Effectuer une réservation

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Le formulaire « Effectuer une réservation », également appelé portail de réservation, est un emplacement central pour la réservation d’éléments sur le lieu de travail, tels que des salles de réunion et des bureaux. Vous pouvez également afficher et gérer vos réservations. Une fois la demande de réservation confirmée, vous êtes informé des détails de la réservation.

    Vous pouvez réserver un élément du lieu de travail pour n’importe quelle période comprise entre 00h00 et 23h59 (minuit à 23h59) le même jour. Vous pouvez par exemple effectuer une réservation à tout moment jusqu'à 23h59. Si la réservation se poursuit un autre jour, vous devez créer deux réservations distinctes.

    Vous pouvez effectuer une réservation à partir de l’application Gestion des réservations du lieu de travail et du Espace de travail du Portail de servicesfichier .
    • Pour ouvrir le formulaire « Effectuer une réservation » à partir de l’application, accédez à Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
    • Pour ouvrir le formulaire « Effectuer une réservation » à partir du Espace de travail du Portail de services, effectuez les actions suivantes :
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail.
      2. Pour ouvrir le formulaire « Effectuer une réservation », effectuez l’une des opérations suivantes :
        • Sélectionner Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sélectionnez Effectuer une réservation directement sur la page d’accueil.
        • Sélectionnez Nouvelle réservation générale dans le catalogue de services du lieu de travail.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            S’il y a plusieurs catalogues configurés sur le portail, dans la liste Catalogues, sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.

    Le formulaire « Effectuer une réservation » vous permet d’effectuer les actions suivantes :

    • Afficher les éléments du lieu de travail, tels que les salles de réunion et les bureaux, pour votre emplacement ou pour un autre emplacement.
    • Afficher la disponibilité d'une salle de réunion ou d'un bureau avant d'effectuer une demande de réservation.
    • Utilisez les cartes d'étage du lieu de travail pour trouver et réserver un espace dans Cœur du lieu de travail. Pour afficher les cartes dans le répertoire d'emplacement et dans Gestion des réservations du lieu de travail, utilisez Mappedin et Mappage d'intérieur. Pour en savoir plus sur l'utilisation des cartes d'étage, consultez Workplace Space Mapping.
    • Rechercher tous les services standards disponibles pour des éléments du lieu de travail, tels que des tableaux blancs, le nombre de places assises et les projecteurs.
    • Réserver un élément de lieu de travail pour vous ou pour quelqu'un d'autre.
    • Réserver plusieurs bâtiments pour une seule réservation. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.
    • Affichez les détails des réservations que vous avez créées.
    • Modifiez ou annulez les réservations que vous avez créées.
    • Partager les détails de votre réservation avec d'autres utilisateurs.
    • Parcourir les emplacements du lieu de travail près d'une personne et effectuez une réservation.
    • Réserver plusieurs emplacements du lieu de travail dans une seule réservation.
    • Effectuer une réservation de groupe pour différents utilisateurs dans une seule réservation. Vous pouvez gérer la réservation de groupe dans la réservation parente.
    • Télécharger l'iCalendar d'une réservation pour ajouter la réservation à votre calendrier.
    Vous pouvez également utiliser l’assistance de messagerie instantanée Agent virtuel pour Espace de travail du Portail de services effectuer une réservation et consulter les détails de votre réservation. L'assistance par messagerie instantanée vous permet d'effectuer les actions suivantes :
    • Créer une réservation pour un emplacement.
    • Affichez les réservations que vous avez créées le jour même.
    • Consulter l'heure de début ou la période de déroulement de votre réservation.
    • Annuler une réservation.

    Réservations récurrentes

    Lorsque vous réservez un élément du lieu de travail pour un événement récurrent, la réservation est répétée pour les jours indiqués de la période spécifiée. Vous déterminez les jours concernés lors de la création de la demande. La réservation créée à l'origine joue le rôle d'enregistrement de réservation parent.

    Si une occurrence de réservation entre en conflit avec une réservation existante un jour particulier, l’occurrence de réservation pour ce jour n’est pas confirmée et l’état devient Conflictuel. Le système essaie de trouver automatiquement un espace alternatif pour les états conflictuels .
    • Si une carte des étages est disponible, l’application Gestion des réservations du lieu de travail recherche l’espace le plus proche de la même capacité, puis recherche un espace avec plus de capacité, et enfin, un espace avec une capacité inférieure.
    • Si aucune carte d’étage n’est disponible, l’application trouve un autre espace dans la même zone ou au même étage.
    • Les espaces favoris sont prioritaires sur « l’emplacement » (dans la même zone ou proximité).
    • L’employé peut trouver facilement un autre espace si aucun autre espace n’a été trouvé.
    • L’employé est informé lorsque l’application lui attribue un espace alternatif.
    Pour plus d’informations sur la résolution automatique des conflits récurrents, consultez Configurer un module réservable et Créer une réservation.

    S’il Gestion des réservations du lieu de travail n’est pas en mesure de trouver un nouveau lieu de travail, une nouvelle date et une nouvelle heure, des messages pertinents s’affichent à l’utilisateur afin que la réservation conflictuelle puisse être résolue manuellement en sélectionnant un autre élément du lieu de travail ou en changeant l’heure de la réservation.

    Par exemple, si vous avez réservé un élément du lieu de travail pour une réunion qui a lieu tous les mercredis pendant un mois. Quatre enregistrements de réservation sont créés, un pour chaque occurrence. Cependant, si un autre employé a réservé la même chambre pour la même heure que l’une de vos réservations récurrentes, votre occurrence de réservation entrera en conflit avec la réservation de l’autre employé. Dans ce cas, vous pouvez modifier votre réservation pour ce jour en sélectionnant une salle ou une heure de réunion différente.

    États de réservation

    Une fois que vous avez effectué une réservation, l’état de la réservation devient Confirmé.

    Si la réservation nécessite des approbations, son état change en fonction du choix de l'approbateur. Vous recevez des notifications par e-mail concernant ces changements. Les changements possibles sont les suivants :

    • Si votre approbateur n’a pas effectué d’action sur votre réservation, l’état de la demande reste En attente d’approbation.
    • Si votre approbateur approuve votre réservation et que la disponibilité est confirmée, l’état de la réservation devient Confirmé.
    • Lorsque les réservations récurrentes sont automatiquement résolues, l’état Nouvel espace s’affiche sous l’état Confirmé pour indiquer qui Gestion des réservations du lieu de travail a affecté un nouvel espace de travail, une nouvelle date ou une nouvelle heure.
    • Si votre approbateur rejette votre réservation, l’état de la réservation devient Rejeté.
    • Si votre approbateur approuve votre réservation, mais que l’élément du lieu de travail n’est pas disponible pour la date et l’heure sélectionnées, l’état de la réservation devient En conflit.
      Remarque :
      En cas de conflits récurrents, les employés doivent résoudre manuellement les conflits de réservation en sélectionnant un nouvel espace de travail, une nouvelle heure et une nouvelle date. Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation.
    • Si vous réservez un élément du lieu de travail pour des jours récurrents, la réservation est confirmée pour les jours et heures où l’élément est disponible. Pour les jours et heures restants, l’état de la réservation reste sur En conflit.

      Vous pouvez modifier votre réservation et effectuer un suivi avec votre approbateur pour résoudre vos réservations conflictuelles.

    • Si vous annulez votre réservation, l’état de la réservation devient Annulé.