Composants installés avec Employee Document Management
Plusieurs types de composants sont installés à l'activation du module d'extension Employee Document Management [com.sn_employee_document_management], notamment des tables, des rôles d'utilisateur et des tâches planifiées.
Remarque :
La table Fichiers d'application répertorie les composants installés avec cette application. Pour savoir comment accéder à cette table, consultez Trouver les composants installés avec une application.
Des données de démonstration sont disponibles pour cette fonctionnalité.
Remarque :
Le module d'extension Employee Document Management [com.sn_employee_document_management] active la propriété système sn_hr_ef.min_admin_count [sys_properties.list]. Cette propriété vous empêche de supprimer votre unique administrateur Employee Document Management en exigeant un nombre minimal (deux par défaut) d'utilisateurs actifs avec ce rôle.
Rôles et descriptions de la gestion des documents
| Titre du rôle [name] | Description | Contient des rôles |
|---|---|---|
| Administrateur EF [sn_hr_ef.admin] |
Détient le contrôle total de l'application Employee Document Management. Il peut :
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|
| Lecteur Employee Document Management [sn_hr_ef.document_reader] |
Il peut :
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Aucun |
| Auteur Employee Document Management [sn_hr_ef.document_writer] |
Il peut :
Remarque : ajoutez ce rôle à l'onglet Accès en écriture de la politique de sécurité du document d'employé. Voir Ajouter ou modifier des politiques de sécurité pour les documents. |
Lecteur Employee Document Management [sn_hr_ef.document_reader] |
| Auteur de conservations légales Employee Document Management [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
Il peut :
|
Aucun |
| Gestionnaire Employee Document Management [sn_hr_ef.manager] |
Il peut :
|
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| Importation de documents [sn_hr_ef.document_import] |
Accorde l'accès à la table Préparation des documents d'employés, importations en bloc Employee Document Management [sn_hr_ef_import_staging] et au flux de processus. | Néant |
Travaux planifiés de gestion des documents
| Tâche planifiée | Description |
|---|---|
| Nettoyer les documents d'employés inactifs | Supprime les documents d'employés téléchargés mais non envoyés. |
| Importation en bloc EF à partir de Préparation - Horaire | Traite l'importation de près de 100 enregistrements de préparation avec l'état Prêt. Elle exécute l'étape de capture pour télécharger les pièces jointes et créer un document d'employé. Cette tâche sélectionne 100 enregistrements par configuration. Cette tâche sélectionne d'abord les configurations les plus anciennes, quel que soit le nombre d'enregistrements de préparation associés. Par exemple :
|
| Purger les documents d'employés | Cette tâche purge les documents d'employés signalés comme admissibles à la purge. |
| Notification de tâche quotidienne de purge | Détermine quels documents nécessitent une notification ou une autorisation de purge en fonction de la politique de sécurité. Cette tâche envoie un e-mail avec un lien vers la liste des documents à tous les membres du groupe affectés. |
| Rafraîchir les dates de purge pour les documents d'employés | Cette tâche garantit que tous les documents d'employés dont la période de conservation a été modifiée depuis la dernière exécution de la tâche ne purgent pas un document. Cette tâche planifiée fonctionne avec la propriété sn_hr_ef.purge_stride_length pour déterminer quels documents d'employés pour un enregistrement d'utilisateur [sys_user] comportent des dates de purge recalculées. |
Remarque :
Les tâches planifiées d'Employee Document Management s'exécutent quotidiennement par défaut. Pour modifier le moment de l’exécution d’une tâche planifiée, consultez Calendriers par défaut.
Tables et descriptions de Gestion des documents
| Table | Description |
|---|---|
| Suivi des pièces jointes [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Permet le suivi des pièces jointes copiées pour la purge. Il est aussi utilisé pour les pièces jointes copiées dans un ticket RH à partir d'une tâche RH. |
| Type de document [sn_hr_ef_document_type] |
Enregistrements sur la catégorisation, l'accès, la politique de conservation et les conservations légales des documents d'employés. |
| Document d'employés [sn_hr_ef_employee_document] |
Enregistrements sur un document d'employé, un type de document, une conservation de la purge, une date de purge, un employé, des balises, une taille, un format, une date de création et un créateur. |
| Préparation des documents d'employés sn_hr_ef_import_staging |
Contient des informations sur les documents d'employés provenant de votre référentiel source. Ces informations sont mappées à des éléments requis pour l'importation dans Employee Document Management. |
| Conservation légale [sn_hr_ef_legal_hold] |
Enregistrements sur la conservation légale placée sur un type de document ou un profil RH. |
| Journal de purge [sn_hr_ef_purge_log] |
Configurable par les propriétés des documents d'employés. Détermine les champs devant apparaître sur les journaux de purge. |
| Période de conservation [sn_hr_ef_retention_period] |
Enregistrements sur les périodes de conservation, y compris le type de décalage de date, les unités et la quantité. |
| Politique de conservation [sn_hr_ef_retention_policy] |
Enregistrements sur les politiques de conservation, y compris les conditions dans lesquelles la politique s'applique, la période de conservation et le créateur. |
| Politique de sécurité [sn_hr_ef_security_policy] |
Enregistrements sur les politiques de sécurité, y compris le CoE, l'autorisation de purge, les groupes, les rôles et le créateur. |
| Politique de sécurité de type de document [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
Associe les politiques de sécurité à un type de document. |