Evidence Management pour Employee Relations

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 7 minutes de lecture

    • Utilisez la gestion des preuves pour capturer et catégoriser la preuve pour des tickets Employee Relations ou des tickets connexes.

    La preuve est définie comme tous les artefacts digitaux collectés dans le cadre d'une enquête, tels que les fichiers chargés dans Gestion des preuves ou stockés dans un autre système.

    Configurer la gestion des preuves

    Configurez la Prestation de services RH gestion de sorte que vos agents puissent collecter des preuves et des informations relatives aux tickets Employee Relations (ER).

    Vous pouvez activer le module d'extension Evidence Management [com.sn_evidence_management] si vous disposez du rôle administrateur. Ce module d'extension est activé si le module d'extension Human Resources Scoped App: Employee Relations [com.sn_hr_employee_relations] l'est également. Pour en savoir plus, consultez Activer Relations avec les employés.

    Rôles

    Les rôles suivants sont installés avec le module d'extension Evidence Management [com.sn_evidence_management] :
    Tableau 1. Rôles installés avec Gestion des preuves
    Titre du rôle [name] Description Contient des rôles
    Administrateur de preuves [sn_em.admin] Peut accéder à tous les domaines de la gestion des preuves et les configurer.
    • sn_em.evidence_config_manager
    • sn_em.evidence_reader
    • sn_em.evidence_writer
    Gestionnaire de configuration des preuves [sn_em.evidence_config_manager] Peut accéder aux enregistrements de types de preuve, en créer et les gérer.
    Remarque :
    Requiert les rôles de lecteur et de rédacteur de preuves pour gérer les enregistrements de types de preuve.
    Lecteur de preuves [sn_em.evidence_reader] Peut afficher la preuve si le ticket ER est accessible.
    Rédacteur de preuves [sn_em.evidence_writer] Peut créer et gérer des enregistrements de preuves. sn_em.evidence_reader

    Les rôles Employee Relations incluent les rôles de gestion des preuves.

    Les utilisateurs ne peuvent pas lire les preuves lorsqu'ils empruntent une identité.

    Lorsqu'un ticket Employee Relations est restreint, les utilisateurs peuvent uniquement consulter l'enregistrement de preuve s'ils peuvent consulter le ticket ER.

    Types de preuve

    Avant de pouvoir ajouter des preuves à un ticket ER, vous devez configurer des types de preuves. Les types de preuves vous aident à classer et à organiser les preuves que vous collectez relatives aux tickets ER. Le système de base propose les options suivantes :
    • Audio
    • Journaux de la messagerie instantanée
    • E-mail
    • Photos
    • Captures d'écran
    • SMS
    • Vidéo

    Vous pouvez créer des types de preuves supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez Créer des types de preuves.

    Créer des types de preuves

    Créez des types de preuves pour cataloguer et organiser les preuves Employee Relations d'une manière efficace et logique afin d'améliorer vos processus business.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_em.evidence_config_manager
    Remarque :
    le système de base inclut des types de preuves préconfigurés.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Gestion des preuves > Types de preuve.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Remplissez le formulaire ou modifiez les champs.
      ChampValeur
      Nom Le nom qui identifie et décrit le type de preuve.
      Actifs Indique si le type de preuve est actif et disponible pour l'utilisation.
    4. Sélectionnez Envoyer.

    Utiliser la gestion des preuves

    Vous pouvez créer, modifier et catégoriser des preuves liées à un ticket Relations avec les employés à l’aide de la Interface utilisateur principale commande ou Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    Vous pouvez associer des preuves à un ticket Employee Relations (ER). Pour en savoir plus sur les tickets ER, consultez Tickets Employee Relations.

    Ajouter des preuves à un ticket Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée

    Créez des enregistrements de preuve à joindre à un ticket Employee Relations pour vous aider dans les enquêtes.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Relations avec les employés > Tickets.
    2. Sélectionnez un ticket.
    3. Faites défiler la page jusqu'à l'onglet Preuve dans la liste connexe.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Remplissez le formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de preuve
      Champ Description
      Numéro Numéro qui identifie l'enregistrement de preuve. Ce numéro est automatiquement généré par l'application.
      Nom Nom qui décrit la preuve.
      Type de preuve Type de preuve associé à la preuve.
      Le système de base propose les types suivants :
      • Audio
      • Journaux de la messagerie instantanée
      • E-mail
      • Photos
      • Captures d'écran
      • SMS
      • Vidéo

      Pour en savoir plus, voir Créer des types de preuves.
      Créé par Nom de l'utilisateur qui a créé l'enregistrement de preuve.
      Soumis par le tiers impliqué Nom de la personne qui a soumis la preuve.

      Sélectionnez l'icône Référencer à l'aide de la liste icône Référencer à l'aide de la liste et recherchez la personne qui a soumis la preuve.

      Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Tiers impliqués Toute personne impliquée dans la preuve fournie dans le ticket ER.

      Sélectionnez l'icône Déverrouiller les tiers impliqués (icône Déverrouiller les tiers impliqués) et recherchez les personnes que vous souhaitez inclure en tant que tiers impliqués.

      Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Table Table à laquelle la preuve est associée. La valeur par défaut est la table Ticket Employee Relations [sn_hr_er_case], mais vous pouvez associer la preuve à n'importe quelle table.
      Parent Ticket parent auquel la preuve est liée.

      Pour associer un ticket parent, sélectionnez l'icône Rechercher des documents à l'aide de la liste icône Rechercher des documents à l'aide de la liste et sélectionnez la table associée au ticket parent. La valeur par défaut est la table Ticket Employee Relations [sn_hr_er_case].

      Sélectionnez la table et le ticket associé qui est le ticket parent.
      Remarque :
      si vous avez un ticket parent et que des preuves y sont ajoutées, ce champ est pré-rempli.
      Type de source de preuve Indique si la preuve est une pièce jointe ou une URL.

      Sélectionnez-en un. Si la preuve est une pièce jointe, joignez le fichier à l'aide de l'icône Gérer les pièces jointes (icône Gérer les pièces jointes) située dans le coin supérieur droit du formulaire.

      Si la preuve est une URL, saisissez l'URL dans le champ source de l'URL.
      Source de l'URL Sélectionnez l'icône Modifier cette URL (icône Modifier cette URL) et saisissez l'URL.

      Ce champ s'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez URL dans le champ Type de source de preuve.
      Entretien Numéro de l'entretien associé.

      Si vous venez de l'enregistrement de l'entretien, le numéro s'affiche automatiquement.

      Pour en savoir plus, voir Gestion des entretiens.
      Description Description de la preuve.
    6. Sélectionnez Envoyer.

    Ajouter des preuves à un ticket Employee Relations dans Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Créez des enregistrements de preuve à joindre à un ticket Employee Relations pour vous aider dans les enquêtes à l'aide de Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Gestion des tickets RH > Espace de travail d'agent RH.
    2. Cliquez sur l'icône Listes (icône Listes).
    3. Sélectionnez Autre.
    4. Sélectionnez Tickets Employee Relations.
    5. Sélectionnez un ticket ER auquel vous souhaitez joindre des preuves.
    6. Sélectionnez plus dans la ligne des onglets sous Chronologie du ticket.
    7. Sélectionnez Preuve dans la ligne des onglets sous Chronologie du ticket.
    8. Sélectionnez Nouveau.
    9. Remplissez le formulaire.
      Tableau 3. Formulaire de preuve
      Champ Description
      Numéro Numéro qui identifie l'enregistrement de preuve. Ce numéro est automatiquement généré par l'application.
      Nom Nom qui décrit la preuve.
      Type de preuve Type de preuve associé à la preuve.
      Le système de base propose les types suivants :
      • Audio
      • Journaux de la messagerie instantanée
      • E-mail
      • Photos
      • Captures d'écran
      • SMS
      • Vidéo

      Pour en savoir plus, voir Créer des types de preuves.
      Créé par Nom de l'utilisateur qui a créé l'enregistrement de preuve.
      Soumis par le tiers impliqué Nom de la personne qui a soumis la preuve.

      Sélectionnez l'icône Rechercher un enregistrement icône Rechercher un enregistrement et recherchez la personne qui a soumis la preuve.

      Si aucun nom n'apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Tiers impliqués Toute personne impliquée dans la preuve fournie dans le ticket ER.

      Cliquez dans le champ pour afficher la liste des tiers impliqués.

      Si aucun nom n'apparaît, vous devez créer un enregistrement de tiers impliqué. Pour en savoir plus, voir Créer un enregistrement de tiers impliqués pour Prestation de services RH Employee Relations dans l'interface utilisateur héritée ou Espace de travail d'agent.
      Table Table à laquelle la preuve est associée. La valeur par défaut est la table Ticket Employee Relations [sn_hr_er_case], mais vous pouvez associer la preuve à n'importe quelle table.
      Parent Ticket parent auquel la preuve est liée.

      Pour associer un ticket parent, sélectionnez l'icône Rechercher des documents à l'aide de la liste icône Rechercher des documents à l'aide de la liste et sélectionnez la table associée au ticket parent. La valeur par défaut est la table Ticket Employee Relations [sn_hr_er_case].

      Sélectionnez la table et le ticket associé qui est le ticket parent.
      Remarque :
      si vous avez un ticket parent et que des preuves y sont ajoutées, ce champ est pré-rempli.
      Type de source de preuve Indique si la preuve est une pièce jointe ou une URL.
      Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Pièce jointe
      • URL
      Si la preuve est une pièce jointe, sélectionnez Parcourir dans Pièces jointes à droite et joignez le fichier.

      Si la preuve est une URL, saisissez l'URL dans le champ Source de l'URL.
      Source de l'URL Sélectionnez l'icône Modifier cette URL (icône Modifier cette URL) et saisissez l'URL.

      Ce champ s'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez URL dans le champ Type de source de preuve.
      Entretien Numéro de l'entretien associé.

      Si vous venez de l'enregistrement de l'entretien, le numéro s'affiche automatiquement.

      Si aucun numéro d'entretien n'apparaît, cliquez sur le champ pour en sélectionner un.

      Pour en savoir plus, voir Gestion des entretiens.
      Description Description de la preuve.
    10. Sélectionnez Enregistrer.