Ajout d'une tâche RH à un ticket RH

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 12 minutes de lecture

    • Vous pouvez ajouter, afficher ou intervenir sur des tâches RH affectées à des tickets RH.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_core.basic ou sn_hr_core.case_writer.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez afficher les tâches RH à partir du ticket RH parent ou en accédant à Gestion des tickets RH > Tâches RH.

    Procédure

    1. Ouvrez un ticket RH.
    2. Faites défiler jusqu'à Liens connexes et cliquez sur Ajouter une tâche.
      • Tâche RH : sélectionnez cette option pour ajouter une tâche RH.
      • Demande d'installations : sélectionnez cette option pour créer une demande d'installations, comme un bureau ou un espace de travail.
    3. Pour créer une tâche RH, procédez comme suit :
      Tableau 1. Champs de tâches RH
      Champ Description
      Numéro ID de tâche affecté automatiquement.
      Remarque :
      Vous ne pouvez pas modifier cette valeur.
      Parent Numéro de ticket pour lequel vous créez la tâche.
      Emplacement Sélectionnez l'emplacement de l'employé pour qui vous créez la tâche.
      L'emplacement détermine quel agent RH sera affecté à la tâche.
      Remarque :
      Pour les tickets d'intégration où la tâche consiste à sélectionner un bureau ou un espace de travail, l'emplacement détermine la carte du bâtiment qui s'affiche.
      Modèle Cliquez sur le modèle de tâche RH correspondant à cette tâche pour le sélectionner.

      Le modèle de tâche RH peut remplir automatiquement les champs, tels que le type de tâche RH, la brève description et le groupe ou la personne auquel (à laquelle) la tâche est affectée.
      Étape Étape (groupe) d'un ticket d'événement de cycle de vie.

      Utilisez ce champ pour définir l'ensemble d'activités dans un ticket d'événement de cycle de vie auquel vous souhaitez ajouter une tâche ad hoc.

      Pour en savoir plus, consultez Tickets et tâches ad hoc pour des tickets d'événement de cycle de vie.
      Date d'échéance Sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être terminée.
      Définir un rappel Cochez cette case pour envoyer une notification par e-mail en fonction des entrées du champ Calcul de date d'échéance.
      Remarque :
      Des rappels peuvent également être configurés sur le Modèle de tâche RH pour le remplir automatiquement.
      Modèle de rappel Sélectionnez le modèle d'e-mail utilisé pour les notifications de rappel. Les modèles d’e-mail sont configurés à partir de Administration RH > Contenu d'e-mail.

