Demandes de révision de contrats tiers

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Les employés peuvent soumettre des demandes juridiques pour révision des contrats de tiers par l’équipe juridique.

    Fonctionnalités

    Les demandes d’examen par des tiers comprennent les fonctionnalités suivantes :
    • Capacité à soumettre un document de tiers pour révision.
    • Capacité à charger plusieurs contrats et documents justificatifs pour examen.
    • Obtenir l’examen et les commentaires des experts internes sur les documents contractuels
    • Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
    • Prise en charge du stockage des documents contractuels dans votre instance ou sur des ServiceNow systèmes de stockage externes tels que Microsoft OneDrive et Google Drive.
    • Référentiel des contrats juridiques contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
    • Prise en charge d’une propriété système configurable pour générer une certification d’achèvement.

    Workflow de demande de révision de contrat tiers

    En tant que prestataire juridique au sein de l’équipe juridique, vous travaillez sur les demandes de révision de tiers affectées en effectuant les activités suivantes :
    1. L’utilisateur juridique crée une demande de révision de contrat tiers.
    2. L’utilisateur juridique charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
    3. Le prestataire examine le document contractuel joint à la demande juridique.
    4. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
    5. Si un examen ou un retour d’expert est requis de la part des équipes internes, l’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. La tâche de révision est affectée à l’examinateur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
      5. Le réviseur de contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. L’examinateur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
    6. L’exécutant du contrat télécharge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    7. L’exécutant du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé aux contacts tiers.
    8. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’examinateurs.

    9. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    10. L’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et en envoyant le document contractuel pour signature.
    11. Les signataires examinent le document contractuel.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature étant refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    12. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

    Pour les signatures électroniques, une fois que tous les signataires ont signé le document contractuel, il est stocké sur l’instance ServiceNow ou un système de stockage externe. Si un stockage externe est configuré, le contrat signé y est stocké et référencé dans le référentiel du contrat.

    Pour les signatures manuscrites, une fois que tous les signataires ont signé et renvoyé le document contractuel, le prestataire juridique charge le contrat signé dans la demande de contrat. Le document est ensuite stocké dans le référentiel des contrats.

    Le demandeur et les membres du département juridique peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Legal Contracts.