Explorer Gestion des contrats Pro

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 9 minutes de lecture

    • Apprenez-en plus sur l’application Gestion des contrats Pro grâce à un exemple de workflow et passez en revue les avantages qu’elle peut offrir.

    Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro

    Gestion des contrats Pro est une solution de gestion des contrats facile à utiliser et à adopter. Vous pouvez l’utiliser pour configurer des modèles de documents contractuels, des clauses, des variations de clauses, et pour initier des demandes de contrat. Il prend également en charge Now Assist l’analyse des contrats et l’extraction des métadonnées, les signatures électroniques, les signatures manuscrites et les systèmes de stockage externes.

    Les composants de Gestion des contrats Pro sont les suivants :

    Gestion des contrats Pro avantages

    Tableau 1. Avantages de la Gestion des contrats Pro
    Avantage Fonctionnalité principale Rôle
    Gérer efficacement une bibliothèque de variations de clauses. Gestion des clauses Configurateur de contrat
    Créez des modèles de contrat ou des lettres standard qui sont utilisés pour générer des contrats ou des documents en fonction des valeurs de la demande soumise. Modèles de documents Word Configurateur de contrat
    Ajoutez des contrôles de contenu qui servent d’espaces réservés au contenu des Microsoft Word documents sur MacOS les systèmes et sur Windows les systèmes à l’aide d’un complément. Les contrôles de contenu ne peuvent être ajoutés manuellement que sur un Windows système. Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats Configurateur de contrat
    Demandes d’initiation Libre-service ou non libre-service de contrat. Demandes de contrats en libre-service et sans libre-service Utilisateur de contrat
    Traitez une demande de contrat en libre-service. Utiliser la demande de contrat en libre-service Utilisateur de contrat ou prestataire de contrat
    Révisez, approuvez et fournissez une signature pour une demande de contrat hors libre-service. Utiliser une demande de contrat autre qu’un libre-service Utilisateur de contrat ou prestataire de contrat
    Obtenez des commentaires et des commentaires des experts internes sur les documents contractuels. Vue d’ensemble de la révision interne Prestataire ou réviseur de contrat
    Obtenez un aperçu du volume de demandes de contrat traitées par votre équipe. Utilisation du Tableau de bord des contrats Prestataire de contrat
    Utilisez des widgets activables pour catégoriser, classer par ordre de priorité et traiter efficacement les demandes de contrat. Espace de travail de contrat Utilisateur de contrat ou prestataire de contrat
    Suivez et gérez les obligations contractuelles pour garantir la conformité et minimiser les risques. Gestion des obligations Utilisateur de l’obligation ou Prestataire de l’obligation
    Utilisez Now Assist pour analyser les Gestion des contrats contrats afin de détecter les clauses non standard et manquantes et pour extraire des informations des contrats signés afin de les ajouter au référentiel de contrats. Now Assist dans Gestion des contrats Now Assist Prestataire de contrats

    Workflow Gestion des contrats Pro

    L’exemple de workflow de bout en bout suivant montre comment différents utilisateurs peuvent collaborer pour configurer les données de base et soumettre, réviser et finaliser les demandes de contrat.

    Un Gestion des contrats Pro configurateur prend les mesures suivantes pour configurer le workflow de bout en bout :
    1. Crée le type de contrat et l’associe à un modèle de contrat.
    2. Crée les clauses et leurs variantes à utiliser dans les modèles de documents.
    3. Crée les modèles de documents utilisés pour générer le document contractuel.
    4. Configure les espaces réservés pour les signataires.
    5. Termine le mappage du modèle pour renseigner automatiquement les informations utilisées dans le modèle de contrat.
    6. Publie le modèle de document pour le rendre disponible afin de générer des contrats lors de l’envoi de la demande de contrat.
    7. Crée une règle de sélection de modèle pour identifier le modèle de contrat à utiliser pour générer le document contractuel pour la demande de contrat.
    8. Crée une règle de signataire interne pour mapper le signataire à un modèle à l’aide de mappages de signataires.
    9. Définit le référentiel de contrat où les contrats sont stockés et mappe les données qui ont été ajoutées au document contractuel.
    10. Crée une règle de référentiel de contrat pour configurer les rappels des contrats arrivant à expiration.
    11. Configure le stockage externe pour stocker les documents contractuels signés et leurs révisions.
    12. Configure les fournisseurs de signature électronique pour permettre aux signataires de signer électroniquement les documents contractuels.

    Workflow de demande de contrat en libre-service

    Un workflow pour une demande de contrat en libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
      • S’il n’y a pas d’erreurs de validation, une demande de contrat est créée avec l’état Travail en cours.
      • En cas d’erreurs de validation de signataire, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
    2. Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement en fonction de conditions prédéfinies.
    3. Le demandeur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
    4. Le demandeur de contrat affiche le document de contrat et effectue l’une des actions suivantes :
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des modifications sont requises, le demandeur de contrat envoie une demande de modification.
    5. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut effectuer les actions suivantes :
      1. Lance un processus d’examen interne.
        1. L’exécutant du contrat soumet une tâche de révision pour une révision interne.
          Remarque :
          Le prestataire de contrat peut créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, le prestataire du contrat ne peut pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrats peut l’affecter lui-même.
        3. L’examinateur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
        6. Le réviseur du contrat examine le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur de contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
        8. Le prestataire reçoit le document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel qui est disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
      2. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    6. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires. Si des changements sont nécessaires, le processus d’examen et de révision se poursuit.
    7. Si le stockage externe est configuré, les documents contractuels y sont stockés. Sinon, ils sont stockés dans l’instance ServiceNow .
    8. Si un signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
    9. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
    10. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.

    Workflow de demande de contrat sans libre-service

    Un workflow pour une demande de contrat non libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
    2. Une demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
    3. Le demandeur de contrat charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classifie.
    4. L’exécutant du contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
    5. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
    6. Si un examen ou un retour d’expert est requis de la part des équipes internes, l’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs s’il existe une autre tâche active.
      2. La tâche de révision est affectée à l’examinateur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
      5. Le réviseur de contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. L’examinateur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
    7. L’exécutant du contrat télécharge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    8. L’exécutant du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé aux contacts tiers.
    9. Le prestataire de contrat affiche les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’examinateurs.

    10. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    11. S’il existe plusieurs documents contractuels, l’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre. S’il y a une signature électronique, le prestataire ajoute les champs requis et envoie le document contractuel pour signature.
    12. Les signataires examinent le document contractuel.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature est refusée et l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    13. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.