      Consultez Ajouter ou modifier du contenu d'e-mail pour les notifications.
      Quand envoyer (en jours) Entrez le nombre de jours avant la date d'échéance de la tâche pour envoyer l'e-mail de rappel.
      Intervalle (en jours) Entrez le nombre de jours d'intervalle auquel l'e-mail de rappel doit être envoyé.
      Type de tâche RH Lorsque vous affectez une tâche à un employé, vous pouvez demander de quelle manière l'employé valide l'exécution de la tâche. Les tâches apparaissent sur le portail de services RH de l'employé.
      Remarque :
      La brève description provient du modèle, mais vous pouvez l'ajouter ou la modifier. Elle apparaît sur le portail de services RH.
      Service RH Un service RH exécute la tâche RH. Dans le domaine du service RH, sélectionnez un service RH.
      Remarque :
      Le champ Ticket parent en bloc n'apparaît pas parmi les sélections disponibles car il est utilisé uniquement lors de la création d'un ticket parent pour des tickets enfants en bloc. Consultez Créer une demande de tickets en bloc.
      Soumettre l'élément de catalogue Un élément de catalogue exécute la tâche RH. Dans le champ Élément de catalogue, sélectionnez un élément de catalogue.
      Soumettre un guide de commande Un guide de commande exécute la tâche RH. Dans le champ Guide de commande, sélectionnez un guide de commande.
      Collecte des informations de l'employé Recueille des informations auprès des employés. Dans le champ Formulaire employé, sélectionnez le formulaire employé que l'utilisateur remplit ou vérifie.
      Remarque :
      Les formulaires des employés sont des questionnaires conçus à l'aide du concepteur d'enquête pour recueillir des informations fournies par les employés. Consultez Collecte des informations de l'employé pour plus d'informations.
      Liste de vérification Dans le champ Éléments de liste de vérification, indiquez les éléments de la liste de vérification.
      Signature électronique L'utilisateur signe électroniquement un document. Dans le champ Modèle de signature électronique, sélectionnez le modèle de signature électronique à utiliser.
      Remarque :
      • La signature électronique est une application incluse dans le périmètre qui vous permet de signer des documents gérés, des articles de la base de connaissances ou des modèles de documents RH. Vous pouvez dactylographier ou dessiner votre signature, vos informations d'identification ou votre validation. Consultez Signature électronique RH pour plus d'informations.
      • Si le modèle de document RH contient un type de modèle de signature électronique, sélectionnez le modèle de document RH que le signataire signera sur le formulaire de ticket RH. Consultez Sélectionnez un modèle de document RH pour une tâche de signature électronique pour plus d'informations.
      Informations d'identification Indique que vous souhaitez que l'utilisateur confirme la lecture d'un document en se connectant avec ses informations d'identification. Les champs Texte de confirmation et Document d'authentification apparaissent. L'utilisation de ces champs affiche une case à cocher et du texte au-dessus des informations d'identification. Dans le champ Document d'authentification, sélectionnez un document que l'utilisateur est invité à lire.
      Remarque :
      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.
      Signature électronique Indique que vous souhaitez que l'utilisateur fournisse une signature électronique pour confirmer ou valider un document. Les champs Texte de confirmation et Document d'authentification apparaissent. L'utilisation de ces champs affiche une case à cocher et du texte au-dessus de la signature électronique.
      Remarque :
      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.
      Marquer une fois terminé Informe l'utilisateur en affichant un bouton Terminé sur le portail de services RH. Utilisez la Brève description pour fournir des détails sur cette tâche.
      Remarque :
      L'option Marquer une fois terminé passe la tâche à l'état Fermé complet.
      Signer le document Demande à l'utilisateur de signer un document. Cette option est utilisée, par exemple, lors de l'envoi d'un accord sur l'enseignement à signer pour obtenir un remboursement des frais de scolarité. Le champ Texte de confirmation apparaît. L'utilisation de ce champ affiche une case à cocher et du texte au-dessus de la signature.
      Remarque :
      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.

      Après que l'utilisateur a signé le document, le document est généré avec la signature et joint à la tâche. La tâche est marquée à l'état Fermé complet et le document est joint au ticket.
      Planifier une réunion Vous permet de créer une invitation à une réunion pour un employé pendant que vous travaillez sur un ticket RH. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion avec un nouvel employé dans le cadre du processus d’intégration.
      • Vous pouvez consulter les créneaux d’un employé disponibles et planifier une réunion. L’employé recevra une invitation à une réunion sur Microsoft Outlook.
      • Vous pouvez également envoyer l’invitation à la réunion aux participants externes.
      Remarque :
      Pour l’aptitude à l’invitation et à la planification de réunions, vous devez installer le ServiceNow spoke Microsoft Exchange Online.
      Participer à une enquête Dans le champ Enquête, sélectionnez une enquête à laquelle est affecté l'utilisateur.
      Remarque :
      Pour les tickets d'événements de cycle de vie, cette fonctionnalité fonctionne également si la personne concernée ou toute personne ayant accès au ticket d'événement de cycle de vie d'origine peut répondre à la question de l'enquête. Pour en savoir plus, consultez Déclencher une activité à partir d'activités en amont.
      Télécharger des documents Demande à la personne affectée à la tâche de télécharger des documents. Il peut s'agir, par exemple, de reçus, d'une inscription à des cours ou des transcriptions pour le remboursement des frais de scolarité. Utilisez le champ Brève description pour fournir des instructions.
      Remarque :
      La tâche doit être à l'état Prêt ou Travail en cours.
      URL Le champ URL apparaît. Entrez un lien URL que l'utilisateur confirme lorsqu'il y accède.
      Visionner la vidéo Le champ URL apparaît. Demande à la personne affectée à la tâche de visionner une vidéo.
      Activité Indique quand un employé répond à une tâche ou en accomplit une et montre les activités de tâche par employé et par agent RH affecté.
      Facultatif Cochez cette case pour rendre la tâche facultative. Le bouton Ignorer apparaît en regard d'une tâche sur la page Ouvrir un ticket. La Personne peut ignorer la tâche ou ne rien faire et l'agent RH peut passer la tâche à l'état Fermé complet.
      État
      État de travail du ticket. Les états sont les suivants :
      • Brouillon
      • Prêt
      • Travail en cours
      • Fermé terminé
      • Fermé incomplet
      • Annulé
      • Ignoré
      • Remarque :
        Définissez l'état sur Prêt ou Travail en cours pour que l'employé puisse voir la tâche que vous avez créée.
      Groupe d'affectation

