Importations en bloc d'Employee Document Management

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Utilisez la fonction Importations en bloc d'Employee Document Management pour copier les documents d'employés à partir d'un stockage externe tiers basé sur le cloud ou d'un répertoire de réseau local vers Employee Document Management. La présence des documents d'employés dans Prestation de services RH rend l'administration efficace et pratique.

    Remarque :
    • Vous pouvez utiliser le workflow Fichiers locaux d’étape dans Gestion des documents d’employé pour importer des fichiers à l’aide du protocole SSH via le serveur MID.
    • Le workflow des fichiers locaux de l’étape n’est disponible que si vous avez installé le module d’extension Orchestration (com.snc.runbook_automation). Les activités liées à SSH dans ce workflow sont disponibles dans le cadre du module d’extension Orchestration uniquement.

    Si vous stockez actuellement vos documents d'employés à l'extérieur de Prestation de services RH, vous pouvez consolider et maintenir ces documents pendant toute la durée de stabilité de vos employés.

    Votre référentiel de documents actuel

    L'endroit où vous stockez actuellement vos documents d'employés détermine la configuration des importations en bloc. La fonction d'importation en bloc d'Employee Document Management assure l'intégration avec :
    • la solution locale de stockage de documents,
    • les solutions de stockage de documents tierces basées sur le cloud.

    Configurer le stockage local des documents

    L'activation du module d'extension Orchestration [com.snc.runbook_automation] est nécessaire pour importer des documents d'employés à partir d'un référentiel de documents local.
    Remarque :
    Java JRE 6 ou version ultérieure est également nécessaire.

    EDM — Diagramme de référentiel local

    Le processus de configuration de Prestation de services RH avec un référentiel de documents local est le suivant :
    1. Configurez Prestation de services RH pour communiquer avec l'emplacement source de la configuration d'importation de documents d'employés.
      Avant de pouvoir configurer un stockage local de documents, assurez-vous qu’un serveur MID est configuré et disponible. Un MID Server est nécessaire pour faciliter la communication et le mouvement des données entre une instance ServiceNow et des applications, des sources de données et des services.
      Important :
      Par défaut, cette fonctionnalité s’attend à ce que le serveur de fichiers soit UNIX. Si le serveur de fichiers est un système d’exploitation autre qu’UNIX, vous devez personnaliser la solution.
      • Seules les informations d'identification du protocole SSH sont prises en charge.
      • Le MID Server peut être sur un serveur Windows ou Linux. Le serveur qui héberge les fichiers à importer ne doit pas être un serveur Windows.
        Remarque :
        D'autres méthodes permettant de configurer votre stockage de documents local nécessitent un développement personnalisé.
      Créez des informations d'identification à utiliser pour l'authentification avec le stockage de documents local. Voir Configurer les informations d’identification SSH sur le serveur MID.
      Remarque :
      Lorsque vous vous connectez à un référentiel de documents local, vous devrez peut-être accorder des droits d'administration.
    2. Créez ou modifiez l'étape source Vérification. Cette étape crée une étape source nécessaire pour valider le lien entre votre répertoire local et Employee Document Management.
      Remarque :
      Il est fortement recommandé de placer tous vos documents d'employés sources dans un référentiel central, d'avoir une structure d'annuaire simple et d'utiliser une convention de dénomination cohérente pour réduire les erreurs.
    3. Exécutez la tâche source Démarrer la vérification pour vérifier la connexion et vous assurer que les documents d'employés sources sont identifiés et localisés.
    4. Créez ou modifiez les sources d'importation des documents d'employés Cette étape identifie les documents sources que vous souhaitez importer de votre stockage de documents local à Employee Document Management.
    5. Exécutez la tâche de préparation. Cette étape enregistre les informations relatives à vos documents d'employés sources dans la table Employee Document Staging [sn_hr_ef_import_staging]. Toutes les informations nécessaires à l'importation du document d'employé sont contenues dans cet enregistrement.
    6. Vérifiez que les étapes 3 et 4 sont correctes en visualisant vos enregistrements de préparation. Vous pouvez corriger les erreurs dans la table de préparation.
    7. Créez ou modifiez l'étape source Capturer. Cette étape source importe les enregistrements de préparation et les documents d'employés sources dans Employee Document Management.
    8. Démarrez la tâche Capturer qui permet de traiter les enregistrements de préparation comportant l'état Prêt et transmet ou interroge les documents d'employés sources. Vos documents d'employés sources sont copiés dans Employee Document Management.

    Configurer le stockage de documents tiers basé sur le cloud

    L'activation du module d'extension ServiceNow IntegrationHub Installer [com.glide.hub.integrations] est nécessaire pour importer des documents d'employés à partir d'un référentiel de documents tiers basé sur le cloud.
    Remarque :
    l'intégration à un stockage de documents tiers basé sur le cloud est considérée comme une implémentation personnalisée. Les importations en bloc d'Employee Document Management fournissent un cadre de travail de base permettant l'intégration à un stockage de documents tiers basé sur le cloud. Vous devrez peut-être contacter votre consultant en solutions ServiceNow.
    EDM — Diagramme cloud

    Les éléments suivants seront nécessaires pour effectuer la configuration avec votre référentiel de documents (sources) tiers basé sur le cloud :

    • L'URL de votre référentiel de documents sources.
    • Alias d'identification.

    Pour configurer Prestation de services RH avec un stockage de documents tiers basé sur le cloud, procédez comme suit :

    1. Configurez Prestation de services RH pour communiquer avec le référentiel de documents sources tiers basé sur le cloud.
    2. Créez ou modifiez l'étape source Vérification. Cette étape crée une étape source nécessaire pour valider le lien entre votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud et Employee Document Management.
      Remarque :
      Il est fortement recommandé d'avoir une structure d'annuaire simple et d'utiliser une convention de dénomination cohérente pour réduire les erreurs.
    3. Exécutez la tâche source Démarrer la vérification pour vérifier que la connexion de votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud communique avec Employee Document Management.
    4. Créez ou modifiez l'étape des sources d'importation d'annuaire. Cette étape identifie l'annuaire dans lequel vos documents sources sont situés, dans votre stockage de documents tiers basé sur le cloud.
    5. Créez ou modifiez l'étape des sources d'importation de fichier. Cette étape identifie les documents sources que vous souhaitez importer de votre stockage de documents tiers basé sur le cloud à Employee Document Management.
    6. Exécutez la tâche de préparation. Cette étape enregistre les informations relatives à vos documents d'employés sources dans la table Employee Document Staging [sn_hr_ef_import_staging]. Toutes les informations nécessaires à l'importation du document d'employé sont contenues dans cet enregistrement.
    7. Vérifiez que les étapes 3 et 4 sont correctes en visualisant vos enregistrements de préparation. Vous pouvez corriger les erreurs dans la table de préparation.
    8. Créez ou modifiez l'étape source Capturer. Cette étape source importe les enregistrements de préparation et les documents d'employés sources dans Employee Document Management.
    9. Démarrez la tâche Capturer qui permet de traiter les enregistrements de préparation comportant l'état Prêt et transmet ou interroge les documents d'employés sources. Vos documents d'employés sources sont copiés dans Employee Document Management.

    Limites de taille des fichiers

    Le système de base vous permet d'importer des documents d'employés de 30 mégaoctets ou plus petits.

    Utilisez le champ sn_hr_ef.max_file_size situé dans les Propriétés de l'application Employee Document Management pour définir la taille maximale autorisée pour le fichier.
    Remarque :
    Augmenter la taille maximale risquerait d'affecter les performances du système.

    Pour en savoir plus, consultez Propriétés pour l'application Employee Document Management.