Centre des lieux de travail Planificateur d’événements
Le Centre des lieux de travail planificateur d’événements est un espace de travail unique où vous pouvez vérifier toutes les réservations demandées dans votre organisation à la fois.
Options du planificateur d’événements
Vous pouvez afficher toutes les réservations de votre organisation dans cet espace de travail unique et surveiller le nombre d’emplacements de travail engagés par les employés. À l’aide du planificateur, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Accédez au planificateur d’événements en tant que planificateur de réservation et visionneur de réservation.
- Définissez les heures de début et de fin affichées sur le calendrier dans la vue de calendrier.
- Affichez diverses réservations telles que des réservations uniques, récurrentes, c’est-à-dire d’occurrence, multi-enfants, de groupe, etc.
- Vérifiez les espaces disponibles et indisponibles à tout moment.
- Affichez ou modifiez directement les réservations demandées sur n’importe quel campus, bâtiment ou étage, si nécessaire.
- Ouvrez et consultez le répertoire d’emplacement à l’aide du planificateur d’événements.
- Affichez le planificateur dans une vue planifiée. Ouvrez le répertoire d’emplacement à partir de la vue Planifié.
- Modifiez une réservation à une date ou heure antérieure ou ultérieure.
- Consultez les informations détaillées de chaque réservation demandée dans le passé, le jour même ou à venir.
- Affichez les détails tels que le demandeur, l’état actuel de la réservation, l’état d’arrivée et de départ, les invités, le nombre de personnes présentes, etc.
- Créez une réservation.
- En tant que planificateur de réservation, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Faites glisser une réservation à une autre date et heure pour la replanifier.
- Glissez-déplacez une réservation avec des éléments de service à un autre moment ou à un autre emplacement. Les éléments de service ne peuvent pas être modifiés, mais la quantité des éléments de service peut être modifiée.Remarque :Si un ou plusieurs services n’ont pas été ajoutés au nouvel emplacement ou à la nouvelle heure, un message s’affiche pour informer que « Ce changement entraînera la perte d’un ou de plusieurs services pour cette réservation ».
- Modifiez les horaires de réservation.
- Modifiez l’emplacement de la réservation.
- Annuler une réservation.Remarque :Seule cette occurrence particulière est supprimée lorsqu’une réservation récurrente est annulée, et non la série complète. Vous pouvez annuler la réservation récurrente complète à partir du portail.
- Ouvrez une réservation et apportez des changements avancés, ainsi que des services.
- Modifiez la réservation à partir du panneau latéral contextuel du calendrier. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les réservations uniques et récurrentes.Remarque :Lorsque vous modifiez la valeur d’un bâtiment dans une réservation existante, car l’emplacement précédent n’est pas disponible dans le bâtiment mis à jour, sa sélection génère une erreur. Vous pouvez sélectionner un autre emplacement.
- En tant que planificateur de réservation, vous pouvez gérer les détails de réservation unique ou d’occurrence. Vous pouvez également modifier les détails de la réservation, tels que l’objectif réservable, le nombre de participants et le centre de coûts, directement à partir des pages des détails de la réservation.Remarque :Vous pouvez gérer une réservation multi-sites ou de groupe uniquement en ouvrant les détails de la réservation et non avec la vue Calendrier.
Important :
Les réservations créées à l’aide d’un fournisseur de calendriers ne peuvent être gérées qu’à l’aide du fournisseur de calendriers.
Page de destination
La page de destination du planificateur d’événements comporte les sections suivantes :
- Réservations
- Les mesures des réservations sont affichées dans la section. Mesures de la réservation planifiée du jour en cours, des services supplémentaires demandés, des réservations annulées et des réservations en attente d’approbation.
- Réservations actives
- Cette section affiche la liste détaillée de toutes les réservations demandées dans l’organisation et des réservations demandées par vous. Vous pouvez également afficher les réservations dans une vue de calendrier à l’aide de l’option Ouvrir la vue de calendrier .
Mesures de réservation
Sur la page de destination du planificateur d’événements, vous pouvez afficher les mesures de réservation dans la section Réservations . Les cartes de mesures suivantes s’affichent. Vous pouvez sélectionner la carte de mesure pour afficher les réservations respectives dans une liste.
- Réservations planifiées pour aujourd'hui
- Nombre de réservations planifiées pour le jour même (aujourd’hui).
- Réservations avec services supplémentaires pour aujourd'hui
- Nombre de réservations ayant des demandes de service supplémentaires pour le jour actuel (aujourd’hui).
- Réservations du jour annulées
- Nombre de réservations qui ont été annulées pour le jour actuel (aujourd’hui).
- Réservations en attente d'approbation
- Nombre de réservations en attente d’approbation.
