planificateurs d’espace disposant du rôle dédié (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) peuvent ignorer ou contourner les paramètres suivants dans le module Réservable :
        • Nombre maximum de jours dans le futur
        • Nombre max. d’occurrences
        • Durée minimale et maximale
        • Disponible dans
        • Toute la journée

        Renseignez les champs de formulaire.

        Tableau 1. Effectuer un formulaire de réservation
        Nom de champ Description
        Bâtiment Nom du bâtiment pour un campus sélectionné. Sélectionnez un bâtiment dans la liste. Par exemple, Campus de démonstration.

        Les noms de bâtiments et les noms d’emplacements sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans les tables Bâtiments et Régions. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour un bâtiment ou une région, les noms et emplacements des bâtiments sont triés en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant) et triés par ordre alphabétique. Les noms de bâtiments et les noms d’emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Par exemple, Bâtiment A, Bâtiment B, etc.
        Étage Étage d’un bâtiment dans lequel vous souhaitez effectuer une réservation.

        Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou les valeurs sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué. Vous pouvez configurer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms et des étiquettes.
        De
        Remarque :
        Les champs de directive temporelle (De, Heure, À) sont également disponibles sur le MESP (Mobile Employee Service Portal) sur l’application Now Mobile .
        		 Date de début de votre réservation. Pour une réservation d’un jour, seul le champ De est affiché, et non l’option permettant de saisir la date de fin.
        • Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation si la date de début dépasse la valeur maximale du module réservable dans le futur. Cette valeur est configurée sur le module Réservable par votre administrateur. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

          Lorsque la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est configurée par votre administrateur, vous ne pouvez pas sélectionner de date ultérieure à la date maximale autorisée. Les dates du sélecteur de dates du calendrier sont inactives pour les dates qui sont trop éloignées dans le futur.

          Remarque :
          Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas configurée, la sélection de date n’est pas restreinte. La sélection de la date est basée sur la valeur Nombre maximal d’occurrences. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
        • Si vous saisissez une date non valide qui est supérieure à ce qui est spécifié dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
        Heure Heure de début de la réservation. Les employés peuvent sélectionner l’heure à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de temps dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de réservation par défaut disponible pour la sélection est de 30 minutes.

        La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début de la réservation et l’heure de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation du champ Heure de début dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html

        Remarque :
        Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
        Vers Date de fin de votre réservation.
        Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation lorsque la date de fin dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur indique le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’auxquels le module Réservable peut être réservé.
        Remarque :
        Dans le cas d’une réservation d’un jour, l’option permettant de saisir la date de fin n’est pas disponible.

        Si vous saisissez une date non valide qui est supérieure à ce qui est spécifié dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.

        Remarque :
        Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas activée, la sélection de date n’est pas restreinte et est basée sur la valeur Nombre maximum d’occurrences configurée dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
        Heure Heure de fin à laquelle vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. Les employés peuvent sélectionner l’heure de fin à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrémentation de l’heure de fin dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de l’heure de fin de la réservation par défaut est de 30 minutes.

        La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début de la réservation et l’heure de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation des champs Heure de début et Heure de fin dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html

        Remarque :
        Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. Par exemple, si l’heure de début est 09:00, vous pouvez sélectionner une heure de fin postérieure à cette durée. Vous ne pouvez pas sélectionner une heure avant 09h00 le même jour. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
        Récurrent Option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de façon récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente.

        Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur a configuré la même chose.

        L’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents</uicontrol> est activée sur le formulaire du module réservable. L’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservations récurrentes. Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

        Remarque :
        L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
        Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière ou pour une seule journée. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée sur le type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L'option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l'espace.
        Remarque :
        L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a imposé une réservation pour toute la journée pour un type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Dans le cas de Toute la journée, vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
        Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments sur le lieu de travail répartis dans plusieurs bâtiments. Les fuseaux horaires des bâtiments sont différents pour une même date et heure dans une réservation.
        Remarque :
        Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations sur le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.
        • Si votre administrateur a défini une limite sur le nombre maximal de jours que vous pouvez réserver à l’avenir, vous ne pouvez pas sélectionner de jours dans le futur au-delà de la date définie par l’administrateur. Un avertissement s’affiche au sujet de la limitation.
        • Par exemple, si votre administrateur a limité les jours du futur à 45 jours, vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà de 45 jours lorsque vous effectuez une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Fin à cette date diffère en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . La date et l’heure de fin spécifiées pour la réservation récurrente sont utilisées pour indiquer la date et l’heure de fin de la réservation.
          Tableau 2. Réservation récurrente lorsque la valeur maximale des dates dans le futur est de 45 jours
          Répétition Durée Nombre de durées
          Sélectionner Tous les jours Sélectionnez Pour ou Jusqu’à dans la liste déroulante. Si vous avez sélectionné Pour,l’application affiche le nombre de jours comme 1 et maximum de 45 jours.

