Activer la configuration des tâches pour les approbations

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 8 minutes de lecture

    • Fournissez aux approbateurs des informations plus contextuelles sur les demandes d’approbation pour des workflows d’approbation éclairés et hiérarchisés.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_sp.esc_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Chaque configuration de tâche est associée à une table qui est une extension de la configuration des actions à faire. Définissez les sections de configuration de tâche suivantes :
    • Configuration de la tâche
    • Informations courantes
    • Informations primaires
    • Configuration de l'onglet
    • Actions
    Voici un exemple d’illustration de la façon dont ces configurations apparaissent sur la page des approbations.
    Figure 1. Workflow de centre d’approbation dans Centre des employés
    Workflow du centre d’approbation dans le portail Centre des employés et Now Mobile
    Les informations affichées dans chaque section de la page dépendent du type de demande d’approbation individuel. Lorsqu’une section configurable n’a pas de valeur spécifiée ou lorsqu’un utilisateur n’a pas l’autorisation ; Les informations ne sont pas affichées.
    • Personnalisez l’expérience en incorporant des widgets pour toutes les sections, à l’exception de la configuration des tâches.
    • Cliquez sur les URL pour obtenir des informations supplémentaires et obtenir du contexte.
    • Utilisez le créateur de condition pour indiquer les conditions qu'une tâche doit remplir pour s'afficher sur la page des actions à faire.

    Procédure

    1. Accéder à Tout > Centre des employés > Administration > Configurations des tâches, cliquez sur une configuration des tâches existante, puis accédez à la liste connexe Configuration de la tâche .
    2. Cliquez sur un enregistrement Configuration de la tâche existant.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Configuration de la tâche
      Champ Description
      Nom Nom de la configuration de la tâche.
      Application Application pour la configuration de la tâche.
      Actif Cochez cette case pour activer la configuration de tâche à utiliser.
      Table Nom de la table configurée dans la configuration des tâches à laquelle la configuration de tâche est associée.
      Conditions supplémentaires Conditions qu’une tâche doit remplir pour appliquer la configuration. Vous pouvez remonter pas à pas vers la table associée pour définir des conditions sur d’autres colonnes de la table. Les conditions sont implémentées par-dessus les conditions de la configuration des actions à faire. Utilisez les conditions afin de répondre à vos besoins.
      Colonne de référence Pour définir des conditions à la table non associée, utilisez une colonne de référence de la table sélectionnée pour aider à définir des conditions sur des tables de référence. Par exemple, la colonne de référence des approbations est sysapproval.
      Remarque :
      Si la demande soumise sous-jacente est stockée dans une table autre que Tâche, sélectionnez Source table.
      Table de référence Table de référence provenant de la table ci-dessus afin de définir les conditions concernant les tables de référence. Pour les demandes, la table de référence est sc_request. Vous pouvez sélectionner des tables de tâches ou d’autres tables dans une configuration de tâche telle que sn_wsd_rsv_reservation. Utilisez également des points d’extension scriptés pour créer sn_ex_sp.RefNonTaskTablesdes .
    4. Accédez à Informations courantes pour configurer l'en-tête de configuration des actions à faire.
      Tableau 2. Formulaire Informations courantes
      Champ Description
      Type de champs d'informations courantes Sélectionnez l’une des options suivantes pour choisir les champs de la table parente ou de la table de référence comme informations communes.
      • Champs
      • Personnalisé
      Champs d’informations courantes : champs Champs que vous sélectionnez dans la table parente pour apparaître en tant qu’informations communes. Lorsque vous sélectionnez Champs dans la table parente, par exemple Approval for.Number, Due date, Created, State, les champs apparaissent sous forme d’informations communes.
      Remarque :
      lorsque vous sélectionnez plus de quatre champs, un message d'erreur s'affiche.
      Champs d’informations courantes : personnalisés Champs que vous spécifiez à partir de la table parente et/ou de référence pour s’afficher en tant qu’informations communes. Lorsque vous spécifiez des champs personnalisés tels que {reference_table.number},{table.state}, les champs de nombre et d’état apparaissent sous forme d’informations communes.
      Lien vers la tâche Lien qui ouvre la tâche parente ou les liens externes. Vous pouvez lier les approbations à une table de tâches ou d’autres tables. Lorsque vous sélectionnez l’option Externe pour ouvrir le lien dans un nouvel onglet. Ajoute également une icône pour indiquer un lien externe.

