Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 7 minutes de lecture

    • En tant que planificateur d’espace, exécutez les demandes d’allocation d’espace émises dans l’organisation à l’aide du tableau de bord Optimisation de l’espace du Centre des lieux de travail. Utiliser le tableau de bord Optimisation de l’espace du Centre des lieux de travail pour éviter plusieurs tâches concernant la vérification de la disponibilité, l’allocation manuelle des espaces et d’autres processus impliqués lors de la planification de l’espace.

    Fonction

    Le portail de services du lieu de travail permet aux gestionnaires de l’espace de travail et à d’autres utilisateurs de l’espace de travail d’émettre une demande de recommandation d’espace en spécifiant leurs besoins. L’application génère diverses options de plan d’espace en fonction de leurs spécifications. Lorsqu’une demande d’espace est soumise, un ticket du lieu de travail est créé dans l’application. En tant que planificateur d’espace, l’optimisation de l’espace de Workplace Central vous permet de visualiser facilement uniquement les tickets du lieu de travail spécifiquement générés à partir d’une demande d’espace.

    En tant que planificateur d’espace, vous n’avez que quelques actions à effectuer pour déployer un plan d’espace. L’application applique divers algorithmes à l’emplacement spécifié par le demandeur et génère plusieurs options de plan d’espace. Les options de plan d’espace suivantes sont proposées au demandeur pour effectuer une sélection et l’envoyer. Cette planification préalable de l’allocation de l’espace vous facilite, en tant que planificateur d’espace, le déploiement du plan d’espace.

    Le tableau de bord Optimisation de l’espace vous fournit les mesures du nombre total de demandes d’espace émises et affiche également les détails de chaque demande d’espace. Vous pouvez également afficher les détails en appliquant divers filtres et également en fonction du bâtiment pour lequel il est demandé.

    Dans le tableau de bord Optimisation de l’espace, vous pouvez afficher les demandes d’espace à l’aide de l’une des options suivantes :
    • Dans le tableau Mesures de scénarios , sélectionnez Toutes les demandes d’espace.
    • Dans la section Demandes d’espace , sélectionnez Afficher tout pour afficher toutes les demandes d’espace.

    Approbations

    Si une demande d’assistant d’espace nécessite une approbation, vous pouvez l’approuver à l’aide de la configuration de l’approbation Cœur du lieu de travail . Vous ne pouvez approuver une demande d’assistant d’espace que des utilisateurs auxquels vous êtes affecté en tant que gestionnaire.

    Vues de demandes d’espaces

    Lorsque vous ouvrez un ticket de demande d’espace sur le lieu de travail, un onglet distinct s’ouvre avec divers détails. Vous pouvez afficher les détails dans différentes vues.
    Détails de la demande
    La demande d’espace s’ouvre par défaut dans la vue Détails de la demande. Dans les détails de la demande, les détails sont répartis en trois panneaux différents comme suit :
    1. Ticket du lieu de travail et variables : dans le premier panneau, les détails du ticket du lieu de travail et les variables fournies par le demandeur sont détaillés.
      • Dans la section Ticket du lieu de travail, vous pouvez afficher la description de la demande. Vous pouvez également affecter la demande d’espace à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur à l’aide du champ Groupe d’affectation et Affecté à .
      • Dans la section Variables, vous pouvez afficher tous les détails spécifiés sur le formulaire par le demandeur.
    2. Composer et Activité : dans le deuxième panneau, vous pouvez ajouter des commentaires et des activités effectuées sur la demande d’espace depuis sa création.
      • Dans la section Composer, vous pouvez ajouter des commentaires et des notes de travail dans la demande. Les commentaires sont également affichés au demandeur, tandis que les notes de travail ne sont affichées que pour les planificateurs d’espace travaillant sur la demande d’espace.
      • Dans la section Activité, vous pouvez afficher tous les détails relatifs aux actions effectuées sur la demande d’espace, tels que les changements d’état, les approbations, les notes de travail, entre autres.
    3. Pièces jointes et modèles : dans le troisième panneau, vous pouvez sélectionner deux vues différentes, c’est-à-dire afficher ou ajouter des pièces jointes ou afficher des modèles de tickets du lieu de travail. Vous pouvez sélectionner ces options à l’aide du panneau situé à l’extrême droite.
    Plan de l’espace
    Dans l’onglet Plan d’espace , vous pouvez afficher l’option de plan d’espace sélectionnée par le demandeur. Vous pouvez également voir le plan de l’espace sur la carte d’étage. La carte d’étage n’est visible que si l’étage dispose d’une carte d’étage configurée à l’aide de l’application Workplace Indoor Mapping et si vous avez installé le composant Indoor Mapping.
    • Le plan d’espace affiche également des informations de haut niveau sur l’étage, le bâtiment et le campus impliqués sous forme de pilules.
    • Le plan d’espace fournit des informations détaillées sur les espaces, l’étage, le bâtiment, le campus, le site et la région utilisée pour l’allocation.
    Important :
    Si le demandeur n’a effectué aucune sélection d’option, l’onglet Plan de l’espace n’affiche aucun détail.
    Approbations
    Dans l’onglet Approbations , vous pouvez afficher les détails de l’approbateur de la demande d’espace.
    Plan de déploiement d’espace
    Le plan de déploiement d’espace affiche les informations détaillées relatives à l’allocation, à l’étage où l’espace est attribué, au type de changement apporté au plan, à la valeur actuelle et à la valeur du scénario. Lorsque vous déployez le plan d’espace, un ticket de lieu de travail est créé et exécuté pour chaque allocation. Tant que tous les tickets du lieu de travail ne sont pas en cours, le déploiement n’est pas considéré comme terminé.
    Plan de déploiement d’utilisateurs
    Le plan de déploiement d’utilisateurs affiche les informations détaillées relatives aux changements liés à l’affectation des utilisateurs du quartier si le scénario est regroupé par quartier.
    Carte de l'étage
    Dans la vue Carte d’étage, vous pouvez afficher la carte d’étage de l’étage où le plan d’espace est prévu. La carte des étages n’est visible que si elle dispose d’une carte des étages configurée à l’aide de Workplace Indoor Mapping et si vous avez installé le composant Indoor Mapping. Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une carte d’étage :
    • Changez les emplacements à l’aide des filtres d’étage, de bâtiment et de campus.
    • Zoom avant et arrière sur la carte. Vous pouvez également double-cliquer pour effectuer un zoom avant.
    • Affichez la légende associée à chaque département sur le panneau de droite.

