Gestion des entretiens
Utilisez Gestion des entretiens pour créer des modèles afin de capturer les questions, les réponses et les remarques de façon cohérente et efficace, de synchroniser la planification avec Microsoft Outlook, et de mieux planifier et suivre vos entretiens.
Configurer Interview Templates
Configurez Prestation de services RH Interview Templates afin que vos agents capturent rapidement, de façon cohérente et précise les informations appropriées.
- Créez des modèles de questions d'entretien.
- Créez des balises de modèles d'entretien. Les balises vous aident à filtrer vos modèles de questions d'entretien afin de pouvoir facilement rechercher les questions pertinentes à utiliser dans un entretien. Par exemple, les agents posent différentes questions en fonction de la personne à qui ils parlent et des plaintes spécifiques. Les balises de modèle aident les agents à trouver le modèle d'entretien approprié.
| Rôle | Description | Contient des rôles |
|---|---|---|
| Administrateur du modèle de questions d'entretien [sn_interview_temp.admin] | Peut consulter, lire, créer et modifier des modèles de questions d'entretien, des balises de modèle et des propriétés Employee Relations. | sn_interview_temp.reader, sn_interview_temp.writer |
| Auteur du modèle de questions d'entretien [sn_interview_temp.admin] | Peut consulter, lire, créer et modifier des modèles de questions d'entretien et des balises de modèle. | sn_interview_temp.reader |
| Lecteur de modèle d'entretien [sn_interview_temp.reader] | Peut consulter et lire des modèles de questions d'entretien et des balises de modèle. | N. A. |
Propriétés système
La propriété système sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables détermine les tables pour lesquelles vous êtes autorisé à créer des balises de modèle d'entretien pour les modèles de questions d'entretien.
Lors de la saisie de plusieurs tables, séparez les noms de tables par une virgule (,), mais sans laisser d' espace entre chaque table.
Balises de modèle
Les balises de modèle sont un moyen d'organiser vos modèles d'entretien et de les filtrer lorsque vous recherchez le modèle correct. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.
Depuis l'interface utilisateur héritée, vous pouvez sélectionner le bouton Questions pour afficher tous les modèles d'entretien. Les balises de modèle apparaissent au bas de chaque modèle d'entretien affiché.
Dans Prestation de services RH Espace de travail d'agent, la balise de modèle apparaît en bas.
- Référencé : utilise les champs des tables suivantes pour créer des balises de référence :
- Sous-type de plainte [sn_hr_er_allegation_subtype]
- Type de plainte [sn_hr_er_allegation_type]
- Service RH [sn_hr_core_service]
- Personnalisé : vous créez votre propre organisation de modèle d'entretien. Par exemple :
- Catégorie du client = type de tiers impliqué
- Balises personnalisées :
- Plaignant
- Objet de la plainte
- Témoin
Activer Interview Templates
Vous pouvez activer le module d'extension Interview Templates (com.sn_interview_templates) pour Now Platform si vous disposez du rôle administrateur.
Avant de commencer
Rôle requis : admin
Procédure
Créer un modèle de questions d'entretien
Les modèles de questions d'entretien fournissent à vos agents un moyen cohérent et efficace de capturer les réponses des entretiens.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_interview_temp.admin
Procédure
Créer une balise de modèle d'entretien
Créez des balises de modèle que vous pouvez utiliser pour filtrer les modèles de questions d'entretien sur les attributs prédéfinis. Les balises de modèle vous permettent de trouver des questions pertinentes plus facilement et plus rapidement.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_interview_temp.admin
Les balises de modèle d'entretien sont responsables de l'interaction de filtrage pour un agent afin de parcourir ou de rechercher un modèle.
Procédure
Utiliser la gestion des entretiens
Vous pouvez planifier et documenter des entretiens et utiliser des modèles d’entretien à l’aide du Interface utilisateur principale ou Prestation de services RH Espace de travail d'agent.
La création d'un enregistrement d'un entretien est un élément important d'une enquête Employee Relations.
Planifier un entretien : il existe deux (2) méthodes que vous pouvez utiliser pour planifier un entretien :
- Entrée manuelle : entrez une date/heure de début et de fin pour l'entretien et confirmez en dehors de l'application.Remarque :dans l'interface utilisateur héritée, l'entrée manuelle est la seule méthode disponible pour planifier un entretien.
- Utilisez le calendrier Microsoft Outlook pour planifier un entretien.
- Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez intégrer Microsoft Exchange. Assurez-vous que la propriété système sn_hr_er.ex_online_notification_url contient l'URL de rappel dans le champ Valeur. Pour plus d’informations, voir Configuration du spoke Microsoft Exchange Online.
- La propriété système sn_hr_er.exchange_online_max_candidate détermine le nombre maximal de créneaux horaires de réunion à renvoyer lors de la tentative de planification d'un entretien à l'aide de Microsoft Exchange. La valeur par défaut est 500 créneaux.
Remarque :vous pouvez utiliser la méthode manuelle de planification dans Prestation de services RH Espace de travail d'agent. Pour en savoir plus, voir Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide de l'interface utilisateur héritée ou Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide d'Espace de travail d'agent.
Planifier un entretien
Vous pouvez utiliser le calendrier Microsoft Exchange par défaut ou l'intégrer à ServiceNow® pour planifier des entretiens liés aux tickets Employee Relations (ER).
Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide de l'interface utilisateur héritée
La documentation des entretiens est cruciale pour les tickets ER. Utilisez le formulaire Entretien pour prendre des notes et capturer les détails importants du ticket ER.
Avant de commencer
Procédure
-
Remplissez le formulaire.