          Dans le cas de Jusqu’à, l’application affiche la date actuelle ainsi que le fuseau horaire sélectionné (par exemple : Europe/Paris).
          Sélectionner une fois par semaine Sélectionnez les jours de la semaine selon vos besoins. Pour cet exemple, tous les jours de la semaine sont sélectionnés (lundi, mardi, et ainsi de suite)

          (Facultatif) Vous pouvez également sélectionner Pour ou Jusqu’àdans la liste déroulante Derniers .

          		 Si vous sélectionnez Pour, le nombre de semaines est indiqué comme 1 avec un maximum de 6 semaines.

          Pour Jusqu’à, le champ Fins à cette date affiche le fuseau horaire sélectionné ainsi que la durée de répétition 6 fois par semaine.
          Sélectionner un mois Sélectionnez Jusqu’à dans la liste déroulante Derniers. Le champ Fin à cette date affiche le fuseau horaire sélectionné et la durée de répétition sous forme mensuelle 2 fois.
        • Si aucune limite de ce type n’est définie par votre administrateur dans les jours futurs dans le module Réservable, vous pouvez sélectionner n’importe quelle date. Cela dépend également du nombre d’occurrences que vous pouvez sélectionner et créer.
          Remarque :
          Vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà d’une durée configurée dans le module réservable Nombre maximum de jours dans le futur. Par exemple, si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est de 45, vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà de cette durée lorsque vous effectuez une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Fin à cette date diffère en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas configurée sur le module Réservable, la sélection de date n’est pas restreinte et les employés peuvent sélectionner une date en fonction de la configuration du nombre maximum d’occurrences .
    7. Lors d’une réservation récurrente, sélectionnez les articles réservables les plus appropriés en fonction de la disponibilité au sein de la série récurrente, comme suit :
      Important :
      La disponibilité au sein de la série récurrente s’affiche uniquement si votre administrateur l’a configurée pour l’afficher.
      • Les cartes affichent l’espace disponible dans une série récurrente. Cette valeur est basée sur la disponibilité d’un espace pendant le nombre spécifié pendant plusieurs jours. La disponibilité au sein de la série est affichée dans les onglets suivants :
        • Vue de carte : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la vue de carte.
        • Vue Calendrier : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la vue Calendrier.
        • Vue cartographique : la disponibilité au sein de la série est visible sur une carte d’étage.
        • Si vous consultez la page Détails de l’espace sur le portail Centre des employés pour un espace favori, la disponibilité au sein de la série est affichée sur la page Détails de l’espace pour un espace sélectionné.
      • Par exemple, si vous sélectionnez huit jours récurrents, chaque carte de lieu de travail affiche la disponibilité au sein de la série, par exemple 1/8, 2/8, 5/8, 6/8 et 8/8. Ici, 2/8 indique que le lieu de travail est disponible deux jours sur huit.
      • Un indicateur de couleur est ajouté dans une série pour identifier facilement la disponibilité de l’espace de travail.
      • Si votre gestionnaire d’espace a activé les allocations limitées dans le temps, la disponibilité du lieu de travail change en fonction des dates de début et de fin d’une allocation. Par exemple, si vous sélectionnez cinq jours récurrents et que le lieu de travail est alloué pour 3 des cinq jours, la disponibilité du lieu de travail est de 3/5. Seule la première occurrence de la réservation récurrente est vérifiée pour les allocations limitées dans le temps.
      • Si vous sélectionnez le lieu de travail, vous pouvez également voir la disponibilité au sein de la série dans le champ Disponibilité de la page Détails de la réservation.
    8. Facultatif : Sélectionnez Explorer à proximité d’une personne pour rechercher des espaces disponibles près d’un collègue ou d’un membre de l’équipe.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement si la propriété Activer l’exploration à proximité d’une personne Module réservable est activée. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      La propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne La propriété Module réservable peut être configurée pour réserver un espace à proximité d’un collègue pour un nombre maximal de jours. La valeur par défaut de cette propriété est 7. L’option Explorer à proximité d’une personne n’est affichée que lorsque l’option Activer l’exploration à proximité d’une personne est sélectionnée dans le module Réservable. Le système compte le nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne à partir de la date actuelle (jour 1). Ici, sept jours incluent la date actuelle (jour 1) et les six prochains jours calendaires disponibles.

      Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Explorer à proximité d’une personne chemin réservable sélectionné avec les entrées fournies dans les champs du formulaire Explorer à proximité d’une personne.

      1. À côté de quelle personne souhaitez-vous vous assoir ? : sélectionnez l’utilisateur ou le collègue à qui vous souhaitez réserver un espace.
      2. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l’espace le plus approprié à proximité d’un collègue ou d’un membre de l’équipe.
        Remarque :
        Vous ne pouvez pas créer de réservation récurrente si vous effectuez une réservation à proximité d’un membre de l’équipe ou d’un collègue.
        • Sélectionnez l’une de leurs dates de réservation : Dates de réservation pour effectuer une réservation.
          Remarque :
          Si votre collègue a un profil de lieu de travail, toutes les dates (plage de dates) spécifiées dans le Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne s’affichent . S’il n’y a pas de profil du lieu de travail, seules les dates de réservation disponibles, le cas échéant, sont affichées pour un collègue ou un membre de l’équipe. Après avoir sélectionné les dates, vous pouvez réserver des places disponibles. Les espaces avec la confidentialité activée (Privé) ne sont pas disponibles à la sélection.
          Les dates sont visibles, en fonction des considérations suivantes :
          • Nombre maximal de jours spécifiés dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
          • Date de début et date de fin : si une réservation de plusieurs jours est activée, vous pouvez sélectionner une date dans la plage de la réservation de plusieurs jours d’un collègue lors de la réservation.

