Explorer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Apprenez-en plus sur un exemple de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques workflow et passez en revue les avantages qu’il peut offrir.

    Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques avantages

    Tableau 1. Caractéristiques et avantages de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
    Avantage Fonctionnalité Utilisateurs
    Soumettez, révisez, finalisez et gérez les demandes de contrats juridiques. Le département juridique peut gérer et traiter ces demandes juridiques soumises pour les contrats à partir d’un emplacement centralisé. Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
    • Utilisateur juridique et utilisateur contractuel
    • Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques Prestataire
    Éléments essentiels pour les contrats Installé avec Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques vous permet de gérer efficacement une bibliothèque de clauses et de variantes de clauses. Éléments essentiels pour les contrats Configurateur de contrat
    Utilisez Now Assist pour analyser les Gestion des contrats contrats à la recherche de clauses non standard et manquantes et extraire des informations des contrats signés pour les ajouter au référentiel du contrat. Now Assist dans Gestion des contrats Now Assist Prestataire de contrats

    Accord de confidentialité Workflow de demande de contrat

    Un exemple de workflow pour une demande de contrat d’accord de confidentialité (NDA) pourrait se dérouler comme suit :
    1. Le configurateur juridique configure les données de base pour soumettre une demande d’accord de confidentialité. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques.
    2. Le demandeur juridique remplit le formulaire de demande d’admission d’accord de confidentialité.
    3. Une demande de contrat est lancée.
    4. Le document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et le contenu est ajouté dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    5. L’utilisateur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document de contrat à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
    6. Le demandeur de contrat affiche le document de contrat.
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des modifications sont requises, le demandeur de contrat soumet une demande de modification, qui est envoyée au prestataire de contrat.
    7. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
      1. L’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
        1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
          Remarque :
          Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrats peut l’affecter lui-même.
        3. L’examinateur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
        6. Le réviseur de contrat examine le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur de contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
        8. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
      2. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    8. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
    9. Tous les signataires soumettent les signatures requises.
    10. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande juridique.
    11. Si un stockage externe est configuré, le contrat signé y est stocké et référencé dans le référentiel du contrat.

    Workflow de demande de révision de contrat tiers

    En tant que prestataire juridique au sein de l’équipe juridique, vous travaillez sur les demandes de révision de tiers affectées en effectuant les activités suivantes :
    1. L’utilisateur juridique crée une demande de révision de contrat tiers.
    2. L’utilisateur juridique charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
    3. Le prestataire examine le document contractuel joint à la demande juridique.
    4. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
    5. Si un examen ou un retour d’expert est requis de la part des équipes internes, l’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
        Remarque :
        Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. La tâche de révision est affectée à l’examinateur de contrat
      3. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      4. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
      5. Le réviseur de contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
      6. L’examinateur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
      7. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
        • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
        • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
    6. L’exécutant du contrat télécharge le contrat révisé dans la demande de contrat.
    7. L’exécutant du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé aux contacts tiers.
    8. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

      Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’examinateurs.

    9. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
    10. L’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et en envoyant le document contractuel pour signature.
    11. Les signataires examinent le document contractuel.
      • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
      • Si des modifications sont requises, la signature étant refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    12. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.