Tableau 3. Entretien Champ Description Numéro Numéro identifiant l'enregistrement de l'entretien. L'application attribue automatiquement des numéros d'entretien. Ticket RH Numéro de ticket RH ER associé à l'entretien. Remarque :si vous accédez à l'entretien depuis Employee Relations, vous devez sélectionner un ticket RH à associer à l'entretien.Interviewé Nom de la personne interrogée. Sélectionnez l'icône Référencer à l'aide de la liste
et recherchez la personne interrogée. Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.Enquêteurs Noms des personnes qui ont effectué l'entretien. Cliquez sur l'icône Déverrouiller les enquêteurs
et recherchez les noms des personnes qui effectuent l'entretien.Remarque :seuls les membres disposant du rôle sn_interview_temp.writer ou appartenant à un groupe qui possède la compétence Employee Relations.Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.
Participants externes Indique les personnes extérieures à votre entreprise ayant participé à l'entretien. E-mail d'invitation externe Les adresses e-mail des personnes externes qui participent à l'entretien. Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l'entretien. Si votre entreprise utilise uniquement la méthode de planification manuelle, l'entrée manuelle s'affiche et ne peut pas être modifiée.
Si votre entreprise utilise l'intégration au calendrier Microsoft Outlook pour la planification, le calendrier s'affiche. Pour en savoir plus, voir Utiliser la gestion des entretiens.
Date de démarrage La date et l'heure de début de l'entretien. Date de fin La date et l'heure de fin de l'entretien. Tiers supplémentaires Autres personnes que vous voulez associer à l'enregistrement de l'entretien. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne
pour vous ajouter vous-même ou sur l'icône Déverrouiller des tiers supplémentaires pour vous ajouter vous-même ou d'autres personnes.Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.
URL externe Une URL pertinente pour l'entretien. Par exemple, si votre entreprise conserve des notes d'entretien dans un système différent ou externe à Prestation de services RH, vous pouvez saisir l'URL pour maintenir un lien et une cohérence. Date de l'entrevue Date à laquelle l'entretien a eu lieu. Apparaît après la conclusion de l'entretien. Créé par L'utilisateur qui a créé l'enregistrement d'invitation d'entretien. Notes d'entretien Notes de l'entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions à partir des modèles de questions d'entretien.
Planifier un entretien dans Prestation de services RH Employee Relations à l'aide d'Espace de travail d'agent
Utilisez Prestation de services RH Espace de travail d'agent pour capturer l'enregistrement d'un entretien.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_hr_er.case_writer
Procédure
-
Cliquez sur l'icône Listes (
).
-
Remplissez le formulaire.
Tableau 4. Formulaire Créer un entretien Champ Description Numéro Numéro identifiant l'enregistrement de l'entretien. L'application attribue automatiquement des numéros d'entretien. Ticket RH Numéro de ticket RH ER associé à l'entretien. Remarque :si vous accédez à l'entretien depuis Employee Relations, vous devez sélectionner un ticket RH à associer à l'entretien.Interviewé Nom de la personne interrogée. Sélectionnez l'icône Référencer à l'aide de la liste
et recherchez la personne interrogée. Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.Enquêteurs Noms des personnes qui ont effectué l'entretien. Cliquez à l'intérieur du champ pour afficher la liste des noms que vous pouvez sélectionner.Remarque :seuls les membres disposant du rôle sn_interview_temp.writer ou appartenant à un groupe qui possède la compétence Employee Relations.Participants externes Indique que vous souhaitez ajouter des participants externes à l'enregistrement de l'entretien. E-mail d'invitation externe Adresses e-mail des participants externes. S'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez l'option Participants externes.Remarque :séparez chaque adresse e-mail par une virgule.Méthode de planification La méthode que vous utilisez pour planifier l'entretien. Sélectionnez Entrée manuelle pour sélectionner les dates et heures de début et de fin de l'entretien.
Si votre entreprise utilise l'intégration au calendrier Microsoft Outlook pour la planification, sélectionnez Calendrier. Vous pouvez planifier un entretien avec une interface qui se synchronise avec le calendrier Outlook de votre société. Pour en savoir plus, voir Utiliser la gestion des entretiens.
Date de démarrage La date et l'heure de début de l'entretien. Sélectionnez l'icône Afficher le calendrier (
), puis sélectionnez la date et l'heure de début de l'entretien.Date de fin La date et l'heure de fin de l'entretien. Sélectionnez l'icône Afficher le calendrier (
), puis sélectionnez la date et l'heure de fin de l'entretien.Tiers supplémentaires Autres personnes que vous voulez associer à l'enregistrement de l'entretien. Cliquez dans le champ pour afficher la liste de noms.
Vous pouvez éventuellement entrer les adresses e-mail de chaque enquêteur.Remarque :ces noms apparaissent à partir deURL externe Une URL pertinente pour l'entretien. Créé par Le nom d'utilisateur de la personne qui a créé l'enregistrement de l'entretien. Notes d'entretien Notes de l'entretien ou vous pouvez saisir les réponses aux questions à partir des modèles de questions d'entretien. Dans la barre latérale contextuelle, sélectionnez l'icône Modèles d'entretien (
) pour rechercher des modèles de questions d'entretien.Les modèles d'entretien fournissent des questions que vous pouvez utiliser dans l'entretien. Vous pouvez insérer les questions à partir du modèle dans le champ Notes de l'entretien ou les copier dans le presse-papiers pour les insérer dans un document extérieur.
Sélectionnez l'icône
pour afficher les options Insérer dans les notes ou Copier dans le presse-papiers.Les modèles d'entretien assurent la cohérence et l'efficacité lors des entretiens. Pour en savoir plus, voir Créer un modèle de questions d'entretien.