Vue de la liste des réservations
La section Réservations actives de la page de destination affiche une liste de réservations. Vous pouvez afficher toutes les réservations que vous avez demandées. La section Réservations actives affiche les éléments suivants :
- Toutes les réservations
- La section Toutes les réservations affiche la liste des réservations créées dans l’ensemble de votre organisation. La liste affiche dix réservations à la fois. Sélectionnez l’option Afficher tout pour afficher toutes les réservations. Vous pouvez afficher les détails suivants :
- Le demandeur de réservations
- Emplacement où la réservation est créée.
- Bâtiment et campus où se trouve l’emplacement.
- Objectif de la réservation.
- Types de réservation tels que unique, occurrence, multi-enfant, groupe et autres.
- Les heures de début et de fin de la réservation.
- L’état actuel de la réservation.
Vous pouvez actualiser la liste chaque fois que nécessaire. Vous pouvez également modifier les colonnes de la liste en fonction de la façon dont vous souhaitez afficher la liste.
- Mes réservations
- La section Mes réservations affiche la liste des réservations que vous avez créées pour vous-même ou pour d’autres. La liste affiche 10 réservations à la fois. Sélectionnez l’option Afficher tout pour afficher toutes les réservations.
Vous pouvez actualiser la liste chaque fois que nécessaire. Vous pouvez également modifier les colonnes de la liste en fonction de la façon dont vous souhaitez afficher la liste. Vous pouvez configurer pour afficher jusqu’à 10 colonnes à la fois.
Vue du calendrier des réservations
Le planificateur d’événements vous permet d’afficher toutes les réservations dans une vue de calendrier à l’aide de la vue Ouvrir le calendrier.
La vue de calendrier ouvre une vue chronologique affichant tous les emplacements de lieu de travail de votre organisation, tels que les campus, les bâtiments, les étages et les espaces situés à cet étage. La vue de calendrier est dotée des options suivantes :
- Sélection du campus
- En haut à droite de la vue de calendrier, vous pouvez spécifier le campus pour lequel vous souhaitez afficher les réservations à l’aide de l’option Campus . Une fois le campus spécifié, les filtres Bâtiments et Étages sont générés automatiquement. Vous pouvez spécifier le bâtiment et l’inondation que vous souhaitez afficher respectivement. En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer le nombre de campus qui doivent être affichés dans la sélection déroulante. Vous pouvez spécifier le numéro dans la Maximum number of items that can appear in filter drop down of campus, buildings and floors in Event Planner Experience. propriété.
- Objectif réservable
- Vous pouvez utiliser l’option Objectif réservable pour filtrer les espaces du campus en fonction des objectifs réservables configurés dans votre organisation.
- Date
- Vous pouvez afficher les réservations de n’importe quelle date en sélectionnant une date sur le calendrier. Vous pouvez sélectionner Aujourd’hui pour afficher le jour actuel sur le calendrier.
- Fuseau horaire
- La chronologie de la vue de calendrier est définie en fonction du fuseau horaire de l’emplacement sélectionné.
- Délais prévus
- Vous pouvez spécifier le délai de la vue de calendrier à l’aide de l’emplacement déroulant situé dans le coin supérieur droit de la vue. Par défaut, le délai est défini sur la vue Jour 30 minutes. Vous pouvez choisir d’afficher l’heure dans une fenêtre d’une heure ou d’une semaine.
- Calendrier du planificateur d’événements
- Vous pouvez définir les heures de début et de fin qui s’affichent sur le calendrier dans la vue de calendrier à partir des propriétés Start time Event Planner Schedule système, et End time Event Planner Schedule.
- Durée de l’instantané
Lorsque vous faites glisser et déplacez une réservation, vous choisissez et déplacez la réservation d’une certaine durée et la durée est appelée Durée instantanée.
La durée d’instantané par défaut pour un affichage de 30 minutes et 60 minutes de la vue de calendrier du planificateur d’événements est de 5 et 15 minutes, respectivement. Les valeurs minimale et maximale pour définir une durée d’accrochage pour une vue de 30 minutes sont 1 et 30, et pour une vue de 60 minutes sont 1 et 60. Vous pouvez modifier les valeurs par défaut à l’aide des propriétés Snap duration for 30 min view of Workplace Event Planner Schedule View système et Snap duration for 60 min view of Workplace Event Planner Schedule View.- Actualiser
- Vous pouvez actualiser la vue à tout moment en sélectionnant l’icône d’actualisation (icône
- Légende
- Vous pouvez afficher la légende de couleur en fonction de laquelle les réservations sont affichées. La légende affiche les couleurs associées à chaque état. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier les couleurs associées à chaque état dans les Gestion des réservations du lieu de travail propriétés. Accédez à la pour modifier les propriétés. Vous pouvez modifier les propriétés suivantes et spécifier vos couleurs :
- Couleur des réservations en mode brouillon dans Event Planner Experience
- Couleur des réservations en cours dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations en attente de confirmation dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations confirmées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations terminées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations approuvées en attente dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations approuvées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations rejetées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations contradictoires dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations en lecture seule dans Event Planner Experience.