            Par exemple, si le nombre maximal de jours pour plusieurs jours est de 10 et que vous essayez d’effectuer une réservation pour 15 jours, l’application affiche une erreur de validation. Vous n’êtes autorisé à effectuer une réservation que pour les 10 prochains jours à compter de la date actuelle.

            Pour plus d'informations, voir Créer une réservation de plusieurs jours

        • Sélectionnez l’un de leurs espaces réservés : option permettant d’afficher les espaces dédiés et réservés qui ne sont pas marqués comme privés pour un collègue ou un membre de l’équipe disposant d’un profil de lieu de travail. Si l’utilisateur ou le collègue sélectionné n’a pas de profil de lieu de travail, seuls les espaces réservés disponibles (le cas échéant) sont affichés.
          Remarque :
          Si un collègue dispose d’un espace affecté de façon permanente et a également eu une réservation pour le jour même ou a plusieurs réservations, vous pouvez sélectionner l’un de ces espaces pour effectuer une réservation à proximité de son collègue.
        • De : date de début de la réservation. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • À : date de fin de la réservation. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. La date et l’heure de début de la réservation dépendent de la date et de l’heure définies par votre organisation. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée pour un emplacement de lieu de travail sélectionné.

        • Pour une réservation de plusieurs jours, les champs De et À affichent la plage de dates spécifiée pour une réservation de plusieurs jours.

    9. Facultatif : Pour afficher tous les espaces disponibles dans une zone, sélectionnez Parcourir par zone.
      1. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l’espace le plus approprié dans une zone.
        • Zone : zone du bâtiment où vous souhaitez réserver un espace.

          Les zones sont triées par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans la table Zones. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour une zone, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms de zones sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Les éléments avec commande sont répertoriés.

        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
    10. Sélectionnez Parcourir par quartier pour rechercher des espaces réservables dans un quartier.
      Remarque :
      L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer Parcourir par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Pour plus d’informations sur l’affectation d’espaces dans un quartier, reportez-vous à la section Créer un quartier pour les utilisateurs de l’espace de travail.

      Renseignez les champs de formulaire.

      Tableau 3. Parcourir par champs de quartier
      Champ Description
      Quartier Nom du quartier.

      Si les utilisateurs sont affectés à un espace disponible dans un quartier, les détails du bâtiment et de l’étage sont pré-renseignés lorsque vous sélectionnez un quartier. Les utilisateurs sont affectés à un espace dans un quartier via l’affectation d’utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Créer un quartier pour les utilisateurs de l’espace de travail.

      Les quartiers sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans la table Quartiers. Lorsqu’un ordre de tri est configuré, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, il est répertorié en haut de la liste (ordre croissant), puis trié par ordre alphabétique. Les noms sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette.
    11. Sélectionnez Rechercher.
      Si une propriété de réservation de recherche automatique est configurée par votre administrateur, le bouton Rechercher est masqué sur le portail de réservation. L’application recherche automatiquement des emplacements et des éléments réservables lors de la création d’une réservation. Pour en savoir plus, reportez-vous à l’étape 12.
      Les espaces disponibles pour la réservation s’affichent automatiquement. La première carte de bâtiment est sélectionnée par défaut dans les résultats de la recherche.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans le résultat de la recherche de réservation.

      Si un centre de coûts ou un département est activé pour l’emplacement d’un profil d’utilisateur, seuls les espaces ou les bureaux qui ont le même centre de coûts ou le même département que les emplacements de profil sont affichés. Seuls les espaces ou les bureaux qui sont affectés comme flexibles ou aucun sont affichés. Les résultats de la recherche n’affichent pas d’espaces permanents ni de bureaux.

      Remarque :
      Basculez entre l’onglet Carte et l’onglet Calendrier pour examiner la disponibilité des éléments du lieu de travail lors de la réservation d’un espace. Vous pouvez marquer un emplacement comme favori en sélectionnant l’icône de favori (icône Favori).
    12. Facultatif : Marquez un emplacement comme favori en sélectionnant l’icône de favori (icône Favori).
    13. Facultatif : L’application effectue une recherche automatique d’éléments réservables lorsque la propriété de réservation (sn_wsd_rsv.enable_auto_search) est activée par votre administrateur.
      Remarque :
      Tous les champs obligatoires doivent être renseignés dans le formulaire lorsque vous créez une réservation et lorsque l’option de recherche automatique est activée par votre administrateur. L’option de recherche automatique ne fonctionne pas si les entrées de champ requises sont manquantes sur la page de réservation.