      Sélectionnez l’une des options en tant que source d’URL à afficher en tant qu’URL.

      • Lorsque vous sélectionnez Personnalisé, spécifiez directement l’URL. L’URL peut contenir des valeurs de table et de table de référence. Par exemple, {table.<fieldname>} or {reference_table.<fieldname>}.
      • Lorsque vous sélectionnez Champs, mappez un champ à partir de la table et spécifiez une valeur de paramètre de page.
      • Lorsque vous sélectionnez Page, spécifiez les valeurs des paramètres de page (par exemple, esc_kb_category) et de page.
        Remarque :
        Ces options s’affichent uniquement pour les tables autres que Tâche et lorsque vous sélectionnez Lien vers la tâche.
    5. Accédez à Informations primaires pour configurer les détails.
      Tableau 3. Formulaire Informations primaires
      Champ Description
      Utiliser le widget Sélectionnez cette option pour utiliser le widget et les paramètres de widget afin de personnaliser l'expérience des informations primaires.
      Widget Widget à afficher dans la section Informations primaires. Sélectionnez le widget dans la liste. Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option Utiliser le widget est sélectionnée. Vous pouvez intégrer un widget personnalisé ou prêt à l’emploi pour l’ensemble de la section primaire.
      Paramètres de widget Liste des paramètres de widget séparés par des virgules. Vous pouvez spécifier une combinaison de texte statique et dynamique dans les valeurs des paramètres du widget. Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option Utiliser le widget est sélectionnée.
      Type de titre Indique le type de titre que vous souhaitez afficher dans les tâches.
      • Personnalisé : indique le texte personnalisé qui apparaît comme les détails de configuration des tâches.
      • Champs : mappe un champ à partir de la table que vous avez sélectionnée pour qu’il apparaisse comme titre.
      Titre Titre de l'enregistrement.
      • Apparaît lorsque vous sélectionnez Personnalisé dans la liste Type de titre. Spécifiez une combinaison de valeurs de texte statique et de champ dynamique comme titre.
        • Pour définir le titre à partir de la table, utilisez la table {table.field_name}.
        • Pour définir le titre à partir de la table de référence, utilisez la table {reference_table.field_name2}de référence .
        Le nom de champ indique que la variable doit être remplacée par les noms de colonnes des tables respectives.
        Remarque :
        Assurez-vous d’ajouter table. ou reference_table. comme préfixe pour éviter les problèmes de rendu.
      • Apparaît lorsque vous sélectionnez Champ dans la liste Type de titre. Mappez un champ de la table que vous avez sélectionné pour s’afficher comme titre.
      Page Page que vous souhaitez ouvrir lorsque vous cliquez sur le lien. Ce champ (kb_article_view) s’affiche uniquement lorsque la colonne Référence est Table source et que la table Référence est Connaissances (kb_knowledge).
      Paramètres de page Des paramètres supplémentaires sont requis par certaines pages pour rechercher un enregistrement (sysparam_article).
      Champs Les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la ligne de détail des tâches. Les champs disponibles dépendent de la table que vous avez sélectionnée.