      Groupe RH à qui le ticket est affecté. Si le groupe n'est pas défini automatiquement, affectez un groupe RH pour fournir une sélection d'utilisateurs RH dans le champ Affecté à.

      Les groupes d'affectation sont limités aux groupes ayant un type de human_resources.
      Remarque :
      Pour changer le Groupe d'affectation, l'agent désigné dans le champ Affecté à doit être membre du nouveau groupe.
      Ce champ détermine également si Agent virtuel ou Support de Connexion est utilisé pour la fonctionnalité Poser une question.
      • Agent Workspace : Agent virtuel
      • Utilisateurs et groupes : Support de Connexion
      Affecté à
      L'utilisateur affecté pour travailler sur ce ticket. Si l'utilisateur n'est pas affecté automatiquement, cliquez sur l'icône de recherche pour sélectionner un utilisateur qui est un membre du groupe d'affectation sélectionné.
      Remarque :
      Pour changer l'agent RH désigné dans le champ Affecté à, l'agent doit être membre du Groupe d'affectation.

      Vous pouvez également utiliser ce champ pour affecter une tâche à la Personne concernée par le ticket. Par exemple, si vous voulez que la Personne signe et renvoie un document ou rende une tâche facultative.
      Équipe de prise en charge de la tâche Interlocuteur qui, au sein de votre entreprise, est chargé de répondre aux questions.
      Remarque :
      Pour l'utiliser, activez le module d'extension Widgets Connect pour Service Portal (com.glide.connect.sp_widgets).
      Utilisateurs et groupes

      Sélectionnez cette option si vous souhaitez que des utilisateurs ou groupes spécifiques affectés au ticket ou à la tâche RH deviennent les principaux agents d'assistance pour cette tâche RH. Vous pouvez sélectionner à partir des champs du ticket ou de la tâche RH, par exemple, Ouverts par, Ouverts pour, etc. Vous pouvez également sélectionner parmi différents groupes. Vous pouvez filtrer davantage en sélectionnant des compétences spécifiques.
      Connect Sélectionnez Connect pour indiquer que votre société utilise la messagerie ServiceNow Connect. Après avoir sélectionné File d'attente, le champ File d'attente apparaît au-dessous. Sélectionnez une file d'attente de messagerie instantanée pour la prise en charge de la tâche que vous créez. Vous pouvez filtrer davantage en sélectionnant des compétences spécifiques.

      Dans les versions précédentes, ce champ était nommé File d'attente.

      Remarque :
      Le module d'extension Support de Connect (com.glide.connect.support) est déconseillé. Pour plus d’informations, consultez Activer Support de Connexion.
      Espace de travail d'agent Prend en charge Agent Workspace pour la messagerie instantanée. Sélectionnez Agent Workspace pour indiquer que votre société utilise les conversations Virtual Agent pour la messagerie instantanée. Après avoir sélectionné Agent Workspace, le champ File d'attente AWA apparaît au-dessous. Sélectionnez une file d'attente de messagerie instantanée Affectation de travail avancéet pour la prise en charge de la tâche que vous créez. Vous pouvez filtrer davantage en sélectionnant des compétences spécifiques.
      Utilisateurs du dossier parent Apparaît lorsque l'option Utilisateurs et groupes est sélectionnée dans Équipe de prise en charge de la tâche.

      Sélectionnez des champs comme Ouverts par, Ouverts pour et d'autres à partir du ticket RH parent pour la prise en charge de cette tâche RH.
      Groupes Apparaît lorsque l'option Utilisateurs et groupes est sélectionnée dans Équipe de prise en charge de la tâche.