      L’option d’actualisation des résultats de la recherche sur le portail de réservation est configurée par votre administrateur. Si la propriété de réservation d’actualisation automatique (sn_wsd_rsv.auto_refresh_search_rsv_data) est définie sur vrai, l’application récupèreles dernières mises à jour despages du portail de réservation. Il récupère les dernières données lors de l’établissement d’une nouvelle réservation ou lors de la mise à jour d’une réservation existante. Par exemple, si la propriété d’actualisation automatique est définie sur 2 minutes, le portail de réservation est actualisé avec les derniers résultats de recherche toutes les 2 minutes. Pour plus d'informations, consultez Propriétés installées avec Gestion des réservations du lieu de travail.

      Créez une page de réservation qui affiche les résultats de recherche récupérés automatiquement.

      Créer une page de réservation affichant la réservation Date et heure de début d’une réservation d’un jour avec la recherche automatique activée.

      Portail de réservation affichant le message indiquant que les résultats de recherche sont peut-être obsolètes. Sélectionnez Actualiser les résultats manuellement pour extraire les dernières données de recherche de réservation pour un emplacement sélectionné.

      1. Une recherche automatique est déclenchée lorsque l’un des éléments suivants est modifié ou mis à jour :
        • Bâtiment.
        • Sol.
        • Date de début.
        • Date de fin.
        • Toute la journée.
        • Récurrent (quotidien/hebdomadaire/mensuel - pour/jusqu’à)
        • Module réservable.
        • Chemins réservables.
    14. Facultatif : Sélectionnez Actualiser les résultats manuellement pour actualiser les résultats de la recherche sur la page du portail de réservation avancée lors d’une réservation.

      Lorsque la propriété de recherche automatique est activée, la page de recherche du portail de réservation affiche un message pour actualiser la page lorsqu’un employé reste trop longtemps sur une page ou lorsque les résultats de recherche sont obsolètes. Sélectionnez Actualiser les résultats manuellement pour extraire les dernières données des résultats de recherche de réservation.

      Sélectionnez le lien Actualiser les résultats pour extraire les derniers résultats de recherche de réservation.

    15. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      L’option Premier tri Mes favoris est automatiquement sélectionnée si vous avez des emplacements favoris. Pour afficher l’option, vous devez avoir accès à l’application Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou selon vos emplacements préférés si vous parcourez les espaces à proximité d’une personne. Ces espaces sont recherchés en fonction de la proximité.
    16. Basculez entre l’onglet Carte et l’onglet Calendrier pour examiner la disponibilité des éléments du lieu de travail lors de la réservation d’un espace.
    17. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes :
      • À l’aide de l’onglet Calendrier ou de la vue Carte , sélectionnez Ajouter.
      • Dans le cas d’une vue de carte, sélectionnez un espace, puis sélectionnez Ajouter pour ajouter un espace.

        Si votre organisation utilise des cartes d’étage, vous pouvez afficher les cartes d’étage d’un emplacement utilisé Mappage d'intérieur comme fournisseur de carte.

        .

        Si vous avez sélectionné l’option Parcourir par quartier à l’étape 6, le portail de réservation affiche les espaces d’un quartier.

        Lorsque vous parcourez par quartier, tous les espaces appartenant à un quartier sont affichés, mais vous ne pouvez sélectionner que les espaces disponibles dans un quartier.

        • Sélectionnez un campus sur la vue de carte.
        • Sélectionnez un étage dans la liste déroulante.

          Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre de tri. Les valeurs sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué, s’il est disponible. Vous pouvez indiquer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms d’étiquettes. Par exemple, Étage A, Étage B, etc. Pour plus d’informations sur l’ordre de tri, reportez-vous à la section Ajouter un étage à l'aide de Workplace Space Management.

          Remarque :
          Si la commande est nulle pour tous les bâtiments disponibles sur un campus sélectionné, les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction de l’étiquette du nom de l’étage. Par exemple, Étage A, Étage B, etc.
        • Zoom avant pour sélectionner un bâtiment et un emplacement

          Les noms des bâtiments sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans la table Bâtiments.

    18. Pour afficher ou masquer des espaces ou des couches sur la carte au sol, procédez comme suit :
      • Sélectionnez un bâtiment ou un étage sur la carte.
      • Sélectionnez l’icône Filtrer les couches et les lieux ( Filtrer les couches et les lieux.) pour filtrer les espaces et les couches sur la carte.
      • Dans la liste Options d’affichage , sélectionnez Espaces ou Couches et effacez pour supprimer les espaces ou les couches sélectionnés de la vue de carte.
      • Sélectionnez Appliquer.

      Par défaut, tous les espaces et couches sont sélectionnés ou cochés.

