Demandes juridiques d’accord de confidentialité

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • Les employés peuvent soumettre des demandes juridiques pour créer des contrats d’accord de confidentialité (NDA) avec des tiers comme des fournisseurs, des clients et des partenaires. Le service juridique peut gérer et traiter ces modifications demandées à partir d'un emplacement centralisé.

    Fonctionnalités

    • Modèles de contrat avec métadonnées et règles métier permettant de sélectionner le modèle le plus pertinent pour une demande.
    • Microsoft Word Formatez les modèles de contrat pour faciliter la modification du contrat pour l’exécuteur du contrat.
    • Option en libre-service pour la création et l’exécution de contrats d’accord de confidentialité standardisés.
    • Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
    • Prise en charge de la signature manuscrite pour la signature manuelle.
    • Intégrations de stockage externe avec Google Drive et Microsoft OneDrive pour le stockage des documents contractuels signés.
    • Référentiel centralisé des contrats juridiques contenant les métadonnées des documents contractuels signés.

    Accord de confidentialité Workflow de demande de contrat

    Lorsqu'un demandeur soumet une demande juridique, un document contractuel NDA est créé à l'aide d'un modèle de contrat standard basé sur les informations de la demande. Les informations de la demande sont insérées aux emplacements appropriés dans le modèle.

    Étant donné que les documents contractuels sont au Microsoft Word format format, il est plus facile d’examiner, de modifier et de finaliser les documents contractuels que les documents au format PDF ou HTML.

    Si le document NDA généré ne nécessite aucune modification, le demandeur peut l’envoyer aux signataires pour une signature électronique ou manuscrite . Une fois que tous les signataires ont signé le document contractuel, il est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe en fonction de la configuration. Le demandeur et les membres du département juridique peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contracts.

    Un exemple de workflow pour une demande de contrat d’accord de confidentialité (NDA) pourrait se dérouler comme suit :
    1. Le configurateur juridique configure les données de base pour soumettre une demande d’accord de confidentialité. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques.
    2. Le demandeur juridique remplit le formulaire de demande d’admission d’accord de confidentialité.
    3. Une demande de contrat est lancée.
    4. Le document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et le contenu est ajouté dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    5. L’utilisateur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document de contrat à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
    6. Le demandeur de contrat affiche le document de contrat.
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des modifications sont requises, le demandeur de contrat soumet une demande de modification, qui est envoyée au prestataire de contrat.
    7. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
      1. L’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
        1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
          Remarque :
          Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrats peut l’affecter lui-même.
        3. L’examinateur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
        6. Le réviseur de contrat examine le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur de contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
        8. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
      2. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    8. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
    9. Tous les signataires soumettent les signatures requises.
    10. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande juridique.
    11. Si un stockage externe est configuré, le contrat signé y est stocké et référencé dans le référentiel du contrat.