- Rechercher des espaces
- Vous pouvez rechercher directement un espace à l’aide de l’option Rechercher des espaces .
- Réservations
- Les réservations créées sur un espace s’affichent sous la forme d’une barre développée entre l’heure de début et l’heure de fin. Les réservations s’affichent dans des couleurs en fonction de leur état actuel. Vous pouvez afficher la légende de couleur pour connaître l’état.
- Vous pouvez sélectionner la réservation pour afficher des détails tels que l’heure de début et de fin de la réservation, la durée, le sous-type, l’état et les services demandés, le cas échéant.
- Vous pouvez également afficher plus de détails sur les réservations dans le panneau latéral en sélectionnant l’icône Ouvrir le panneau latéral (icône
- Pour ouvrir la réservation et l’afficher sur le portail, vous pouvez sélectionner l’option Ouvrir la réservation . La réservation s’affiche dans Centre des employés par défaut. Si vous souhaitez que la réservation s’ouvre sur un portail personnalisé au lieu du Centre des employés, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Accédez à la .
- Recherchez et ouvrez WPCoreUtils.
- Dans le champ Script , remplacez la fonction getCommonPortalSuffix pour obtenir le suffixe de portail commun.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Vous pouvez également sélectionner l’icône Afficher (
) pour obtenir une vue détaillée de la réservation. Le panneau latéral affiche les détails liés à la réservation, tels que l’emplacement, les heures de début et de fin, l’état actuel, l’état de synchronisation, l’objet de la réservation et les services demandés. En tant que planificateur de réservation, vous pouvez également annuler la réservation à l’aide de l’option Annuler la réservation . - Vous pouvez également déplacer la réservation à un autre moment ou à un autre emplacement en faisant glisser la barre de la réservation.
- Vous pouvez également afficher plus de détails sur les réservations dans le panneau latéral en sélectionnant l’icône Ouvrir le panneau latéral (icône
- Dernière sous-source mise à jour
-
- Lorsqu’une réservation est mise à jour à partir du panneau latéral contextuel, la dernière sous-source mise à jour est mise à jour en tant que planificateur d’événements du lieu de travail.
- Lorsqu’une réservation est mise à jour à partir du portail, la dernière sous-source mise à jour est mise à jour en tant que Prestation de services de lieu de travail.
Vue des détails de la réservation
Lorsque vous sélectionnez une réservation dans le planificateur d’événements, la réservation s’ouvre dans un nouvel onglet affichant tous les détails liés à la réservation. La page affiche les détails du demandeur, l’état actuel et le campus où la réservation est demandée dans la vue de niveau supérieur.
Les détails de la réservation sont affichés dans les onglets suivants :
- Détails
- L’onglet Détails affiche les détails de la réservation spécifiés par le demandeur sur le formulaire de réservation lors de la réservation. En tant que planificateur de réservation, vous pouvez modifier le nombre de participants, l’objectifréservable et le champ Centre de coûts .
- Réservations de blocage
- L’onglet affiche les réservations de blocage créées en même temps que la réservation. Les réservations de blocage sont créées à des fins de nettoyage et de préparation si des services supplémentaires sont demandés avec la réservation.
- Tickets
- L’onglet affiche les tickets de lieu de travail créés pour répondre aux services supplémentaires demandés avec la réservation. Si des tâches sur le lieu de travail sont créées, un onglet Tâches s’affiche.
- Éléments de service demandés
- L’onglet affiche les éléments de service demandés avec la réservation.
- Approbateurs
- Cet onglet affiche les détails des approbateurs de la réservation.
- Invités
- Cet onglet affiche les détails des invités à la réservation.
- Enregistrements de la réservation
- Cet onglet affiche les détails de l’enregistrement si la réservation inclut un lien vers la réunion virtuelle.
À partir de la page des détails de la réservation, vous pouvez également ouvrir la réservation pour l’afficher dans le portail à l’aide de Centre des employés l’option Ouvrir la réservation . Si vous souhaitez que la réservation s’ouvre sur un portail personnalisé au lieu du Centre des employés, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Accédez à la .
- Recherchez et ouvrez WPCoreUtils.
- Dans le champ Script , remplacez la fonction getCommonPortalSuffix pour obtenir le suffixe de portail commun.
- Cliquez sur Mettre à jour.
En tant que planificateur de réservation, vous pouvez annuler une réservation si nécessaire à l’aide de l’option Annuler la réservation .