      Remarque :
      Les espaces et les couches affichés sur la carte d’étage sont basés sur les paramètres de configuration des tables Types de couches et Types de lieu dans Mappage d'intérieur. Accédez à la Tout > Indoor Mapping > Types de lieu ou Tout > Indoor Mapping > Types de couche pour ouvrir la page Lieux ou Types de couche respectivement. Définissez la colonne Filtrer les couches et les lieux Filtrer les couches et les lieux sur vrai pour afficher les lieux (espaces) ou les couches que vous souhaitez afficher sur la carte d’étage.
    19. Sélectionnez Suivant.
      Remarque :
      Si le mode d’authentification personnelle est activé dans Synchronisation du calendrier du lieu de travail, une notification contextuelle s’affiche. Une notification contextuelle s’affiche si vous n’avez pas de jeton lorsque vous tentez de réserver un espace ou un emplacement compatible avec la synchronisation des réservations. La notification informe que le jeton n’est pas disponible. L’utilisateur peut se connecter au serveur Microsoft Exchange avec l’adresse e-mail correspondante pour récupérer le jeton.
      L’espace sélectionné est ajouté aux éléments réservables. La page Détails de la réservation s’ouvre.
    20. Renseignez les champs du formulaire Détails de la réservation.
      Tableau 4. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion. Par exemple, Réunion d’état.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité de l’emplacement pour les espaces sélectionnés.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’espace.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces lors de l’ajout d’une réservation, vous pouvez spécifier vos préférences de confidentialité pour chaque espace de travail individuellement à l’aide de l’option Marquer comme privé des détails de l’espace.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur. Cette option s'affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail à réserver.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion tout en synchronisant l’événement avec un fournisseur de calendrier.
      Cette réservation est destinée à Si vous demandez une réservation au nom du membre de votre équipe, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues à la réunion.
      Ajouter des notes Option permettant d’ajouter une note de réunion à une réservation à l’aide de l’éditeur de texte enrichi. Les notes peuvent être partagées avec les invités de la réunion. Les utilisateurs peuvent également copier et coller du texte dans l’éditeur. Le message peut contenir un maximum de 65 000 caractères.

      La note est enregistrée dans l’enregistrement de réservation. Vous pouvez mettre à jour la note si nécessaire. Les invités reçoivent une notification lorsqu’une note est ajoutée ou mise à jour. La page de récapitulatif de la réservation affiche le résumé de la note de réunion.

      Cette option n’est disponible que si votre administrateur a configuré l’option de message Autoriser la réservation sur le module Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      Cette section s’affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail sur le module Réservable. Cette option n’apparaît pas si l’option Nombre de participants est disponible pour un emplacement sélectionné.
      Inviter des collègues Les collègues ou les membres de l’équipe sont informés lorsque cette option est sélectionnée.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement lorsque Gestion des visiteurs du lieu de travail il est installé et configuré. Les détails du visiteur sont automatiquement enregistrés pour que Gestion des visiteurs du lieu de travail le personnel d’accueil effectue les tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré un visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également prévisualiser les détails du visiteur et modifier les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez un visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en sélectionnant Enregistrer et ajouter.
      Ajouter des services supplémentaires Sélectionnez Ajouter des services supplémentaires pour sélectionner un service dans la liste afin d’ajouter un service de lieu de travail à votre réservation actuelle.
      Remarque :
      L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour une réservation récurrente.

      Lorsque vous sélectionnez plusieurs bâtiments tout en ajoutant une réservation, de nouveaux services s’affichent pour les emplacements sélectionnés. Vous pouvez ajouter ces services selon vos besoins à votre réservation.

      Dans les options de liste, sélectionnez Aménagement de l’espace comme service supplémentaire. Sélectionnez les options suivantes :
      • Dans la boîte de dialogue Ajouter une disposition de l’espace , sélectionnez un service dans la liste. Par exemple, sélectionnez Disposition de la chaise.
      • Sélectionnez les options de disposition de la chaise :
        • Style salle de classe
        • Style salle de banquets
        • Style théâtre
      • Sélectionnez le nombre de sièges.
      • Ajoutez des commentaires supplémentaires pour l’élément de service.
      • Sélectionnez Ajouter.
      • Un nouveau ticket est créé lorsqu’une réservation ou des services sont mis à jour. Une référence est ajoutée à l’ancien et au nouveau service.
      • L’application tente de conserver les services lorsque vous mettez à jour un emplacement.

        Lors de la mise à jour d’une réservation, si l’emplacement n’est pas mis à jour, les services sont visibles et vous pouvez mettre à jour la réservation après avoir modifié la date et l’heure.

