Ajouter un élément de service du lieu de travail à un service du lieu de travail
Configurez un élément du lieu de travail qu’un employé peut commander avec une demande de service du lieu de travail ou dans le cadre de sa réservation. Par exemple, lors d’une réservation, un employé peut commander un article de service sur le lieu de travail, comme un traiteur, une chaise supplémentaire, un tableau blanc, un marqueur, etc.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
- Spécifiez un nom pour l’élément du lieu de travail. L’élément sera affiché aux employés avec le nom spécifié.
- Sélectionnez un modèle pour pré-remplir certaines valeurs lors de la création d’un ticket ou d’une tâche sur le lieu de travail.
- Service du lieu de travail parent auquel vous ajoutez l’élément du lieu de travail.
- Sous-catégorie à laquelle l’élément appartient.
- Image décrivant l’élément du lieu de travail. L’image sera affichée aux employés pendant qu’ils effectuent une sélection. L’image s’affiche pour les clients lors de l’utilisation du portail de réservation et Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in.
- Brève description de l’élément du lieu de travail. La description s’affichera aux employés pendant qu’ils effectuent une sélection. Vous pouvez ajouter un texte normal ou un texte HTML. La description peut contenir un texte et un lien. Si vous saisissez une longue description, le texte s’affiche pour les employés avec une option Afficher plus . La description s’affiche pour les clients lors de l’utilisation du portail de réservation et Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in.Remarque :L’n’informe Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in pas sur les services dans les délais, mais les services ne sont pas demandés lorsque la réservation est soumise.
- Coût de l'élément du lieu de travail. Vous pouvez sélectionner la devise applicable en fonction de votre emplacement.
- Durée requise pour préparer l’élément et le nettoyer. Vous pouvez spécifier l’heure en jours et/ou en heures.
- Spécifiez si vous souhaitez permettre aux employés de spécifier la quantité ou la capacité requise.
- Configurez les emplacements où l’élément de service du lieu de travail doit être disponible.
Exemple : éléments de service du lieu de travail ajoutés avec le service du lieu de travail « Demander des meubles » :
Procédure
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Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 1. Formulaire d'élément de service du lieu de travail Champ Description Nom Nom de l'élément de service du lieu de travail. Type d'élément Type d'activité de service du lieu de travail qui doit être générée pour cet élément de service du lieu de travail lorsqu'un employé passe une commande. Les choix sont les suivants : - Ticket : option permettant de générer un ticket du lieu de travail enfant pour exécuter cet élément.
- Tâche : option permettant de générer une tâche du lieu de travail enfant pour exécuter cet élément.
- Manuelle : option permettant de générer un service du lieu de travail d'exécution manuelle pour exécuter cet élément.
Service du lieu de travail Service du lieu de travail que vous souhaitez définir comme ticket enfant pour exécuter l'élément. Ce champ s'affiche uniquement si Ticket est sélectionné dans le champ Type d'élément. Table de tâches Table de tâches qui doit être utilisée pour créer une tâche du lieu de travail enfant pour exécuter l'élément. Ce champ s'affiche uniquement si Tâche est sélectionné dans le champ Type d'élément. Modèle par défaut Modèle de tâche par défaut pour exécuter la tâche. Pour en savoir plus, référez-vous à Créer un modèle de tâche du lieu de travail. Ce champ s'affiche uniquement si Tâche est sélectionné dans Type d'élément. Application Application de l'élément de service. Ce champ est automatiquement défini. - Si vous ajoutez l'élément de service du lieu de travail pour un service lié à un ticket du lieu de travail, sélectionnez Workplace Case Management.
- Si vous ajoutez l'élément de service du lieu de travail pour un service sur le lieu de travail disponible pour les employés lorsqu'ils effectuent une réservation, sélectionnez Workplace Reservation Management.
Service parent Service du lieu de travail auquel vous ajoutez cette activité. Ce champ est automatiquement défini. Sous-catégorie Sous-catégorie à laquelle l'élément du lieu de travail appartient. Une liste de sous-catégories est disponible dans laquelle vous pouvez effectuer une sélection. Actif Option permettant d'activer l'élément de service du lieu de travail. Image Image décrivant l’élément de service du lieu de travail. L’image est affichée aux employés lors de la sélection. Description Brève description de l'élément de service du lieu de travail. La description peut être dans un texte normal ou un texte HTML.La description s’affichera aux Gestion des réservations du lieu de travail utilisateurs lors de la sélection. La description peut contenir un texte et un lien. La description s’affichera pour les clients lors de l’utilisation du portail de réservation et Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in. Configurations par défaut Quantité activée Option permettant d’activer la spécification de la quantité requise. Capacité activée Option permettant aux employés de spécifier une capacité. La capacité maximale spécifiée pour l'emplacement du lieu de travail sélectionné est utilisée comme limite de capacité maximale. Pour spécifier une capacité maximale, modifiez le champ Capacité maximale de l'emplacement de l'élément de service du lieu de travail. Remarque :Si l’élément de service du lieu de travail n’est affecté à aucun emplacement, il n’y aura aucune restriction de capacité.Coût Coût de l'élément du lieu de travail. Pour spécifier la devise du coût, cliquez sur l'icône de devise ( 
).Durée de la préparation Temps requis pour la préparation de l'élément, le cas échéant. Durée du nettoyage Temps requis pour le nettoyage de l'élément, le cas échéant. Délai pour la commande Temps imparti à l’équipe de service pour la préparation ou l’organisation de l’élément de service. La configuration du délai de commande limite l’ajout d’éléments de service supplémentaires à une réservation, lorsque le service est respecté dans le délai imparti. Cette option est activée au niveau de l’élément de service et de l’emplacement de service.
Restreindre l'annulation des services demandés Option permettant aux employés d’annuler les services demandés.
Résultats
Important :
Lors de l’ajout d’un élément de service à une réservation, si un élément de service particulier est respecté dans le délai, cet élément de service n’apparaîtra pas dans la liste des éléments.
Un employé régulier ne peut pas supprimer d’éléments de service d’une réservation existante dans les scénarios suivants :
- Lorsqu’une réservation est organisée
- Lorsque les éléments de service sont dans le délai de commande
- Lorsque l’option Restreindre l’annulation des services demandés est activée
L’employé peut déplacer une réservation à une autre date ou heure. Lors du déplacement, si un ou plusieurs services entrent en conflit avec le délai de commande, l’employé en est informé.
L’employé ne doit pas être en mesure de supprimer les services qui sont en cours de préparation ou d’organisation.
L’employé est informé s’il y a un ou plusieurs services dans le délai lors de l’enregistrement de la réservation.
Remarque :
L’annulation d’une réservation annule le service demandé, même si l’annulation de l’élément de service ne peut pas être annulée.