      Sélectionnez un groupe associé à un ticket ou une tâche RH pour prendre en charge cette tâche RH.
      File d'attente Apparaît lorsque l'option File d'attente est sélectionnée dans Équipe de prise en charge de la tâche.
      Sélectionnez la file d'attente de messagerie instantanée vers laquelle vous souhaitez que cette tâche RH soit acheminée pour des questions ou de l'aide.
      Remarque :
      Ce que vous sélectionnez ici doit correspondre à la valeur du champ File d'attente RH du formulaire Configuration de la messagerie instantanée sous Collaboration. Si ces valeurs ne correspondent pas, une erreur se produit.
      Skills Les compétences requises de la personne affectée à cette catégorie de ticket RH.
      Liste de surveillance La liste des utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket. Cliquez sur l'icône de verrou pour ajouter des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous inclure.
      Brève description Les brèves descriptions sont remplies à partir du modèle de tâche RH sélectionné et peuvent être écrasées.

      Entrez des informations qui invitent l'utilisateur à fournir des détails concernant la demande de tâche. La brève description apparaît sur le portail de services RH de l'employé.
      Description Description plus longue et plus détaillée du ticket. Utilisez les outils RTF (Rich Text Format) pour mettre en forme votre texte.

      La mise en forme RTF apparaît également pour une description de ticket ou de tâche dans l'Employee Service Center ou dans le portail de services.
      Commentaires supplémentaires (visible par le client) Entrez des commentaires, des mises à jour ou des informations sur la tâche qui seront visibles pour la Personne concernée par le ticket.
      Remarque :
      Traduisez le texte dans votre langue à l'aide de l'option Traduire. Pour configurer le cadre de travail de traduction dynamique, voir Traduction dynamique.
      Notes de travail Entrez des notes sur le ticket pour correspondre avec d'autres agents RH. Ces notes ne sont pas visibles par la Personne.
      Remarque :
      Traduisez le texte dans votre langue à l'aide de l'option Traduire. Pour configurer le cadre de travail de traduction dynamique, voir Traduction dynamique.
    4. Vous pouvez :
      • Cliquez sur Enregistrer dans le Menu de contenu pour enregistrer la tâche et rester sur le formulaire Tâche.
      • Cliquez sur Envoyer pour enregistrer la tâche et revenir au formulaire Ticket RH.
      • Cliquez sur Prêt pour le travail pour enregistrer la tâche, la définir à l'état Prêt et rester sur le formulaire Tâche.
      • Cliquez sur Afficher les réponses pour afficher les commentaires soumis par un employé via le formulaire envoyé via la tâche RH de type Collecte des informations de l’employé.
    5. Effectuez l'une des actions suivantes.
      ActionDescription
      M'affecter Cliquer sur
      Fermer une tâche Saisissez les informations dans le champ Notes de travail et d'autres champs si besoin, puis modifiez l'État en Fermé terminé.
      Remarque :
      Toutes les tâches RH doivent être fermées pour que le ticket RH parent puisse être fermé.
      Cloner la tâche Cliquez sur le lien connexe Cloner la tâche. Saisissez les nouvelles informations de la tâche dans le formulaire de tâche et cliquez sur Mettre à jour.
      Annuler la tâche Cliquez sur Annuler la tâche dans l'en-tête du formulaire.
      Consulter l'avancement des tâches sœurs L'onglet Tâches sœurs affiche toutes les tâches figurant dans le même ticket. Cliquez sur un numéro de tâche pour en afficher les détails.
      Authentification de document RH Répertorie les types d'authentification de document RH retournés par un employé. Vous pouvez filtrer par type :
      • Utilisateur
      • Révision de document
      • Signature
      • Mises à jour
      Lorsque toutes les tâches sont fermées pour un ticket RH, une notification par e-mail est envoyée à l'agent RH qui est affecté au ticket.
      Remarque :
      Lorsque vous fermez le ticket parent, toutes les tâches enfants sont affectées à l'état Fermé incomplet.
    6. Cliquez sur l’icône de pièce jointe en haut du formulaire pour ajouter un document en pièce jointe
      Des pièces jointes aux tâches sont disponibles sur le ticket parent.
    7. Cliquez sur Mettre à jour.