      • Si l’espace ou l’emplacement est modifié lors de la mise à jour d’une réservation, l’application tente de proposer des services disponibles pour un nouvel emplacement. Sélectionnez les services requis et ajoutez-les à votre réservation lors de la mise à jour ou de la modification d’une réservation.
      • Si vous ajoutez un nouvel espace tout en mettant à jour une réservation, vous devez ajouter les services manuellement.
      Remarque :
      Si un service du lieu de travail est ajouté à une réservation, un ticket du lieu de travail est créé. Si vous mettez à jour la date, l’heure ou l’emplacement de réservation et mettez à jour les services en conservant ou en supprimant les services, une référence est ajoutée au service du lieu de travail mis à jour. Le ticket de remplacement de l’option est affiché sur le nouveau formulaire d’enregistrement de ticket et une référence est ajoutée à l’ancien service. Un résumé est ajouté à un enregistrement de ticket du lieu de travail pour les éléments qui sont ajoutés, mis à jour ou supprimés. Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets sur le lieu de travail.
      Modifier <nom des services> Sélectionnez Modifier pour mettre à jour les services.
      • La boîte de dialogue Mettre à jour <nom des services> s’affiche.
      • Sélectionnez Mettre à jour pour mettre à jour les services.
      Supprimer <nom des services> Sélectionnez Supprimer pour supprimer les services d’une réservation. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer si vous souhaitez supprimer les services d’une réservation.
    21. Sélectionnez Soumettre la réservation.
      La page Récapitulatif de la réservation s’ouvre.

      Si l’élément du lieu de travail ne nécessite aucune approbation, l’élément sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page Récapitulatif de la réservation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé. Si votre demande nécessite une approbation, elle est soumise à un approbateur de lieu de travail. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur En attente d’approbation. Pour plus d'informations, consultez Approuver une réservation.

      Une notification par e-mail concernant la confirmation de réservation est envoyée ainsi que les détails à l’organisateur et l’utilisateur est ajouté à la réservation. Si vous avez invité des participants ou des visiteurs, ils reçoivent une notification pour l’invitation à la réservation. Vous recevez des notifications par e-mail lorsque la synchronisation réservable est configurée pour la synchronisation du calendrier du lieu de travail. Vous recevez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile lorsque la notification push est activée.

    22. Passez en revue la page récapitulative de la réservation.
      Remarque :
      Pour les réservations de plusieurs jours, le récapitulatif de la réservation indique la durée de l’heure de fin de la réservation. Pour une seule journée, réservation, seules la date et l’heure de début sont affichées.

      Page récapitulative de la réservation affichant la réservation comme confirmée ainsi que l’emplacement, la date et l’heure de la réservation.

      1. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite l’enregistrement et le départ.
        Remarque :
        Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation, votre réservation est annulée. Une notification par e-mail est envoyée pour la réservation annulée. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.

        Si vous avez installé des capteurs de présence sur votre lieu de travail, vos espaces réservés sont automatiquement enregistrés. Vous recevez également une notification push sur l’application Prestation de services de lieu de travail pour mobile lorsque vos espaces réservés sont enregistrés automatiquement. Si l’emplacement ou l’état de l’espace du lieu de travail est Occupé, l’application enregistre automatiquement la réservation. L’état de la réservation passe à l’état En cours. Une notification push est envoyée à Prestation de services de lieu de travail pour mobile « Votre réservation a commencé. Vous êtes automatiquement enregistré en fonction de la présence détectée dans l’espace. Aucune autre action n’est nécessaire." Si l’état de l’espace est Inoccupé ou Non valide, l’application envoie une notification push « Votre réservation pour Réservation pour <nom-espace> a commencé. Enregistrez-vous pour confirmer votre présence ou libérez la réservation pour annuler la réservation d’espace ». Pour plus d'informations, consultez Configurer l’enregistrement automatique des espaces réservés.

      2. Sélectionnez Valider pour libérer une réservation.
        Départ dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas validée dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour valider la réservation. L’option de paiement est également disponible sur la page Mes réservations.
      3. Sélectionnez l’onglet Invités pour afficher, ajouter ou supprimer des invités à partir de la page Récapitulatif de la réservation.
        Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, son emplacement affecté et les états d’acceptation des invitations s’affichent.
      4. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        • Cochez la case Invités.
        • Sélectionner Actions > Affecter à.
        • Dans le champ Nouvel emplacement d’affectation , sélectionnez l’emplacement à affecter à un invité.
        • Sélectionner Envoyer la mise à jour
      5. Pour ajouter ou supprimer un invité, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
      2. Sur la page des détails de la réservation, accédez à la section Invités ajoutés à cette réservation.
      3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
      4. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
        Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
        • Lorsqu’une réservation est créée.
        • Lorsqu’une réservation est annulée ou mise à jour
        • Lorsqu’un invité ou un visiteur est retiré de la réservation, un e-mail d’annulation est envoyé.
    23. Si votre administrateur a configuré le chemin de réservation par défaut lors de la modification d’une option de réservation sur le module réservable, les chemins réservables suivants s’affichent lors de la modification ou de la mise à jour d’une réservation :
      Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Configurer un module réservable
      Remarque :
      Cette option n’est pas disponible sur le .Application Now Mobile
      Tableau 5. Chemin de réservation par défaut lors de la modification d'une réservation
      En fonction de la réservation Vous pouvez rechercher des emplacements dans le contexte d’un chemin réservable qui a été utilisé lors de la création d’une réservation, comme indiqué à l’étape 2.