      Apparaît uniquement lorsque vous sélectionnez Champs parents dans la liste Type de détail.
      Champs (table de référence) Indique les champs que vous voulez afficher comme détails de configuration des tâches. Si vous sélectionnez plusieurs champs, ils sont séparés par un tiret. Apparaît uniquement lorsque vous sélectionnez Champs dans la liste Type de détail.
      Remarque :
      Le mappage de champ de prix de la section Primaire pour l’enregistrement de demande prêt à l’emploi est supprimé. Toutefois, l’administrateur peut l’ajouter si nécessaire.
    6. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 4. Formulaire de configuration des onglets
      Champ Description
      Type Type d'onglet dépendant de l'affichage d'un widget. Les options possibles sont les suivantes :
      • Flux d’activité : pour afficher l’activité de la tâche ou de la demande source.
      • Éléments de ligne : pour afficher la relation parent-enfant dans plusieurs lignes.
      • Pièces jointes : permet d'ajouter ou d'afficher les pièces jointes à partir de la tâche ou de la demande source.
      • Personnalisé : permet de sélectionner un widget et des paramètres.
      • Outil de synthèse de variables : permet d'afficher uniquement les variables que l'utilisateur avait sélectionnées lors de la demande de l'élément dans un format résumé.
      • Éditeur de variable (lecture seule) : permet d'afficher toutes les variables présentes dans la tâche au format lors de la création de la demande.
      • Éléments de ligne sélectionnables : pour afficher plusieurs éléments de ligne que vous pouvez sélectionner et effectuer des actions par lots.
        Remarque :
        Cette option vous permet de filtrer les demandes par état.
      Source Source pour le type sélectionné.
      Table Nom de la table à laquelle l'onglet est associé.
      Nom d'affichage Nom d'affichage de l'onglet.
      Application Application associée à la configuration d'approbation.
      Commande Ordre dans lequel l’onglet est affiché dans la section Onglets.
      Visible Conditions de la visibilité de l'onglet.
      Script Option permettant d'activer l'ajout d'un script pour la visibilité de l'onglet. Par défaut, cette case est décochée.
      Script visible Script pour la visibilité de l'onglet.
      • Si le script renvoie la valeur true, l'onglet est visible sur la page Ticket standard.
      • Si le script renvoie la valeur false, l'onglet n'est pas visible sur la page Ticket standard.
      Remarque :
      ce champ s'affiche uniquement si la case Script est cochée.
      Widget Widget affiché dans la section Onglets. Ce champ s'affiche uniquement lorsque Personnalisé est sélectionné à partir de Type.
      Paramètres de widget Liste des paramètres de widget d'onglets séparés par des virgules.
    7. Cliquez sur Actions pour rechercher et sélectionner le groupe d'actions requis.
      Sélectionnez Groupe d'actions d'approbations pour afficher les actions fréquemment utilisées telles que Approuver ou Rejeter. Pour plus d'informations, consultez Cadre de travail de l’action.
    8. Facultatif : Ajoutez des commentaires dans un widget personnalisé pour afficher des commentaires.
      Remarque :
    9. Cliquez sur Envoyer ou Mettre à jour.

    Résultats

    Sur la base de cette configuration, les approbateurs voient les informations importantes contextuelles sur l’approbation et terminent l’approbation. Pour plus d’informations de référence, reportez-vous à la section Référence d’expérience d’approbation.
    Remarque :
    Un utilisateur doit avoir le rôle approval_user ou business_stakeholder pour approuver les demandes IT (ne s’applique pas à d’autres demandes telles que les approbations RH) sur Centre des employés. La validation des rôles n’a pas été implémentée dans Core UI16, car la modification des ACL dans UI16 peut avoir des implications plus larges au niveau de Now Platform.
    Utilisez le groupe d’actions Approbations prêt à l’emploi pour afficher les actions telles que Approuver et Rejeter. Pour plus d'informations, consultez Cadre de travail de l’action.
    Remarque :
    Pour que les actions apparaissent dans le widget Mes éléments, vous pouvez ajouter le groupe d’actions Approbations prêtes à l’emploi à partir de Tout > Centre des employés > Administration > Configurations des tâches, cliquez sur une configuration de tâches existante, accédez à l’enregistrement Détails de configuration des tâches et utilisez le groupe d’actions Approbations prêtes à l’emploi sous Mappage de champs.
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