Créer des réservations de quartier

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • Créez et recherchez des espaces réservables dans le contexte d’un quartier.

    Avant de commencer

    Pour en savoir plus sur la façon dont les administrateurs de réservation peuvent configurer et activer les réservations d’espace de quartier, reportez-vous à la section Configurer un module réservable.

    L’employé peut voir et sélectionner des quartiers sur le portail de réservation uniquement lorsque :
    • L’employé est affecté au quartier, et le quartier est restreint.
    • L’employé est affecté au quartier et le quartier n’est pas restreint.
    • Le quartier n’est pas restreint et l’employé n’y est pas affecté.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      Vous pouvez également créer des réservations de quartier en accédant à Tout > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Page d’accueil des services sur le lieu de travail et en sélectionnant Effectuer une réservation.
    2. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez les éléments du lieu de travail.
      Par exemple, bureaux ou salles de réunion.
    3. Pour rechercher des espaces réservables dans un quartier, sélectionnez Parcourir par quartier.
      Remarque :
      L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer Parcourir par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
    4. Renseignez les champs du champ Formulaire
      Tableau 1. Effectuer une réservation
      Champ Description
      Quartier Nom du quartier.
      Bâtiment Nom du bâtiment. Sélectionnez une icône d’emplacement (icône Sélectionner un emplacement) pour sélectionner un bâtiment.
      (Facultatif) Sol Étage du bâtiment dans lequel vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur de réservation peut indiquer par module si un employé peut utiliser l’étage dans la recherche.
      De Date de début à laquelle vous commenceriez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné. Après avoir sélectionné la date de début, sélectionnez l’heure de début de la réservation pour l’élément du lieu de travail dans le sélecteur d’heure.
      Vers Date de fin à laquelle vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné. Après avoir sélectionné la date de fin, sélectionnez l’heure de début de la réservation pour l’élément du lieu de travail dans le sélecteur d’heure.
      Récurrent Option pour réserver l’élément du lieu de travail de façon récurrente. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.
      Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par une organisation. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin. Cette option s’affiche si l’administrateur de votre espace de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée sur le type sélectionné. Pour plus d'informations, consultez Créer une vue réservable.
    5. Sélectionnez l’option Ajouter un autre bâtiment pour ajouter plusieurs bâtiments et espaces dans une seule réservation et fournir les détails requis tels que le nom du bâtiment, l’étage, la date et l’heure de début.

      Les bâtiments sélectionnés peuvent appartenir à différentes régions ou emplacements et à différents fuseaux horaires. L’application ajuste automatiquement les variations de fuseaux horaires en conséquence.

      Le premier bâtiment que vous sélectionnez est considéré comme le bâtiment principal et les autres bâtiments que vous ajoutez après le premier bâtiment sont les bâtiments secondaires. L’application utilise la date et l’heure du bâtiment principal pour convertir les fuseaux horaires applicables pour les bâtiments secondaires.

    6. Cliquez sur Rechercher.
      Les espaces disponibles dans un quartier s’affichent.
      Remarque :
      Les administrateurs d’espace ou les planificateurs d’espace déterminent si les employés sont autorisés à afficher les quartiers dans le répertoire d’emplacement.
    7. Dans les résultats de la recherche, sélectionnez Ajouter pour ajouter un espace réservable.
    8. Basculez entre les onglets Carte et Calendrier pour examiner et sélectionner les espaces disponibles.
      Dans la vue de calendrier d’un bâtiment sélectionné, vous voyez la date et l’heure applicables.
      Le volet inférieur affiche le nombre d’éléments que vous avez sélectionnés dans les résultats de la recherche.
    9. Sélectionnez l’onglet Vue de carte si votre organisation l’utilise Mappage d'intérieur pour des emplacements interactifs et l’orientation.
      La carte d’étage affiche les espaces du quartier en fonction de la disponibilité et de l’affectation des employés. La légende de la carte affiche tous les espaces disponibles avec un contour coloré, les espaces réservés en vert et les espaces indisponibles en rouge.
    10. Cliquez sur Suivant.

      Vérifiez les détails de la réservation pour les espaces sélectionnés.

    11. Sélectionnez Ajouter des services pour ajouter des configurations de salle ou la restauration pour les espaces sélectionnés.
    12. Passez en revue les détails du récapitulatif de la réservation.
    13. Cliquez sur Soumettre la réservation.
      Si l’un des éléments ne nécessite pas d’approbation, les éléments du lieu de travail sélectionnés sont réservés. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé. Si l’un des éléments doit être approuvé, votre demande est soumise pour approbation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur En attente d’approbation.