      Par exemple; Tout parcourir, Parcourir par zone, Parcourir par quartier.
      Tout parcourir Si vous avez sélectionné cette option dans le module Réservable, lors de la modification d’une réservation, le contexte (chemin réservable) est défini par défaut sur Tout parcourir. Vous pouvez modifier ou mettre à jour l’espace, la date ou l’heure sélectionnés pour la réservation.
    24. Après avoir examiné les services du lieu de travail ajoutés à une réservation, vous pouvez sélectionner une date, une heure et un emplacement modifiés pour mettre à jour les détails de la réservation.
    25. Sur la page Détails de la réservation, sélectionnezModifier la date, l’heure ou le lieu pour mettre à jour une réservation.
    26. Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date, l’heure et l’emplacement selon vos besoins.

      Mettez à jour la réservation pour modifier l’emplacement, la date et l’heure.

    27. Lorsque vous mettez à jour une réservation, la page des détails de la réservation affiche l’option Conserver les services supplémentaires pour conserver les services de l’emplacement et de la réservation précédents.

      Lorsque vous mettez à jour ou modifiez un emplacement, un message s’affiche pour indiquer que certains services vont être supprimés. Cela se produit lorsque les services du lieu de travail pour un emplacement mis à jour ne sont pas disponibles. Les utilisateurs sont informés si les services sont disponibles pour un emplacement. La page des détails de la réservation affiche les services disponibles sur le nouvel emplacement ainsi que ceux qui ne sont pas disponibles sur le nouvel emplacement.

      Les services du lieu de travail sont automatiquement conservés lorsque la date ou l’heure d’une réservation change. Cependant, si un emplacement est modifié ou si un nouvel emplacement ou espace est ajouté, vous devez choisir l’option Conserver vos services de lieu de travail existants. Vous pouvez conserver, réviser ou ignorer les services proposés. Lorsque cette action est effectuée, les services sont considérés comme résolus pour cet emplacement. Lorsque tous les services du lieu de travail d’emplacement sont résolus, confirmez les changements. Si les services du lieu de travail de l’emplacement ne sont pas résolus, un message contextuel s’affiche pour confirmer l’action.

      Remarque :
      Dans ce cas, si l’option Autoriser uniquement la sélection d’éléments de service unique est sélectionnée sur la page Services du lieu de travail, l’option Conserver les services n’est pas affichée sur la page des détails de la réservation et les services existants sont supprimés après la mise à jour des détails de la réservation pour un espace (emplacement). Vous pouvez ajouter de nouveaux services à l’aide de l’option Ajouter des services supplémentaires , comme indiqué à l’étape 11. Pour plus d'informations, consultez Créer un service du lieu de travail pour fournir un service supplémentaire pour une réservation.
      Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 6. Conserver les services
      Champ Description
      Conserver les services supplémentaires Lien URL vers l’emplacement du lieu de travail pour afficher la liste des services conservés après la mise à jour des détails de la réservation. Sélectionnez le lien de l’emplacement pour passer en revue les services à conserver ou à supprimer.
      Abandonner Option permettant de supprimer les services d’un emplacement.
      Conserver Option permettant de conserver les services après la mise à jour des détails de la réservation.

      Les services du lieu de travail sont automatiquement conservés lorsque la date et l’heure d’une réservation sont mises à jour. Sélectionnez Conserver lorsqu’un emplacement est modifié ou lorsqu’un nouvel emplacement est ajouté à une réservation. Vous pouvez conserver ou supprimer les services proposés sur le lieu de travail. Les services du lieu de travail sont résolus pour un emplacement lorsque vous mettez à jour une réservation.

      Remarque :
      Si les services du lieu de travail sont conservés, la quantité est remise à zéro. Passez en revue le service de lieu de travail conservé. Les services du lieu de travail, tels que les configurations et les dispositions d’espace, ne sont pas conservés pour une réservation.
      • Les services sont annulés s’ils ne sont pas disponibles ou applicables à un emplacement.
      • Lors de la mise à jour d’une réservation multi-sites, les employés sont informés après avoir mis en correspondance les services du lieu de travail des emplacements précédents.
      • Lorsque vous modifiez un ou plusieurs services existants pour une réservation, le ticket du lieu de travail existant est annulé. Un nouveau ticket du lieu de travail est créé en remplacement d’un ticket existant et les services du lieu de travail sont mis à jour.
      • Un état est ajouté au service changé. Une note est ajoutée sur le nouveau ticket de service avec les changements apportés aux services commandés (ajoutés, mis à jour, supprimés, aucun changement). Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets sur le lieu de travail.
      • Les coûts des services sont affichés en fonction des champs du ticket ou de l’élément demandé.
      • Le coût est mis à jour lorsqu’un service du lieu de travail est mis à jour.
        Remarque :
        Le coût des éléments de service est mis à jour si un employé met à jour les offres de service existantes. Par exemple, si vous n’avez pas modifié votre élément de service supplémentaire, mais que vous avez modifié l’heure d’un enregistrement de réservation, le coût de l’élément de service est mis à jour en fonction de la dernière tarification de l’élément de service. Si vous supprimez un espace (emplacement) et que l’élément de service est également supprimé d’un enregistrement de réservation, les services suggérés dans l’option Conserver les services affichent le dernier prix ou coût dans l’enregistrement de réservation.

