Configurer l'importation en bloc d'Employee Document Management avec le référentiel de documents sources
Utilisez la configuration de l'importation des documents d'employés pour identifier et communiquer avec le référentiel de documents sources. Le référentiel de documents sources est l'endroit où vous stockez actuellement vos documents d'employés.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
- Identifiez le type de référentiel d'où vous retirez des documents.
- Identifiez l'URL et les informations d'identification du référentiel d'où vous retirez des documents. Ou identifiez le répertoire d'où vous retirez des documents.
- Faites un test pour vous assurer qu'il y a une communication entre votre référentiel source et Employee Document Management.
Procédure
Créer ou modifier la configuration d'importation
Pour importer des documents d'employés, mappez les documents d'employés sources de votre référentiel de documents local ou de votre référentiel tiers basé sur le cloud dans Employee Document Management.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour un référentiel de documents local, le mappage des noms acquiert les métadonnées dans le nom du fichier.
Procédure
-
Remplissez le formulaire.
Tableau 2. Mappage d'importation des documents d'employés Champ Description Configuration Nom de la configuration de l'importation en bloc des documents d'employés Voir Configurer l'importation en bloc d'Employee Document Management avec le référentiel de documents sources. Type de mappage Définit comment vous localisez les documents d'employés sources dans votre référentiel de documents sources. - Champ : Indique que, dans un tableau d'informations relatif à vos documents sources, vous souhaitez identifier une partie spécifique du tableau à mapper.
- Valeur : Indique que vous identifiez un terme spécifique, dans un tableau d'informations relatif à vos documents sources, que vous souhaitez mapper.
Regex Chaîne de l'expression régulière qui identifie les fichiers que vous souhaitez inclure à partir du référentiel source. Par exemple, (\w+)_(\w+)_(\w+).(\w+) correspond aux noms de fichiers contenant des caractères alphanumériques, des traits de soulignement et un point. Une fois que vous avez identifié des parties spécifiques d'informations dans le tableau, vous pouvez les mapper.
Plus votre convention de dénomination existante est cohérente, plus vous avez de facilité à localiser vos documents d'employés à partir de votre référentiel source.
Remplacer Informations que vous souhaitez voir dans le document d'employé source lors de l'importation vers Employee Document Management. Par exemple, le tableau de votre document d'employé source contient school. Vous voulez que la nouvelle valeur soit égale aux transcriptions du type de document. Saisissez :- Remplacer : transcriptions
- Élément mappé : docType
- Élément source : school
Remarque :Vous pouvez également utiliser des expressions régulières (RegEx) pour définir la valeur de remplacement. Lorsque vous utilisez une expression régulière RegEx, utilisez un site de test de l'expression régulière pour assurer une analyse correcte.Élément mappé Détermine le champ de métadonnées acquis et la valeur incluse dans l'enregistrement de préparation final créé. Champs de la table Préparation des documents d'importation [sn_hr_ef_import_staging] dans laquelle vous souhaitez mapper vos documents d'employés sources.
Le système de base fournit les champs suivants dans lesquels vous pouvez mapper les documents d'employés sources :- docType : Type de document
- fileName : Nom du fichier
- employee : Nom de l'employé
Élément source Le champ ou la valeur d'un référentiel de documents d'employés local ou tiers basé sur le cloud que vous souhaitez mapper dans Employee Document Management. Par exemple, si le nom de votre fichier source contient le nom de l'employé, vous pouvez utiliser le nom de l'employé comme élément source et utiliser l'élément mappé de l'employé.
Regex de filtre Séquence d'expressions régulières correspondant au texte trouvé dans le tableau à partir de votre référentiel de documents d'employés sources. Utilisez ce champ pour affiner votre identification des documents d'employés sources. Champ de filtre Localise le texte spécifique trouvé dans le tableau d'informations retournées à partir du référentiel source lorsque les fichiers correspondant au Regex sont importés. Remarque :Vous pouvez également utiliser des expressions régulières (RegEx) pour définir la valeur de remplacement. Lorsque vous utilisez une expression régulière RegEx, utilisez un site de test de l'expression régulière pour assurer une analyse correcte.Utilisez ce champ pour affiner les informations que vous voulez mapper.
Par exemple, n'importez que des fichiers avec un nom de fichier au format first_last_xxx.pdf (abel_tuter_tuition.pdf) :- Regex : (\w+)_(\w+)_(\w+).(\w+)
- Élément mappé : fileName
- Élément source : fileName
- Champ de filtre : .pdf
- Exemple de nom de fichier
- L'exemple de nom de fichier est abel_tuter_tuition.pdf.
- Exemple de nom de fichier vers nom d'employé
- Le nom d'employé est extrait à partir du nom du fichier. Le nom d'employé est obligatoire pour Employee Document Management.
- Exemple de nom de fichier vers type de document
- Le type de document est extrait à partir du nom du fichier. Le type de document est obligatoire pour Employee Document Management.
Créez ou modifiez l'étape source de vérification.
Utilisez les travaux d'importation de documents des employés pour créer une étape source de vérification. La Vérification est nécessaire pour valider le lien entre votre répertoire local ou votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud et Employee Document Management. L'étape source Vérification valide également le traitement des fichiers d'employés sources.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit une étape source Vérification que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier l'étape source de recherche du répertoire d'étape
Utilisez les tâches d'importation de documents d'employés pour créer ou modifier l'étape source du répertoire d'étape.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le répertoire d'étape doit localiser vos documents d'employés sources à partir de votre référentiel de documents tiers local ou basé sur le cloud. Cette étape utilise également le mappage pour analyser les noms de fichiers et créer un enregistrement dans la table de préparation pour chacun des fichiers avec les données analysées.
Le système de base fournit une étape source Étape - Répertoire que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier l'étape source de fichier d'étape
Utilisez les tâches d'importation de documents d'employés pour créer ou modifier l'étape source de fichier d'étape. Le fichier d'étape doit créer des étapes avec vos documents d'employés sources à partir de votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit une étape source Étape - Fichier que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier l'étape source de capture
Utilisez les travaux d'importation de documents des employés pour créer ou modifier l'étape de source de capture. La capture doit importer vos documents d'employés sources à partir de votre référentiel de documents tiers local ou basé sur le cloud.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit une étape source Capturer que vous pouvez utiliser comme modèle. L'exemple du référentiel de documents local fournit un script d'exemple que vous pouvez utiliser.