Configurer un modèle de document PDF RH pour un modèle DocuSign

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Si vous utilisez l'intégration DocuSign, configurez un modèle de document PDF RH pour chaque modèle DocuSign que vous souhaitez rendre disponible pour signature.

    Avant de commencer

    Créez le modèle DocuSign que vous souhaitez rendre disponible pour signature via le système DocuSign. Consultez le Guide d'utilisation de DocuSign eSignature pour plus d'informations. Vous devez également synchroniser vos comptes pour transférer le modèle DocuSign (et tout autre modèle nouveau ou mis à jour) dans le système ServiceNow. Consultez Synchronize Docusign with ServiceNow pour plus d'informations.

    Remarque :
    Chaque modèle DocuSign doit être associé à un document. L'utilisation de plusieurs documents par modèle n'est pas prise en charge.

    Rôle requis : sn_hr_core.admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous devez mapper chaque champ de signature du modèle DocuSign à un champ d'utilisateur approprié dans une table. Vous pouvez également mapper les champs du modèle DocuSign aux champs de table correspondants afin de remplir automatiquement le document lorsqu'il est généré pour signature.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Administration RH > Modèles de documents.
    2. Cliquez sur Nouveau ou ouvrez un enregistrement.
      Remarque :
      Si vous créez un nouvel enregistrement, assurez-vous de sélectionner Modèle de document PDF.
    3. Sur le formulaire Modèle de document PDF, définissez le champ Type de modèle sur Modèle DocuSign.
      Définissez le champ Type sur Modèle DocuSign.
    4. Renseignez les champs du formulaire comme il convient.
      Tableau 1. Formulaire de modèle PDF RH
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de document RH.
      Table Table RH à laquelle le modèle de document RH est associé.
      Type de document Type de document sous lequel le modèle de document RH est classé.
      Actifs Option permettant d'activer le modèle de document RH en vue de son utilisation.
      Type de modèle Définissez la valeur sur Modèle DocuSign.
      Modèle DocuSign Sélectionnez le modèle DocuSign à utiliser.
      Remarque :
      Vous devez synchroniser chaque fois que vous avez besoin d'obtenir des modèles DocuSign nouveaux ou mis à jour. Pour synchroniser, accédez à DocuSign > Comptes et cliquez sur le lien connexe Obtenir des comptes . Consultez Synchronize Docusign with ServiceNow pour plus d'informations.
      Critères RH Définit les conditions que la personne concernée par un ticket RH doit remplir pour qu'un agent RH puisse accéder au modèle de document RH en son nom.
      Remarque :
      lorsque vous définissez des conditions telles que le respect de la casse ou les valeurs Null, consultez la rubrique relative à l'API GlideFilter - Scoped, Global.
    5. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête du formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.
      Le champ Statut de l'obtention des champs de modèle, le lien connexe Obtenir les champs de modèle et la section Mappages de modèles PDF s'affichent.
    6. Cliquez sur le lien connexe Obtenir les champs de modèle.
      Remarque :
      Si des modifications sont apportées aux champs de signature ou de document sur le modèle DocuSign, vous devez cliquer sur le lien connexe Obtenir les champs de modèle pour synchroniser ces modifications. Les mappages existants ne sont pas affectés.
      Cliquez sur le lien connexe Obtenir les champs de modèle.
    7. Lorsque le champ Statut de l'obtention des champs de modèle passe à Terminé, rechargez le formulaire.
      Remarque :
      Si vous utilisez un navigateur Safari, vous devez recharger le formulaire pour afficher l'état modifié.
      Dans la section Mappages de modèles PDF, une liste des champs pouvant être mappés s'affiche.
    8. Dans la section Mappages de modèles PDF, vous devez mapper chaque champ de signature du modèle DocuSign à un champ d'utilisateurs approprié dans une table.
      Remarque :
      La configuration des champs de signature, y compris pour la signature parallèle et en série, doit être effectuée dans le système DocuSign. Vous ne pouvez pas ajouter ni configurer de champs de signature à partir du modèle de document PDF RH.
      Illustration de la manière de mapper des champs de table à des champs de signature sur un modèle DocuSign.
    9. Dans la section Mappages de modèles PDF, vous pouvez également mapper des champs du modèle DocuSign aux champs de table correspondants pour remplir automatiquement le document lorsqu'il est généré pour signature.
      Remarque :
      • Assurez-vous que le type de données du champ DocuSign correspond à celui du champ de la table.
      • Le mappage n'est pas pris en charge pour les types de champ DocuSign suivants :
        • Initial
        • Date de signature
        • Élément de paiement
        • Formule
        • Pièce jointe
        • Remarque
        • Approuver
        • Refuser
    10. Cliquez sur Mettre à jour.