    Résultats

    • Sélectionner Réservations > Mes réservations pour afficher et suivre votre réservation sur la page d’accueil du portail de réservation ou sur la page Récapitulatif de la réservation.
    • Confirmé : état de réservation pour indiquer que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
      Remarque :
      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
    • En conflit : état de la réservation sur la page de récapitulatif de la réservation. Cet état montre que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Vous devez trouver manuellement un espace, une date et une heure alternatifs. Utilisez le champ Actions de la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de réservation, Annuler l’occurrence. Annuler la série ou partager la réservation.

      Une notification par e-mail est également envoyée avec les détails de votre réservation et la réservation est mise à jour avec vos modifications.

      Remarque :
      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne Sous-type de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

      Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

    Que faire ensuite

    Passez en revue les détails de votre réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.
    • Pour partager les détails de la réservation avec d'autres personnes, effectuez les actions suivantes :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans la section Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Sélectionnez Envoyer
      5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

        Notification par e-mail partagée pour une réservation avec les options de lien cliquable Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      6. Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagée :
        • Connectez-vous en tant qu’administrateur.
        • Accédez à la Tout > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
        • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
          • Parcourir tous les espaces : sélectionnez le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page du portail de réservation.

            Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) est comprise dans le nombre de jours spécifié dans le Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne, le lien cliquable Parcourir tous les espaces . Les liens cliquables sont affichés à partir d’une notification par e-mail partagée avec des dates pré-remplies pour un membre de l’équipe sélectionné.

            • Le chemin réservable Explorer à proximité d’une personne est sélectionné par défaut. Si son chemin n’est pas disponible, le chemin Parcourir tout est utilisé.
            • Tous les champs sont pré-remplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
            • Pour les réservations de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est dans le passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans l’heure de réservation, la date actuelle est sélectionnée. En cas de réservation de plusieurs jours, tenez compte des points suivants :
              • De : date de début de votre réservation.
              • Heure : sélectionnez l’heure de début de votre réservation dans la liste déroulante.
              • À : Date de fin de votre réservation.
              • Heure : sélectionnez l’heure de fin de votre réservation dans la liste déroulante.

              Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à la section Créer une réservation de plusieurs jours.

            Remarque :
            Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée est supérieur à la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable n’affiche pas les dates préremplies sur la page Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation : « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionnez une date. Vous devez sélectionner manuellement la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin d’une réservation.
          • Réserver un espace pour moi : lorsque vous sélectionnez le lien URL Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut sur le portail de réservation. Une réservation est créée avec les mêmes dates et heures de début et de fin que votre réservation précédente. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle est considérée comme la date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début de votre réservation précédente est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, l’application utilise la date actuelle (17 octobre 2023).
            Remarque :
            Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la configuration du module Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne et crée une réservation.

      Les détails de la réservation sont partagés lorsqu’une réservation est confirmée. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, vous êtes invité à envoyer une mise à jour par e-mail aux invités de la réservation.

      Message envoyé de notification par e-mail affiché sur la page Récapitulatif de la réservation pour les réservations qui sont dans l’état Confirmé.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, consultez Télécharger un iCalendar pour une réservation.
      • Pour supprimer un emplacement de la liste des favoris, désélectionnez l’icône préférée sur la page Détails de l’espace.
      • Sur le portail de réservation, vous pouvez afficher et effectuer les actions suivantes après avoir défini un emplacement comme favori :
        1. Une fois l’opération de recherche effectuée, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail pour afficher d’abord vos emplacements favoris à l’aide de l’option de premier tri Mes favoris . Par défaut, si vous avez des emplacements favoris, l'option de tri par défaut est définie sur Mes favoris en premier.

          Les éléments du lieu de travail sont triés et tous vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l’ordre alphabétique.

        2. Si vous recherchez un emplacement de lieu de travail à proximité d’une personne, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail pour afficher d’abord vos emplacements favoris à l’aide de l’option de premier tri Mes favoris .

          Les emplacements favoris sont affichés en fonction de la proximité la plus proche de l’emplacement de la personne.

      • Dans le widget Réservation rapide de Espace de travail du Portail de services, après avoir spécifié les critères de recherche, l'emplacement le plus approprié s'affiche en fonction de votre emplacement favori.
        • S’il existe un emplacement favori qui correspond le mieux aux critères de recherche, le widget Réservation rapide affiche cet emplacement comme étant le meilleur choix.
        • Vous pouvez également définir l’emplacement du lieu de travail le mieux adapté comme favori directement à partir du widget Réservation rapide.
      • Si vous souhaitez réserver un espace à l’aide d’une réservation partagée, une fois que vous avez sélectionné Réserver un espace pour moi, l’application réserve automatiquement l’un de vos emplacements préférés qui se trouve à proximité de l’espace réservé dans les détails de la réservation partagée.
    • Vérifiez toutes les réservations que vous avez effectuées à l’aide de l’onglet de menu Mes réservations sur le portail de réservation.

      Portail de réservation affichant l’option de menu Ma réservation pour vérifier toutes vos réservations au même endroit.