    États des demandes d’espaces

    Une demande d’espace depuis sa création subit plusieurs changements d’état. En fonction de l’état de la demande, vous pouvez effectuer des actions et effectuer un déploiement.

    Une demande d’espace présente les états suivants :

    • Brouillon : lorsqu’une demande d’espace est créée à l’aide de Workplace Service Portal, elle est initialement définie sur l’état Brouillon pendant quelques secondes, puis passe à l’état Prêt.
    • Prêt : une fois que la demande est créée et que les options de plan d’espace sont toujours en cours de génération, l’état est défini sur Prêt.
    • Travail en cours : une fois les options générées et disponibles pour la sélection par les demandeurs, l’état est défini sur Travail en cours. L’état est défini sur Travail en cours jusqu’à ce que le demandeur sélectionne une option.
      • Si le demandeur sélectionne une option, la demande passe à l’état suivant.
      • Si le demandeur sélectionne l’option Aucun dans la liste des options fournies, la demande est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé.
    • En attente d’approbation : si le demandeur sélectionne une option et envoie la demande, l’une des actions suivantes est effectuée :
      • Si le profil du demandeur nécessite l’approbation d’un gestionnaire, la demande est envoyée pour approbation et l’état est défini sur En attente d’approbation.
      • Si le profil du demandeur ne nécessite aucune approbation, l’état devient automatiquement Approuvé.
    • Fermé incomplet : lorsque la demande est envoyée pour approbation et si l’approbateur rejette la demande, c’est-à-dire si l’approbateur rejette le plan d’espace sélectionné, l’état passe à Fermé incomplet.
    • Approuvé : si l’approbateur approuve la demande d’espace, l’état devient Approuvé. Vous ne pouvez déployer que des demandes d’espace dont l’état est Approuvé. En outre, le plan de déploiement d’espace et le plan de déploiement d’utilisateur affichent l’espace sélectionné dans la demande d’espace si la demande est approuvée.
    • Déploiement en cours : lorsque vous déployez le plan d’espace sélectionné dans la demande d’espace, l’état de la demande passe à Déploiement en cours. Les actions suivantes sont effectuées lorsqu’une demande est à l’état Déploiement en cours :
      • Pour chaque allocation, un ticket du lieu de travail est créé et implémenté.
      • Le processus de déploiement n’est réussi que si tous les tickets du lieu de travail sont implémentés avec succès, c’est-à-dire si tous les tickets sont fermés avec l’état Fermé terminé.
      • Le processus de déploiement échoue si un ticket du lieu de travail n’est pas implémenté avec succès, c’est-à-dire si un ticket est fermé avec l’état Fermé incomplet.
    • Fermé terminé : si le déploiement est implémenté avec succès, la demande d’espace est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé. Si le déploiement échoue, la demande d’espace est fermée et l’état est défini sur Fermé incomplet.